Welke valkuilen zijn er bij het implementeren van World Class Excellence?

World Class Excellence betekent dat je als organisatie structureel beter presteert dan de gemiddelde concurrent. Je onderscheidt je doordat je levert wat klanten echt nodig hebben. Operationeel betrouwbaar bent en meerwaarde creëert in je processen, producten en dienstverlening. Een organisatie die werkt aan World Class Excellence kijkt niet alleen naar kosten, efficiëntie of kwaliteit. Het gaat juist om de combinatie van klantwaarde, betrouwbare processen, betrokken medewerkers, continu verbeteren. En het vermogen om in te spelen op klantbehoeften voordat deze volledig zijn uitgesproken. World Class Excellence vraagt daarom om focus. Je wilt als organisatie je energie richten op wat echt belangrijk is. Dat betekent dat je keuzes maakt, verspillingen vermindert, processen beheerst en continu leert van afwijkingen, fouten en klantfeedback.

Wat is World Class Excellence?

World Class Excellence is een manier van organiseren waarbij een bedrijf streeft naar excellente prestaties op klantwaarde, procesbeheersing, kwaliteit, betrouwbaarheid en continu verbeteren. Het doel is niet om “een beetje beter” te worden. Maar om je structureel te onderscheiden van de grijze massa. Dat doe je door de bedrijfsvoering zo in te richten dat klanten betere kwaliteit, kortere doorlooptijden, hogere betrouwbaarheid en meer voorspelbaarheid ervaren. World Class Excellence grijpt terug op principes uit Lean, TPM en Six Sigma.

Lean helpt om te focussen op wat waarde toevoegt voor de klant. Activiteiten die geen waarde toevoegen, worden geëlimineerd of geminimaliseerd.

Een uitgebreide uitleg over Lean Management lees je in dit artikel.

TPM, of Total Productive Maintenance, helpt om de bedrijfsvoering betrouwbaarder, effectiever en efficiënter te maken. Denk aan stabiele processen, minder storingen, minder stilstand en meer eigenaarschap op de werkvloer.

Een uitgebreide uitleg over TPM lees je in dit artikel. 

Six Sigma helpt om met data inzicht te krijgen in procesprestaties. Door variantie te verminderen, worden processen voorspelbaarder en neemt de kwaliteit toe.

Een uitgebreide uitleg en toelichting op Six Sigma lees je in dit artikel.

World Class Excellence ontstaat dus niet door één methode te kiezen. Het ontstaat door Lean, TPM en Six Sigma doelgericht te verbinden aan de strategie en dagelijkse operatie.

Waarom is World Class Excellence lastig te implementeren?

World Class Excellence klinkt logisch. Wie wil er nu geen betere kwaliteit, minder verspilling, betrouwbare processen en tevreden klanten? Toch is implementatie vaak lastig. Dat komt doordat organisaties meestal niet vastlopen op de methode zelf, maar op gedrag, prioriteiten en volhouden. Iedereen wil verbeteren, maar niet iedereen wil zijn eigen manier van werken aanpassen. In de praktijk zie je vaak dat organisaties enthousiast starten. Er komen workshops, verbeterborden, projecten, KPI’s en sessies. Daarna wordt het druk. Er ontstaan incidenten. De waan van de dag neemt het over. Langzaam verdwijnt de aandacht voor structureel verbeteren. Daarom is World Class Excellence geen project met een einddatum. Het is een manier van werken. Dit is dus van belang zowel voor de Lean Green Belt, Lean Black Belt, Lean Six Sigma Green Belt en de Lean Six Sigma Black Belt. 

5 tips voor het implementeren van World Class Excellence

Tip 1. Zorg voor een duidelijke visie

Een visie is meer dan een abstract vergezicht. Volzinnen zoals “wij willen de excellente marktspeler zijn die onze klanten ontzorgt” klinkt mooi, maar geeft weinig richting. Een goede visie maakt duidelijk waar je vandaan komt, welk probleem je moet overwinnen en wat verbetering concreet oplevert.

Een sterke visie beantwoordt drie vragen:

• Waarom moeten we veranderen?

• Wat willen we beter doen dan nu?

• Wat merkt de klant, medewerker of organisatie daarvan?

Zonder duidelijke visie wordt World Class Excellence al snel een verzameling losse verbeteracties. Met een duidelijke visie ontstaat richting en samenhang.

Wil je lezen hoe je in 5 stappen naar perfectie komt? Lees dan deze longread met een uitgebreide uitleg.

