8D Problem Solving

Hoe los je problemen op in plaats van dat je symptomen bestrijdt? Of misschien wel het probleem erger maakt. In de opleidingen van 5ST3PS leer je hoe je de echte grondoorzaken van procesproblemen wegneemt. Je leert verschillende methoden waaronder 8D Problem Solving. In dit artikel lees je over deze methode die ook wel bekend is onder de volgende namen:

Eight Disciplines Problem Solving

8 Disciplines of Problem Solving

8D Report vaak verwijzend naar de documentatie van het proces

Ford 8D omdat de 8D-methodologie werd gepopulariseerd door Ford Motor Company

Global 8D een term die soms door Ford wordt gebruikt

Team Oriented Problem Solving TOPS – Ford gebruikte TOPS om hun team gebaseerde aanpak van 8D-probleemoplossing te benadrukken.

Zoals je ziet is de oorsprong van de methode terug te voeren op Ford. Het Ford Productie Systeem wordt beschouwd als één van de voorlopers van het Toyota Productie Systeem en belangrijk hierin was Henry Ford. Kennis van de verschillende productie systemen helpt je zeker in maakomgevingen om de juiste keuzes te maken voor de procesinrichting. In dienstomgevingen helpt de kennis je om onderliggende structuren in hoe mensen werken en hoe je ze aanstuurt te optimaliseren.

Meer lezen over het Toyota Productie Systeem en Lean Manufacturing kun je trouwens HIER

Symptoom of Grondoorzaak

Voordat we komen tot de uitleg over 8D Problem Solving moeten we eerst weten wat we daarmee willen bereiken. Het is heel erg natuurlijk dat als je een probleem ziet je gelijk een oplossing wilt. Terwijl de vraag is of je nu het probleem te pakken hebt of alleen het symptoom. Als je thuis een lekkage hebt is het logisch dat je dweilt. Maar als je het lek zelf niet aanpakt, blijf je dweilen. Bijvoorbeeld een organisatie heeft last van veelbellers. Dat zijn klanten die verschillende keren voor hetzelfde onderwerp bellen. Deze klanten trekken de performance van het call center onderuit. In deze organisatie hadden ze dan ook besloten om scripts te maken en een aparte desk voor deze veelbellers. Het resultaat was er ook: de performance ging erop vooruit.

Alleen je hebt er niets mee opgelost. De echt relevante vraag is Waarom bellen die mensen? Dit voorbeeld is trouwens gebaseerd op een case van 5ST3PS waarbij we bij een call center het verkeer hebben teruggebracht door grondoorzaken weg te nemen. Meer lees je trouwens HIER. 

8D Problem Solving stappen

8D staat voor ‘Eight Disciplines’, een reeks stappen ontworpen om problemen effectief aan te pakken, vooral in de productie- en technische sector. Hieronder lees je in detail over deze disciplines of stappen die je zet.

De 8 Disciplines in Detail

D0: Voorbereiding – Verzamel het team van experts dat het probleem gaat aanpakken.
D1: Vorm een team – Kies een cross-functioneel team met de juiste vaardigheden om het probleem aan te pakken.
D2: Beschrijf het probleem – Wat is het exacte probleem en hoe kun je het meten?
D3: Tijdelijke oplossing – Implementeer een tijdelijke fix om de schade te beperken.
D4: Oorzaak van het probleem – Ga diep en vind de werkelijke oorzaak van het probleem.
D5: Kies en verifieer permanente correcties – Wat zijn de mogelijke oplossingen? Welke werkt het beste?
D6: Implementeer en valideer de permanente oplossing – Zet de oplossing in werking en controleer of het probleem daadwerkelijk is verholpen.
D7: Voorkom herhaling – Pas processen en systemen aan om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
D8: Feliciteer het team – Een essentiële stap! Waardeer het harde werk van je team.

Voordelen van 8D Problem Solving

Je hebt vele voordelen, maar de 3 meest genoemde zijn toch wel de volgende.

• Systematische Aanpak: Als je een gestructureerde aanpak volgt, weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en verkeerde conclusies trekt.
• Cross-functioneel Teamwerk: Hiermee bevorder je samenwerking en een bredere kijk op het probleem.
• Preventie: Het gaat niet alleen om het oplossen van het huidige probleem, maar ook om het voorkomen van toekomstige problemen.

Gezond verstand of de methode volgen?

Je hoort veel mensen die zeggen dat ze wel weten waar de problemen zitten en ook weten wat ze daaraan moeten doen. En als ze een methode zoals 8D Problem Solving volgen stappen overslaan. Bijvoorbeeld een grote financiële instelling die gelijk naar de oplossing gaat. En het vooral zoekt in nog betere werkinstructies en nog beter uitleggen aan de medewerkers. Helaas werkt het zo niet. Even een heel ander voorbeeld.

Een bekend rechtsbeginsel is dat Ieder wordt geacht de wet te kennen

Alleen je hebt het over ruim 140000 artikelen in meer dan 12000 regelingen. Zelfs top juristen kennen deze niet allemaal. Ga voor jezelf na hoeveel wetten je kent. Als je op vakantie bent in Singapore, kun je bijvoorbeeld niet zomaar een kauwgompje uitspugen. Waarom dit verhaal? Om duidelijk te maken dat nog beter opschrijven en nog beter uitleggen niet de basis is voor gewenst gedrag. Dat is begrijpen en in de werkwijze of de samenleving zelf borgen. Een stoplicht is universeel. Dat geldt dus ook voor de andon in processen.

Echter als je de wet heel letterlijk neemt, kun je ook ongewenste gevolgen krijgen. Als je wordt achterna gezeten en je negeert een stoplicht, ben je formeel in overtreding. Maar als je was gestopt had je een ander probleem gehad. De balans vinden tussen gezond verstand en de methode is wat we noemen competentie ontwikkeling. Competenties zijn vaardigheden om de juiste analyse en diagnose te doen en te voorkomen dat je verkeerde aannames doet of verkeerde conclusies trekt.

Competentie ontwikkeling

Of je nu een Lean Green Belt, Lean Six Sigma Green Belt, Lean Black Belt of Lean Six Sigma Black Belt volgt bij 5ST3PS, centraal staan de competenties. Uiteraard leer je de tools en de methoden, alleen daarmee ben je er nog niet. Dat geldt dus ook als je een opleiding volgt die alleen heel erg rond de tools is opgebouwd. Risico is dat je dan doos hebt met heel veel gereedschappen en uiteindelijk alleen maar een paar daarvan gebruikt.

8D Problem Solving leer je in onze opleidingen in een breder kader van Root Cause Analysis en hoe je verschillende methoden kunt gebruiken. En vooral in welke context welke methode effectiever is. Onderbouwd met praktische voorbeelden en formats.

Meer lezen over de mogelijkheden kun je HIER