Starten met RPA

starten met RPA of Robotic Process Automation is een vraag die we veel krijgen. Met RPA automatiseer je handelingen in processen zodat je die niet zelf hoeft te doen. Alleen heb je bij de implementatie te maken met de nodige aandachtspunten. In dit artikel lees je over wat Robotic Process Automation inhoudt. Eerst vertellen we je wat het is en dan geven we een voorbeeld. Tenslotte een stappenplan als je ermee aan de slag wilt gaan.

Processen

Als je inputs verwerkt tot een output heb je een proces. Dan maakt het niet uit of je een pizza maakt of een order verwerkt of een nieuwe medewerker opvoert. Met Lean kijk je naar verspillingen in processen en hoe je die minimaliseert. Als je namelijk kritisch kijkt hoeveel tijd je nu echt efficiënt en effectief bezig bent met klantwaarde toevoegen dan valt dat vaak heel erg tegen.

In sommige organisaties ben je als medewerker vooral heel erg bezig met administratieve processen. Of dubbele checks. Of processen om andere processen te controleren. Of jouw eigen werk. Als je een Lean opleiding of een Lean Six Sigma opleiding volgt krijg je de tools en inzichten om processen te verbeteren en efficiënter en effectiever te werken.

Automatisering

Veel handelingen die je doet kun je automatiseren. Als je in de maakindustrie zit, wordt veel gedaan door robots. In een autofabriek zul je zien dat veel geautomatiseerd is. Als je telkens dezelfde handeling doet, is het zonde als een mens dat moet doen. Je moet naar het werk komen om na te denken. En niet op de automatische piloot handelen.

Je ziet in veel sectoren dat mensen dingen doen waarbij ze op de automatische piloot gaan. Cijfers invoeren, rapportages maken, protocollen afvinken, werk controleren, facturen verwerken, nieuwe medewerkers opvoeren, voorraden bijwerken, herinneringen sturen. En noem maar op. Herhalend werk. Zonder al te veel intellectuele uitdaging.

Dan kun je dit werk beter automatiseren zodat je tijd overhoudt voor het creëren van waarde en dat doen wat nodig is. Docenten die bezig zijn met administratie is zonde van de tijd. Of zorgmedewerkers die voor het bijhouden van alles minder tijd hebben voor de cliënt.

RPA en een voorbeeld

De kern van RPA is dat je repetitieve en eenvoudige handelingen automatiseert. Dus als je een nieuwe klant hebt, automatisch deze wordt ingevoerd en verwerkt. En dat de order automatisch de leverstraat triggert. Zonder dat je er zelf omkijken naar hebt. Hierbij ga je met de output van het ene proces een ander proces in gang zetten. Dus als de klant binnenkomt via het CRM, is dat het signaal voor de ERP om de beschikbare voorraad te checken. En als die er niet is een bestelling te plaatsen. En als de bestelling binnenkomt, logistiek aan te sturen. Allemaal automatisch.

Tot zover de Sunny Side van RPA. Om maximaal effectief RPA in te zetten, moet je wel gestandaardiseerde processen hebben. Anders krijg je uitval en moet je alsnog handmatig ingrijpen. Dus zomaar een proces automatiseren is uiteindelijk niet effectief. Misschien wel efficiënter omdat automatisering nu eenmaal sneller is dan de menselijke factor. Maar als je verspillingen mee automatiseert, krijg je ergens in de keten problemen.

Het advies is dan ook om eerst processen te verbeteren en te standaardiseren en dan te automatiseren. Dat is de aanpak die we bij 5ST3PS toepassen en meenemen met voorbeelden in onze opleidingen.

starten met RPA stappenplan

Als je wilt starten met RPA, is het advies om te starten met een relatief eenvoudig proces waarin je informatie verwerkt. Hierbij is de eerste stap om het proces in kaart te brengen en te verbeteren met Lean. Leidend hiervoor zijn de principes van Lean Thinking.

Vervolgens kies je een programma waarmee je de stappen automatiseert. Je vindt veel programma’s op de markt, de één makkelijker in het gebruik dan andere pakketten. UiPath, Automation 360 en TruBot zijn bekende programma’s. Wat het beste bij je past wordt bepaald door de volwassenheid van zowel de processen als de organisatie en de mensen die daarin werken. Een programma wat bij de ene organisatie werkt, hoeft bij een andere organisatie niet te werken.

Na het invoeren in het belangrijk eerst een uitgebreide pilot fase te hebben. Naast het monitoren op gebreken, gebruik je deze fase als leermoment voor de organisatie. Trainingen zijn dan ook heel belangrijk. Als je een positieve evaluatie hebt gedaan, ga je verder met opschalen.

Als je hulp nodig hebt, kun je met ons contact opnemen. Wij kunnen je verder helpen in het simpeler en makkelijker maken van jouw processen zodat je jouw schaarse tijd kunt besteden aan wat echt onderscheidend en belangrijk is. 

Verder lezen over hoe je Processen in kaart brengt doe je IN DEZE LONGREAD

Verder lezen over Verbeteren van Processen en alternatieven doe je IN DEZE LONGREAD