Visueel management zorgt ervoor dat je het proces zichtbaar en transparant hebt. Op die manier kun je ingrijpen voordat het mis gaat. En als het misgaat heb je zichtbaar waar wat gebeurt. Als de mensen echter niet snappen wat het nut is van visueel management en de discipline er niet is, wordt het net zoiets als jouw garagebox of kast opruimen. ‘Ja ja, doe ik’. Alleen visueel management inrichten ‘omdat dat Lean is’ is overprocessing. In dit artikel bespreek ik verschillende concepten die aan bod komen bij visueel management.

Visuele hulpmiddelen

Op bovenstaande afbeelding zie je verschillende visuele hulpmiddelen. Deze helpen je om fouten te voorkomen. Je ziet bijvoorbeeld looplijnen die voorkomen dat mensen tegen elkaar aan botsen. En je ziet parkeervlakken die aangeven waar de vorkheftrucks geparkeerd moeten worden. Zo kan er efficiënt geparkeerd worden.

Een ander voorbeeld van het werken met kleuren, zijn de bakken op de afbeelding linksboven. Je ziet dat grote doppen/deksels in de gele bakken gaan. Middelgrote doppen horen in de blauwe bakken en kleine doppen gaan in de groene bakken. Bij al deze visuele hulpmiddelen is in één oogopslag duidelijk wat je als medewerker moet doen.

Shadow board

Een shadow board zorgt er voor dat jouw gereedschap een vaste plek heeft. Je ziet een voorbeeld links in het midden van de afbeelding. Je kan je voorstellen dat het voor een chirurg belangrijk is dat hij/zij het goede gereedschap pakt. Het helpt daarbij als alles altijd op dezelfde plek ligt. Je ziet dat op het shadow board alle gereedschap maar op één manier op het bord gelegd kan worden. Zo voorkomen we dat een co-assistent iets een keer op een verkeerde plek legt waardoor de chirurg het verkeerde gereedschap pakt.

Heijunka board

Een heijunka board zorgt er voor dat je weet in welke volgorde je orders moet afhandelen. Als je een grote stapel orders hebt en je werkt ze in willekeurige volgorde weg, dan kan het zijn dat een order heel lang blijft liggen. Dit zal als gevolg hebben dat de bijbehorende klant lang moet wachten en dat leidt tot ontevredenheid.

Het kan nog vervelender worden voor de klant als je niet willekeurig orders pakt, maar kiest voor ‘Last in, first out’. Dat wil zeggen dat nieuwe orders bovenop de stapel belanden en dat je de bovenste order pakt. Dit heeft als gevolg dat de klant onderaan de stapel heel lang moet wachten. In plaats daarvan kiezen we dus voor ‘First in, first out’. We faciliteren deze werkwijze met een heijunka board. Een voorbeeld van een heijunka board zie je in de afbeelding op de onderste rij, derde van links.

Andon

Een Andon geeft aan dat iedereen moet stoppen met het werk, omdat er een fout in de productielijn zit. Stel je voor dat je ziet dat een machine niet functioneert. De fabriek blijft gewoon draaien en blijft producten maken. Later blijkt dat je deze productiefouten allemaal kan weggooien. Dit willen we voorkomen en dat doen we met een Andon. Een voorbeeld van een Andon zie je linksboven op de afbeelding.

Als je dus ziet dat een machine niet meer goed werkt, dan activeer je de Andon. Dit kan door aan een koord te trekken of op een knop te drukken of iets dergelijks. Er volgt dan een signaal waardoor iedereen weet dat ze moeten stoppen met werken. We gaan dan eerst de machine repareren voordat we verder gaan met werken. Zo voorkomen we productiefouten. Als de machine weer werkt, zetten we de Andon uit en gaan we weer aan het werk.