De A3 is een populaire tool in Lean. De tool wordt gebruikt als leidraad om problemen op te lossen en projecten te structureren. Een A3 staat letterlijk voor een stuk A3 papier waarop een aantal tekst boxen staan die de verschillende stappen weergeven om van het praktische probleem tot de praktische oplossing te komen.[/vc_column_text][vc_column_text]

Hoe werkt A3 Lean?

In de A3 wordt dan de voortgang bijgehouden waarbij de moeilijkheid erin zit om zaken terug te brengen tot de absolute essentie. Dus niet in een lap tekst vertellen wat er uit de analyse is gekomen, maar bijvoorbeeld grafisch laten zien welke de grootste veroorzakers zijn. Dus niet in een lap tekst een oplossing met heel veel mitsen en maren, maar juist kernachtig in een paar acties aangeven wat moet gebeuren. Een goede norm is dat als je meer dan 3 zinnen nodig hebt om uit te leggen wat je wilt zeggen, je misschien nog eens moet nadenken over wat de boodschap is.[/vc_column_text][vc_column_text]

De 7 stappen van A3 Lean

Een A3 is dus niet alleen een tool uit Lean, maar ook een methode om problemen op te lossen en een denkwijze. Bij Toyota wordt iedereen erin getraind om direct van probleem tot oplossing te komen in de wetenschap dat er altijd een betere manier is. Door gericht in een aantal stappen te werken, behoud je focus. De stappen zijn:

1. Wat is het probleem?
2. Welke is de huidige situatie?
3. Wat willen we bereiken?
4. Welke zijn de grondoorzaken?
5. Welke maatregelen nemen we om grondoorzaken weg te nemen?
6. Wanneer zien we resultaat?
7. Hoe zorgen we ervoor dat we de verbeterde situatie niet alleen vasthouden maar verder verbeteren?

Stel de juiste vragen

In de A3 methodiek zijn niet alleen de stappen belangrijk, maar ook het denken in feiten in plaats van meningen. Meningen zijn er genoeg. Oplossingen zijn er ook genoeg. Alleen de vraag is of de oplossing ook het probleem wegneemt. Door in elke stap de vraag te stellen wat we weten uit de data, kun je onderbouwd de volgende stap nemen, waarbij je niet alles hoeft te weten of te verklaren. Vaak willen mensen exact begrijpen wat er gebeurd is en waarom, terwijl dat vaak niet interessant is. Interessanter is dan wat je moet doen om de grondoorzaken voor wat er gebeurd is weg te nemen. Vaak krijg ik ook de vraag wie er dan verantwoordelijk was.

Het proces is verantwoordelijk voor fouten

In de Lean manier van denken focus je op het proces als veroorzakers van fouten en niet de mensen. Het proces moet zodanig zijn ingericht dat mensen de fout niet kunnen maken. Als mensen in een slecht proces werken en erger nog slecht opgeleid zijn of slecht ondersteund worden, dan kun je de mensen wel aanspreken, feit is dat het proces niet goed is. Daarom is de A3 denkwijze erop gericht dat je leert door te ervaren en altijd de vraag stelt wat je kunt doen om beter te doen. Kaizen betekent letterlijk een stap naar beter.

Op naar perfectie

Bovenaan deze pagina zie je een uitgewerkte A3 voor een project welke 5ST3PS met de Gemba had uitgevoerd. In 6 weken tijd werden de mislukte indienststellingen teruggebracht van 27% naar 5%. In een traditionele organisatie is men dan tevreden, in de Lean aanpak is dit het startsein voor continu verbeteren, oftewel de 5% richting de 0% te krijgen. Tijdens onze opleidingen leer je uitgebreid hoe je dit doet. In het boek Lean Six Sigma voor het hoger onderwijs van Noordhoff kun je zelf leren hoe je een A3 maakt.