Een SIPOC model beschrijft een proces op hoofdlijnen. SIPOC staat voor Supplier, Input, Proces, Output, Customer. In het Nederlands noemen we dit een LIPOK: Leverancier, Input, Proces, Output, Klant. Beide termen worden vaak door elkaar gebruikt, en het is aan jou om te kiezen welke je gebruikt. Dit model is een essentieel hulpmiddel binnen Lean-processen, omdat het alle betrokken partijen, inputs, en outputs duidelijk in kaart brengt.
Een SIPOC maakt inzichtelijk wie de klant is, welk product of dienst wordt geleverd, welke processtappen daarvoor nodig zijn, welke materialen of gegevens nodig zijn, en wie deze materialen of gegevens aanlevert. Het brengt alle stakeholders van een proces in kaart en helpt bij het opsporen van inefficiënties en verbetermogelijkheden.
In dit artikel leer je:
- Wat een SIPOC model is;
- Hoe je een SIPOC model maakt;
- Een voorbeeld van een SIPOC;
- Tips voor het maken van een SIPOC;
- Verdere leessuggesties over Lean-methodologie.
SIPOC model: Wat is dat?
Een SIPOC-model is een handig hulpmiddel bij het verbeteren van processen. Het helpt teams om snel inzicht te krijgen in de belangrijkste aspecten van een proces, zonder in details te verzanden. SIPOC wordt vaak gebruikt in de beginfase van Lean-projecten of procesverbeteringen, waar de focus ligt op het identificeren van kerngebieden die verdere analyse vereisen.
Het SIPOC-model benadrukt de volgende elementen:
- Supplier (Leverancier): Wie levert de input aan?
- Input: Wat is er nodig om het proces te starten?
- Process (Proces): Welke stappen worden ondernomen om de output te creëren?
- Output: Wat levert het proces op?
- Customer (Klant): Wie ontvangt het eindproduct of de dienst?
Deze structuur zorgt ervoor dat alle relevante aspecten van een proces op een logische manier worden weergegeven.
Hoe maak je een SIPOC model?
Bij het maken van een SIPOC begin je aan de rechterkant. Dit betekent dat je eerst bepaalt wie de klant is en welk product of dienst geleverd wordt. In sommige gevallen is de klant intern, zoals een andere afdeling binnen de organisatie. Het is belangrijk om dit goed te definiëren, zodat de rest van het proces duidelijk is.
Het proces wordt op hoofdlijnen beschreven, zonder in te gaan op alle kleine details. De gedetailleerde analyse vindt plaats in latere stappen van Lean, zoals bij het opstellen van een Value Stream Map. Bij het beschrijven van de input bepaal je wat nodig is om het product of de dienst te leveren. Dit kunnen grondstoffen, gegevens of andere hulpmiddelen zijn. Elke input wordt geleverd door een specifieke leverancier, die je in het SIPOC-model naast de betreffende input noteert.
Meer lezen over de Value Stream Map VSM kun je HIER
SIPOC model Een Praktisch Voorbeeld
Laten we een voorbeeld bekijken om de werking van een SIPOC duidelijk te maken. Stel, je wilt het proces van het bezorgen van pizza’s beschrijven. Het proces dat we in kaart willen brengen is specifiek gericht op het bezorgen van pizza’s aan huis, niet het serveren van pizza’s in een restaurant.
In dit proces is de klant degene die de pizza ontvangt. De output van het proces is de bezorgde pizza. De bezorger zelf is ook een klant in dit geval, omdat hij de pizza ontvangt om deze te leveren aan de eindklant. Het proces omvat stappen zoals het voorbereiden van de pizza, het verzamelen van de juiste ingrediënten, en het bezorgen van de pizza bij de klant.
De input bestaat uit de ingrediënten voor de pizza, de bestelling van de klant en het adres. Ee leverancier van de input kan variëren, afhankelijk van wie verantwoordelijk is voor de ingrediënten of de klantgegevens. De klant kan bijvoorbeeld telefonisch bestellen of via een online systeem, waar een check plaatsvindt om te bevestigen dat alles correct is.
