Proceskloten: het voortbrengen van documenten met geen ander doel dan een systeem te voeden dat in zijn onophoudelijke honger naar controle hierom vraagt.
In een organisatie waar men aan proceskloten doet, is de output dan ook documenten. Succes wordt gemeten als de maker van het document gecomplimenteerd wordt met het document. Het hele systeem is dan ook opgebouwd rond het produceren van documenten. We valideren het produceren van documenten met een methode. Dit kunnen methodes zijn zoals Prince2, ITIL of zelfs Lean Six Sigma.
Proceskloten: voor alles een document
Een stap verder is als het werken volgens de methode in onze DNA terechtkomt. Dan wordt het ook werkelijk onze Way of Working. Uiteraard worden we dan ondersteund door checklists welke documenten we moeten voortbrengen.
Ook hier hebben we uiteraard een document voor (Handboek). We hebben een visiedocument, een mission statement en uiteraard een strategisch plan. Alles netjes vastgelegd. Als je wilt sturen en de organisatie wilt veranderen, dan is het vertrekpunt een document. Dus als we willen veranderen, schrijf dan een plan. Graag met bijlagen, managementsamenvatting en goedkeuringsstempels.
Voorbeeld uit de praktijk
Een overheidsinstelling vroeg ons eens om hun processen te optimaliseren. We vroegen naar hun grootste knelpunt. Het antwoord: “We komen niet toe aan ons werk omdat we te druk zijn met rapporteren over ons werk.” Ze produceerden wekelijks tientallen documenten, memo’s en updates. De controlebehoefte was groter dan het vertrouwen in uitvoering.
Elke verbetering moest eerst via een sjabloon in het verbeterregister. Vervolgens moest een projectplan geschreven worden, goedkeuring worden gevraagd, en een Excel-lijst ingevuld. De verbetering zelf? Die bleef maanden liggen. Dat is proceskloten in optima forma.
Lezen over Case Studies van 5ST3PS doe je HIER
Werkende producten boven documentatie
In Lean is het doel: waarde voor de klant toevoegen. In Agile is het doel: werkende producten en diensten.
De eerste stap is dan een stap zetten die leidt tot meer inzicht. Dat kan over het proces, het product of de dienst gaan. Voor een proces is dat een concrete verbetering, direct zichtbaar in de praktijk. Voor een product is dat een werkend onderdeel, of een eerste prototype.
Een document levert op zichzelf geen waarde. Het is geen verbetering, geen oplossing, geen dienst. Als je dat in de gaten hebt, dan is de kans op proceskloten al een stuk kleiner.
Een van de vier principes van het Agile Manifesto is dan ook:
“Werkende producten gaan boven allesomvattende documentatie.”
Artikelen over Agile vind je HIER
Wanneer documentatie het werk in de weg zit
Documentatie is niet per definitie verkeerd. Het wordt pas een probleem als het het denken vervangt. Of als het de actie vertraagt. Of als het een doel op zichzelf wordt. Zodra mensen meer bezig zijn met vastleggen dan met verbeteren, is er iets mis. Zodra een document belangrijker is dan het gesprek, zit je in een procesfuik.
Herkenbare symptomen van proceskloten:
-
Er zijn meerdere versies van hetzelfde plan, maar geen actie in uitvoering
-
Een presentatie wordt vaker bijgewerkt dan gegeven
-
Feedback op een document gaat over opmaak, niet over inhoud
-
Er worden vergaderingen gepland om een statusupdate over een rapport te bespreken
-
Succes wordt gemeten in het aantal pagina’s, niet in resultaten
Voorbeeld: De projectrapportage zonder project
In een ziekenhuis werkte een verbeterteam aan snellere overdrachten tussen afdelingen. Ze begonnen met een analyse en maakten een rapport van 38 pagina’s. Voordat er iets werd veranderd, wilden ze eerst draagvlak. En beleid. En goedkeuring. Na drie maanden was het rapport perfect – en de overdracht nog steeds traag. Pas toen een verpleegkundige de overdracht informeel deed met een simpel formulier,
werd duidelijk dat de oplossing veel eenvoudiger kon zijn. De les: verbeteren begint in de praktijk, niet in PowerPoint.
Hoe ontstaan proceskloten?
Proceskloten ontstaan niet uit slechte intenties. Ze ontstaan uit de behoefte aan controle. Mensen willen grip, voorspelbaarheid, bewijs van voortgang. Vooral in grotere organisaties. En dus zoeken we houvast in formats, templates en plannen. Het voelt veilig. Je kunt laten zien dat je bezig bent.
Maar die behoefte aan controle groeit vaak uit tot een eigen systeem. Een systeem dat zichzelf voedt met nóg meer structuur, nog meer vastlegging.
En voor je het weet ben je meer bezig met het proces over het proces
Hoe voorkom je proceskloten?
1. Begin klein en concreet
Start niet met een plan van 30 pagina’s. Start met één verbetering. Test het in de praktijk. Meet het resultaat. Pas aan en leer.
2. Houd het doel centraal
Vraag jezelf steeds af: voegt dit waarde toe voor de klant of gebruiker? Zo niet, dan is het bijzaak. Niet onbelangrijk, maar zeker niet leidend.
3. Verminder documentatiedruk
Niet alles hoeft vastgelegd. Niet alles moet via een sjabloon. Maak ruimte voor actie, experiment en informeel leren.
4. Gebruik methodes als hulpmiddel, niet als harnas
Lean, Agile of Prince2 zijn geen doelen op zich. Ze zijn hulpmiddelen. Gebruik ze flexibel. Pas ze aan op de context. Laat ze geen belemmering worden.
5. Beloon actie, niet alleen analyse
Complimenteer mensen die iets proberen, niet alleen mensen met mooie documenten. Vier kleine stappen vooruit. Die zijn vaak waardevoller dan grote plannen op papier.
Voorbeeld: Lean in productie vs. Lean in administratie
- In een productieomgeving zie je direct resultaat van een aanpassing:
minder wachttijd, meer output, hogere kwaliteit. - In een administratieve omgeving verdwijnt Lean vaak in rapporten en analyses.
Het resultaat? Verbeteringen die nooit worden uitgevoerd.
De oplossing: focus op het proces zelf. Loop mee. Observeer. Pas direct toe. Gebruik tools zoals Makigami, A3 of een eenvoudige dagstart. Geen rapport van 40 pagina’s, maar 1 bord dat dagelijks wordt bijgewerkt.
Conclusie proceskloten
Proceskloten is een symptoom van organisaties die controle belangrijker maken dan resultaat. Het is het tegenovergestelde van wat Lean of Agile nastreeft.
Wil je een wendbare, lerende organisatie? Dan moet je de neiging tot overdocumenteren durven loslaten.
Documenteer wat nodig is – maar verbeter wat telt. En wees alert: als je complimenten krijgt op je PowerPoint, en niet op je proces, dan weet je dat het tijd is voor actie.
Meer leren over echt verbeteren?
Bij 5ST3PS leer je hoe je procesverbetering en gedragsverandering combineert. Zowel in Lean Green Belt, Lean Six Sigma Green Belt, Lean Black Belt en de Lean Six Sigma Black Belt opleidingen leren we je hoe je methodes toepast zonder te verstarren in formats. En voorkomen van proceskloten.
📚 Praktijkgericht, inspirerend en gericht op échte impact.
🎓 Bekijk onze opleidingen: www.5st3ps.nl/opleidingen
