Veel bedrijven en Belten passen min of meer de 5 stappen van Lean toe. Wat is Waarde, hoe loopt de Waardestroom, hoe creëer je Flow, hoe creëer je PULL als dat kan en de laatste stap Perfectie oftewel Hoe zorgen we ervoor dat we na verbeteren het bereikte niveau vasthouden. In de laatste stap zie ik heel veel mogelijkheden die zijn geïmplementeerd van instructie en training tot visueel management tot en met zelfs statistische proces controle (SPC) en alles wat er tussenin zit. Vraag is dan welke vorm het beste is.
Maak je gebruik van checks in het proces of van data?
Alleen training en instructie geven is onvoldoende: je moet in het proces het visuele management borgen en nadenken hoe je de stappen Poka-Yoke maakt oftewel voorkomen van fouten is beter dan herstellen. Als je het visuele management goed inricht zou je vanzelf moeten zien waar het proces vastloopt zodat je daarop kunt ingrijpen en een verbetering doorvoert. Als het proces zelf Poka-Yoke is, zou je de fout of voorkomen of als je die maakt, detecteren en herstellen. Shigeo Shingo, toch niet de minste, stelde dat als je Poka-Yoke goed hebt doorgevoerd, je geen statistische proces controle nodig hebt. Gelet op de data-allergie van veel organisaties goed nieuws nu je dan in het proces zelf kort erop zit en om met een groot filosoof te spreken die helaas te vroeg is overleden De Fout herstelt voordat je die maakt (Johan Cruijff).
Dat is dan goed nieuws want dat lijkt dan een rechtvaardiging om bij proces verbeteren het bij Lean te houden. Sleutel begrippen: Poka-Yoke, Visueel Management, Kaizen en Dagstarts. Dat de run chart, control chart en het histogram ook horen tot de Quality Management Tools en onderdeel zijn van de Lean familie wordt vaak gemakshalve vergeten. Alles met data wordt al vrij snel geschaard onder Six Sigma.
Dit artikel gaat niet over wat beter is, Lean of Six Sigma want dat is een complete WOMBAT oftewel Waste of Money, Brains and Time. Waar dit artikel wel om gaat is of Poka-Yoke en visueel management hetzelfde opleveren als SPC en dan meer specifiek het gebruik van een control chart. In de opleidingen van 5ST3PS doen we regelmatig de volgende simulatie. We gaan een proces ‘leanen’ en die helemaal Lean-proof maken. Oftewel het hele visuele management is ingericht, het proces is volledig Poka-Yoke en is helemaal op PULL ingericht daarbij gefaciliteerd door Kanbans.
Het principe is simpel: als het proces niet beheerst is, dan zie je de tussenvoorraden oplopen, kun je niet meer aan de TAKT voldoen en nemen door de tijdsdruk de fouten toe. Dus wat we doen is het tempo in het geleande proces opvoeren en wachten op het punt dat het proces in elkaar stort. Je ziet in de simulatie hoe het tempo toeneemt, medewerkers beginnen te steunen, maar je ondanks het toegenomen tempo perfect aan de klantvraag voldoet tegen de gevraagde kwaliteit totdat je op het punt komt dat inderdaad het proces tot stilstand komt omdat er een bottleneck ontstaat die bezwijkt onder de vraag.
Een voorbeeld uit de praktijk
Voor de simulatie is het van belang te weten dat de normale snelheid drie eenheden per minuut is en dat je dit proces tot 6 eenheden per minuut kunt opvoeren en dat bij de zevende eenheid de bottleneck het tempo gaat bepalen. Normaal gesproken reden om of het werk her te verdelen of capaciteit bij te plaatsen of simpelweg het tempo op de bottleneck af te stemmen. In ieder geval het is duidelijk dat het proces ‘probleemloos ’ tot en met 6 eenheden aankan.
In de simulatie houden we de data bij en kijken we in hoeverre aan de klantspecificaties is voldaan en hoe de verdeling is met een histogram en kijken we naar het procesgedrag door een control chart voor de short-run. Tot en met 6 eenheden per minuut zien we dat we voldoen aan de specificaties hoewel we steeds meer naar de bovengrens schuiven. In de control chart zien we echter al bij 5 eenheden dat het proces niet meer beheerst is. Oftewel de data vertellen ons dat hoewel we aan de klantspecificaties voldoen en zo op het oog de Gemba de vraag aankan, iets anders. Vraag is of dat erg is? Als je te zwaar bent en je voelt je goed, is dat dan erg? Oftewel wat moet je met de wetenschap dat het proces zegt 6 eenheden en de data 5 eenheden.
Feitelijk ben je het proces aan het overbelasten en een vloer die je overbelast stort ook niet gelijk in. De meerwaarde van de control chart is dat de bias van de mensen zelf (‘we kunnen het aan’) wordt geneutraliseerd omdat de data ons vertellen dat het proces 5 eenheden eigenlijk al niet meer aankan. Met alleen het visuele management, de poka-yoke en de bespreking in de dagstart had je waarschijnlijk pas ingegrepen bij 6 of zelfs 7 eenheden.
Voor de cursisten een leerzaam moment dat je om een proces op niveau te houden data nodig hebt en niet alleen kunt afgaan op wat je op de werkvloer ziet. Mijn stelling is dan ook: de waarheid ligt op de werkvloer en de feiten vind je in de data.
Meer weten?
Neem eens een kijkje bij onze Lean Six Sigma opleidingen of bij onze kennisdatabank.
