Kata Coaching is gemakkelijk om te gebruiken en helpt je om faciliterend management in de praktijk te brengen. Kata Coaching biedt een alternatief voor ouderwetse en verplichte gesprekjes. Planningsgesprek, voortgangsgesprek, functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, allemaal rituele dansjes die in organisaties worden uitgevoerd met als inzet uiteindelijk welke stap de medewerker maakt in zijn salarisschaal. Allemaal terugkijken en niet gericht op waar het werkelijk om gaat: de waarde van mensen en het ontwikkelen van die waarde voor elkaar en de organisatie.

Kata Coaching

Bij 5ST3PS gebruiken we Kata Coaching om mensen te faciliteren want uiteindelijk is de vraag steeds meer “Wat draag ik onderscheidend bij?” en “Hoe kan ik met mijn team resultaten bereiken?” Zo kun je bouwen aan vooral je sterke kanten omdat je nu eenmaal niet alles kunt en draagt iedereen zijn sterke kanten bij in het team. Want de sterke punten op een hoger plan brengen maken je excellent terwijl een zwak punt op een hoger plan brengen je op z’n best middelmatig maakt.

Kata Coaching is een handig hulpmiddel als je een cultuur van continu verbeteren wilt neerzetten. We maken gebruik van 6 vragen die de medewerker uitdagen om mee te denken. Daarnaast geven deze vragen ook eigenaarschap aan de medewerker. De antwoorden op de vragen maken voor de manager duidelijk welke belemmeringen weggenomen moeten worden en wanneer het resultaat verwacht kan worden. Hier onder bespreek ik de 6 vragen in meer detail.

1. Wat wil je bereiken?

Deze vraag is belangrijk, omdat we helder willen hebben waar we naartoe werken. Daarnaast willen we zeker weten dat we op dezelfde lijn zitten. Als je als manager en medewerker een ander doel voor ogen hebt, ga je langs elkaar heen praten. Dat voorkom je door deze vraag te stellen. Het doel waar we naartoe werken, wordt ook wel de ‘epic’ genoemd. Een doel kan zijn om een energiezuinige motor te ontwikkelen zodat auto’s minder CO2 uitstoten.

2. Waar sta je nu?

Dit is vooral een voorbereidende vraag voor de volgende vragen. Als je wilt weten, wat je nog moet doen, is het belangrijk om te weten waar je staat. Dat zorgt voor een betere inschatting van wat er nog gedaan moet worden en wanneer het resultaat zichtbaar is. In het voorbeeld van de energiezuinige motor kan het zijn dat er al plannen en berekeningen zijn gemaakt. Deze vraag zorgt dus voor een soort nulmeting, later kunnen we dan evalueren wat er in de tussentijd is gedaan.

3. Wat houd je tegen?

Deze vraag is belangrijk om belemmeringen te identificeren. De ingenieur kan misschien nog niet verder met de CO2-neutrale motor, omdat er nog geen goedkeuring is vanuit de directie. De manager kan helpen om deze belemmeringen weg te nemen, in dit geval door de plannen aan de directie voor te leggen.

4. Wat ga je doen?

Oftewel: welke werkzaamheden moeten er nog gedaan worden voordat we resultaat zien? De medewerker heeft direct een lijstje van werkzaamheden waar hij/zij mee aan de slag kan. En de manager weet waar de medewerker mee bezig is en kan naar de voortgang vragen. De monteur uit het voorbeeld moet nog onderdelen bestellen en een werkend prototype maken en testen.

5. Wat heb je nodig?

Ook deze vraag is er om belemmeringen te identificeren. Het kan zijn dat er geld nodig is, of software, of hulp van een andere afdeling, inloggegevens van de manager, enzovoort. Deze vraag is er niet alleen om belemmeringen te identificeren, maar ook om de kosten van het project helder te krijgen. De manager kan een inschatting maken van de kosten van het project (in geld en in tijd). Misschien kom je er achter dat de kosten niet opwegen tegen de baten.

6. Wanneer zien we resultaat?

Tot slot maak je samen een afspraak wanneer je verwacht het doel te behalen. In ons voorbeeld: wanneer is de energiezuinige motor klaar? Als je afspreekt dat er over een maand resultaat is, dan spreek je elkaar dus over een maand weer. Dan kan je resultaat laten zien en dat resultaat vergelijken met waar je een maand eerder stond (vraag 2). Belangrijk is om bij deze evaluatie de nadruk te leggen op welke lessen er geleerd zijn. Misschien hebben we een nieuwe manier ontdekt om motoren te ontwikkelen. Of misschien moest je weken wachten voordat je eindelijk goedkeuring had vanuit de directie. Dit soort lessen helpen je bij een volgend project en maken de organisatie als geheel sterker.