Tip 2. Kijk eerst naar jezelf

Iedereen ziet verspillingen, vooral bij anderen. Leveranciers leveren te laat. Klanten veranderen hun vraag. Andere afdelingen houden informatie vast. Systemen werken niet mee. Dat kan allemaal waar zijn. Toch begint verbeteren bij jezelf. Een organisatie die World Class Excellence serieus neemt, kijkt eerst naar haar eigen processen, keuzes en gedrag. Waar creëren we zelf wachttijd? Worden fouten gemaakt? Waar lossen we symptomen op in plaats van oorzaken? 

De vraag is dus niet alleen: wat doen anderen verkeerd? De betere vraag is: wat kunnen wij vandaag verbeteren?

Vijf tips om zelf jouw werk efficiënter te organiseren lees je in dit artikel. 

Tip 3. Overzie het grotere plaatje

Veel organisaties zijn goed in brandjes blussen. Incidenten krijgen aandacht, escalaties krijgen prioriteit en spoedzaken krijgen mensen in beweging. Dat voelt effectief, maar het is vaak een valkuil. Als je alleen incidenten oplost, verbeter je het systeem niet. Je houdt het probleem in stand. World Class Excellence vraagt dat je verder kijkt dan het incident. Natuurlijk moet een probleem direct worden opgelost. Maar daarna moet je ook de grondoorzaak wegnemen.

Een belangrijke vraag is daarom:

Zien we dat het aantal incidenten structureel afneemt?

Als incidenten blijven terugkomen, is er geen echte verbetering gerealiseerd. Dan is alleen de schade tijdelijk gerepareerd.

Wil je tips om tot een goede probleem definitie te komen? Lees dan dit artikel. 

Tip 4. Neem geen genoegen met middelmaat

Een gevaarlijke zin in organisaties is:

“Als je eens wist waar we vandaan komen.”

Die zin klinkt redelijk, maar kan verbetering afremmen. Natuurlijk is het belangrijk om vooruitgang te erkennen. Alleen mag eerdere vooruitgang geen excuus worden om middelmatige resultaten te accepteren. World Class Excellence vraagt dat je blijft kijken naar wat mogelijk is. Niet vanuit perfectionisme, maar vanuit ambitie. Veranderen mag schuren. Het moet alleen niet onnodig pijn doen. Door te leren van organisaties die verder zijn, krijg je een realistischer beeld van wat haalbaar is. Benchmarking helpt daarbij. Niet om blind te kopiëren, maar om je eigen lat opnieuw te bepalen.

Lezen hoe je betere besluiten neemt kun je in deze longread.

Tip 5. Betrek iedereen

Veranderen is geen feestje van management, stafafdelingen of consultants. World Class Excellence werkt alleen als medewerkers, klanten en partners betrokken worden. Medewerkers zien dagelijks waar processen vastlopen. Klanten ervaren waar waarde ontstaat of verloren gaat. Partners weten vaak waar samenwerking beter kan. Daarom is veranderen geen eenzijdige communicatie. Het is interactie. Een organisatie die World Class Excellence goed implementeert, betrekt mensen niet pas aan het einde. Zij betrekt mensen vanaf het begin bij het probleem, de analyse, de oplossing en de borging.

Benieuwd hoe je mensen betrekt en veranderingen en jouw project? Lees de tips in dit artikel. 

3 valkuilen bij World Class Excellence

Elk verandertraject kent pieken en dalen. Dat geldt ook voor World Class Excellence. Hieronder staan drie veelvoorkomende valkuilen.

Valkuil 1. Bij terugval direct terugschakelen

In elk verandertraject ontstaat terugval. Dat is normaal. Nieuwe werkwijzen zijn nog kwetsbaar. Oude gewoontes zijn vaak sterker dan nieuwe afspraken. De valkuil is dat je bij de eerste tegenslag teruggaat naar de oude werkwijze. Vaak gebeurt dat “tijdelijk”. In werkelijkheid introduceer je daarmee twee werkwijzen:

• de verbeterde werkwijze als het kan;

• de oude werkwijze als het moet.

Dat ondermijnt de verandering. Medewerkers leren dan dat de nieuwe standaard niet echt de standaard is. Bij terugval moet je dus niet automatisch terugschakelen. Je moet onderzoeken waarom de nieuwe werkwijze niet standhoudt. Ontbreekt kennis? Is de werkdruk te hoog? Zijn systemen niet aangepast? Is de standaard onduidelijk? Terugval is geen bewijs dat de verandering mislukt. Het is informatie over wat nog niet goed geborgd is.

Valkuil 2. Wachten op het goede moment

Veel organisaties willen wel veranderen, maar niet nu. Het is te druk. Er loopt een reorganisatie. Er komt een nieuw systeem. De bezetting is krap. Eerst moet het managementteam op één lijn zitten. Of de markt rustiger worden. Dat goede moment komt meestal niet. World Class Excellence begint niet met wachten tot alles rustig is. Het begint met een bewuste eerste stap. Dat kan klein zijn. Bijvoorbeeld door structureel grondoorzaken van incidenten weg te nemen. Of door één belangrijk proces zichtbaar te maken. Of door dagelijks te sturen op afwijkingen.

