Een Value Stream Map (VSM) wordt in Lean gebruikt om de waardestroom in kaart te brengen. Met hulp van een VSM is het gemakkelijker om verspillingen te identificeren en weg te nemen. Daarnaast kan je eenvoudig bottlenecks identificeren en zo de doorlooptijd verkorten.

Hoe maak je een Lean VSM?

Voordat je een VSM maakt, moet je hebben bepaald wat waarde is voor jouw organisatie. Met andere woorden: waar betaalt de klant voor? In bovenstaande afbeelding zie je dat de klant betaalt voor het oplossen van de storing binnen de contracttijd. In de VSM gaan we kijken welke stappen er nodig zijn voordat de storing opgelost kan worden. Vraag is dan hoe start je de VSM?

Van voor naar achter

Stap voor stap ga je aan de klant vragen wat hij of zij doet als er een storing is. De klant zal dan vertellen dat hij/zij belt naar klantcontact. Klantcontact haalt de benodigde gegevens uit de database, noteert de aard van de storing en stuurt de gegevens naar de back-office. Back-office neemt contact op met de planner en de planner belt de monteur. Ten slotte gaat de monteur naar de klant om de storing op te lossen.

Doorlooptijden en bewerkingstijden

Het maakt niet uit of je van voor naar achter werkt of van achter naar voren. Kies de manier die voor jou het prettigst werkt. Als alle stappen van het proces in kaart zijn gebracht, dan kan je de doorlooptijd en bewerkingstijd in kaart brengen.

Bewerkingstijd

De bewerkingstijd is de tijd die je nodig hebt om een stap in het proces af te ronden. Je ziet in bovenstaande VSM dat de klant 5-10 minuten met klantcontact belt. De bewerkingstijd is hier dus 5-10 minuten. Deze tijd is nodig om de aard van de storing de beschrijven en de klantgegevens er bij te zoeken. Op dezelfde manier kunnen we de bewerkingstijd tussen de andere stappen in kaart brengen: als back-office met planner belt, als planner met monteur belt en als de monteur de storing oplost bij de klant.

Wachttijd

Er zit ook nog wachttijd in het proces. Als de klant belt met klantcontact, kan hij tot 15 minuten in de wacht staan. Wachttijd voegt geen waarde toe, maar zit wel in het proces. Voor zover mogelijk willen we de wachttijd dus zo veel mogelijk minimaliseren.

Doorlooptijd

De doorlooptijd is de bewerkingstijd plus de wachttijd. Met andere woorden: de doorlooptijd is de totale tijd die nodig is om de storing op te lossen.

Waardestroom optimaliseren met hulp van VSM Lean

De volgende stap in het Lean verbeterproces is om verspillingen en bottlenecks te identificeren. Hoge wachttijden zijn vaak een aanwijzing dat er een bottleneck in het proces zit. De Drum-Buffer-Rope leert ons dat de bottleneck het tempo van het proces bepaalt. Met andere woorden: als de bottleneck bezig of bezet is, dan moeten de andere stappen in het proces wachten tot de bottleneck klaar is.

Doorlooptijden verkorten

Je ziet in bovenstaande VSM dat de planner 30 tot 90 minuten moet wachten tot de monteur opneemt. Waarschijnlijk is de monteur op dat moment bij een klant een storing aan het oplossen. Maar tegelijkertijd staat er dus een andere storing in de wacht. Als je storingen sneller wilt oplossen, dan zou je dus een extra monteur kunnen inhuren. Zo breng je de wachttijd en de doorlooptijd omlaag.

Verspillingen wegnemen met VSM Lean

Met hulp van een VSM wordt het ook gemakkelijker om verspillingen te identificeren. Een van de 7 verspillingen is wachttijd, die hadden we hierboven al besproken. Een andere vorm van verspilling kan zijn dat er onnodige stappen in het proces zitten. Je zou je af kunnen vragen of het echt nodig is dat er een planner zit tussen de back-office en de monteur. Wellicht kunnen deze afdelingen samengevoegd worden. Als dat mogelijk is, dan elimineer je de wachttijd tussen back-office en planner (10-60 minuten), tel uit je winst!

Conclusie

Een VSM is een onmisbare tool binnen Lean. Voordat je begint met het maken van een VSM moet je de waarde voor jouw organisatie hebben bepaald. Daarna kan je met een VSM het productieproces van jouw organisatie inzichtelijk maken. Vervolgens kun je gemakkelijk bottlenecks en verspillingen identificeren. Dan zijn er nog twee stappen van Lean die we nog niet hebben besproken: pull en perfectie. Klik hier als je verder wilt lezen over de 5 stappen van Lean. Wil je zelf leren hoe je een Value Stream Map maakt en gebruikt? Volg dan een Lean Six Sigma Green Belt opleiding.