Vijf Tips voor het Maken van een SIPOC Model
- Begin met de klant (Customer)
Een goede SIPOC begint altijd met het identificeren van de klant. Dit kan zowel een externe als een interne klant zijn. Door te beginnen met de klant, zorg je ervoor dat de rest van het proces gericht is op het leveren van waarde voor de eindgebruiker. Dit sluit aan bij de Lean-filosofie waarbij klantwaarde centraal staat. - Houd het eenvoudig en overzichtelijk
Een SIPOC-model is bedoeld om een proces op hoofdlijnen te beschrijven. Het is verleidelijk om in detail te treden, maar dit leidt vaak tot verwarring. Beperk je daarom tot de belangrijkste stappen. Later, bij het maken van een Value Stream Map, kun je meer details toevoegen. - Werk samen met het team
Het maken van een SIPOC is geen individuele taak. Betrek verschillende afdelingen en teamleden om te zorgen dat je een compleet beeld krijgt van het proces. Door samen te werken, krijg je verschillende perspectieven en voorkom je dat belangrijke elementen worden overgeslagen. - Maak gebruik van visuele hulpmiddelen
Het SIPOC-model is een visueel hulpmiddel, maar het kan nog krachtiger worden als je ook andere visuele elementen toevoegt. Denk aan iconen of pijlen die de stroom van het proces verduidelijken. Dit maakt het model niet alleen aantrekkelijker, maar ook eenvoudiger te begrijpen voor iedereen. - Controleer of de input-outputrelaties kloppen
Een SIPOC-model is maar zo sterk als de relaties tussen de verschillende componenten. Zorg ervoor dat je input direct bijdraagt aan het proces en dat de output voldoet aan de eisen van de klant. Als er ergens een mismatch is, kan dit wijzen op een inefficiëntie of een probleem dat moet worden aangepakt.
Vijf Valkuilen bij het Maken van een SIPOC Model
- Teveel focus op details
Een van de meest voorkomende valkuilen is om te veel in detail te treden bij het beschrijven van het proces. Een SIPOC-model is bedoeld om een overzicht te geven. Te veel details maken het model ingewikkeld en onoverzichtelijk. Details kunnen later worden toegevoegd in een Value Stream Map. - Meerdere processen in één SIPOC
Een fout die vaak wordt gemaakt, is het combineren van meerdere processen in één SIPOC. Dit kan verwarring veroorzaken en het moeilijk maken om de juiste verbeteringen door te voeren. Kies één specifiek proces en richt je daar volledig op. - Verwaarlozen van de klant
Het identificeren van de klant is essentieel, maar wordt soms over het hoofd gezien of slecht gedefinieerd. Als je niet duidelijk hebt wie de klant is en wat zijn behoeften zijn, kun je geen effectief proces ontwerpen. Zorg ervoor dat je weet voor wie het proces is bedoeld en wat de gewenste output is. - Onvolledige input-lijst
Het kan gebeuren dat bepaalde inputs over het hoofd worden gezien, vooral als deze minder voor de hand liggend zijn. Dit kan later leiden tot problemen in het proces, omdat niet alle benodigde resources beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat je een complete lijst van inputs en bijbehorende leveranciers hebt. - Verwarring tussen klanten en leveranciers
In sommige processen kan een persoon of afdeling zowel klant als leverancier zijn. Dit kan voor verwarring zorgen bij het invullen van het SIPOC-model. Het is belangrijk om hier duidelijk onderscheid in te maken en te bepalen welke rol iemand speelt in elke specifieke fase van het proces.
De Volgende Stappen in Lean
Het maken van een SIPOC-model is vaak de eerste stap binnen een Lean-traject. Na deze stap gaan we het proces verder uitwerken met behulp van een Value Stream Map. Deze gedetailleerde weergave van het proces helpt bij het identificeren van inefficiënties en verspilling, zodat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Voor meer informatie over Lean en procesoptimalisatie, kun je de volgende artikelen lezen:
- De 6 principes van Lean: Dit artikel neemt je mee door de belangrijkste principes van Lean werken
- Een uitgebreide uitleg van Lean Management
- een artikel op www.leangreenbelt.org over welke methode beter is Lean of Six Sigma
Lean Six Sigma Opleidingen
Wil je leren hoe je Lean in de praktijk brengt en processen efficiënt kunt verbeteren? Dan zijn er verschillende opleidingen die je kunnen helpen om de theorie toe te passen binnen jouw organisatie:
In onze opleidingen krijg je gratis templates om zelf te gebruiken. Wil je zelf een template maken, gebruik dan excel of powerpoint en zorg voor de vijf kolommen die je in het voorbeeld bij dit artikel ziet. Je kunt veel informatie trouwens vinden op de kennisbank van 5ST3PS en bij de kennissite van BlackBelt.Institute