Wie wacht op het perfecte moment, kiest vaak onbewust voor de huidige situatie.

Valkuil 3. Denken dat eerst het perfecte plan nodig is

Een goed plan helpt. Maar een perfect plan bestaat niet. Sommige organisaties willen eerst alles afstemmen. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke resources zijn nodig? Hoe zit het met de planning? Welke risico’s zijn er? Welke afhankelijkheden bestaan er? Dat lijkt verstandig, maar het kan ook verlammend werken. Veel plannen worden uiteindelijk niet uitgevoerd zoals ze zijn bedacht. De werkelijkheid verandert sneller dan het plan. Bij World Class Excellence heb je vooral een duidelijk doel, een gedeeld probleem en een eerste concrete stap nodig. Dat betekent niet dat je zonder richting moet starten. Het betekent wel dat je niet moet wachten tot alles volledig is uitgewerkt.

Een goede eerste stap kan zijn:

• incidenten registreren;

• grondoorzaken analyseren;

• verbeteracties zichtbaar maken;

• eigenaarschap beleggen;

• wekelijks leren van voortgang;

• meten of incidenten afnemen.

Zo ontstaat verbetering door doen, leren en bijsturen.

Hoe begin je met World Class Excellence?

Begin klein, maar wel serieus. Kies een proces dat belangrijk is voor de klant en waar de organisatie zichtbaar last heeft van verspilling, fouten, wachttijd, storingen of variatie. Breng vervolgens in kaart:

• wat de klant nodig heeft;

• waar het proces vastloopt;

• welke verspillingen optreden;

• of verstoringen steeds terugkomen;

• welke data beschikbaar zijn;

• de grootste veroorzakers en het grootste effect;

• welke eerste verbeteractie haalbaar is.

Gebruik Lean om waarde en verspilling zichtbaar te maken. TPM om betrouwbaarheid en eigenaarschap te versterken. Gebruik Six Sigma om variatie en procesprestaties meetbaar te maken. World Class Excellence begint niet met grote woorden. Het begint met consequent verbeteren op wat echt belangrijk is.

Veelgestelde vragen over World Class Excellence

Is World Class Excellence hetzelfde als Lean?

Nee. Lean is een belangrijk onderdeel van World Class Excellence, maar niet hetzelfde. Lean richt zich vooral op klantwaarde, flow en het verminderen van verspilling. World Class Excellence is breder en kijkt ook naar betrouwbaarheid, strategie, eigenaarschap, procesbeheersing, kwaliteit en continu verbeteren.

Welke rol speelt TPM bij World Class Excellence?

TPM helpt om processen, machines, middelen en mensen betrouwbaarder te laten presteren. Het doel is minder verstoringen, minder stilstand en meer eigenaarschap in de operatie. Daardoor wordt de bedrijfsvoering stabieler en voorspelbaarder.

Welke rol speelt Six Sigma bij World Class Excellence?

Six Sigma helpt om procesprestaties met data te begrijpen en te verbeteren. Door variantie te verminderen, neemt voorspelbaarheid toe. Dat leidt tot betere kwaliteit, minder fouten en betrouwbaardere output.

Waarom mislukken trajecten rond World Class Excellence?

Trajecten mislukken vaak niet door de methode, maar door onvoldoende focus, gebrek aan eigenaarschap, terugval naar oude werkwijzen, te veel losse initiatieven en wachten op het perfecte moment. Ook wordt verbeteren soms te veel gezien als project van management of consultants, terwijl het juist onderdeel moet worden van dagelijks werken.

Wat is de eerste stap naar World Class Excellence?

De eerste stap is het kiezen van een belangrijk proces waarin verbetering zichtbaar waarde toevoegt. Maak het probleem concreet, bepaal wat de klant nodig heeft, verzamel data en start met het wegnemen van grondoorzaken. Begin klein, leer snel en borg wat werkt.

Zelf leren werken aan World Class Excellence?

Wil je leren hoe je Lean, TPM en Six Sigma praktisch toepast in jouw organisatie? Volg dan een van onze opleidingen.

Tijdens onze opleidingen werken we met echte casussen en is er ruimte om jouw eigen situatie in te brengen. Je leert hoe je processen analyseert, verspillingen herkent, grondoorzaken vindt en verbeteringen borgt.

Als je slaagt voor het examen, ontvang je bovendien een internationaal erkend certificaat.

Naast opleidingen ondersteunt 5ST3PS organisaties ook met advies en begeleiding bij continu verbeteren. Neem vrijblijvend contact op via info@5st3ps.nl of bekijk welke resultaten we eerder met organisaties hebben geboekt.