Lean verspillingen niet productie: Meer dan Alleen Productie Lean wordt vaak geassocieerd met productieomgevingen, maar dat is slechts een deel van het verhaal. In werkelijkheid biedt Lean enorme voordelen in niet-productieomgevingen, waar inefficiënties vaak verborgen blijven. Deze verborgen fabriek, een metafoor voor verspilling, werkt op volle toeren in veel kantooromgevingen.
De verborgen fabriek omvat alle processen die geen directe waarde toevoegen voor klanten. Dit kan variëren van overbodige stappen in workflows tot inefficiënte communicatie. Juist in deze omgevingen is er veel winst te behalen met Lean. Lean helpt verspillingen niet productie te identificeren en te elimineren, waardoor waardecreatie centraal komt te staan.
Wil je weten hoe Lean jouw kantoorprocessen kan verbeteren? Bekijk onze Lean-opleidingen bij 5ST3PS!
De 8 Verspillingen in Kantooromgevingen
Lean definieert acht soorten verspillingen niet productie die vaak voorkomen in kantooromgevingen. Deze verspillingen niet productie remt productiviteit en klanttevredenheid. Hieronder bespreken we elk type verspilling en geven we praktische oplossingen.
- Transport: Overbodige Bewegingen van Informatie
Transportverspilling gaat over het onnodig verplaatsen van informatie tussen afdelingen of systemen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer je meerdere keren per dag dezelfde gegevens naar een andere afdeling moet sturen.
Denk aan het handmatig doorgeven van factuurnummers of dossierinformatie via e-mail. Automatisering is een effectieve oplossing. Een goed ingericht CRM- of ERP-systeem kan de nodige informatie direct beschikbaar maken voor alle betrokkenen.
Als automatiseren geen optie is, overweeg dan procesoptimalisatie. Verzamel bijvoorbeeld alle benodigde informatie gedurende de dag en stuur aan het einde één overzichtelijke mail. Zo verminder je het aantal handelingen en verhoog je de efficiëntie.
Meer leren over procesautomatisering? Lees onze artikelen over Lean en digitale tools zoals ChatGPT.
-
Inventory: Onverwerkte Stapels Werk
Een grote stapel onafgewerkte dossiers, onbeantwoorde e-mails of onafgeronde taken wijst vaak op een bottleneck in het proces. Deze achterstanden leiden tot vertragingen en langere wachttijden voor klanten.
Deze verspillingen niet productie ontstaat vaak door een ongelijke verdeling van taken (Mura). Houd daarom bij hoeveel werk jouw afdeling dagelijks binnenkrijgt en verwerkt. Dit helpt je inzicht te krijgen in de werkdruk en mogelijke onderbezetting. De definities voor de 3 MU’s Muri Mura en Muda vind je HIER
Management kan op basis van deze gegevens beslissen over herverdeling van taken of extra personeelsinzet. Met een gelijkmatige werkverdeling minimaliseer je achterstanden en verbeter je de doorstroming. De projectleiders zijn de Lean Green Belt of de Lean Black Belt al dan niet in combinatie met Six Sigma als Lean Six Sigma Green Belt en Lean Six Sigma Black Belt.
Wil je bottlenecks elimineren? Ontdek onze Lean-opleidingen over procesverbetering.
-
Motion: Tijd Verspillen met Zoeken
Motion-verspilling verwijst naar de tijd die medewerkers besteden aan het zoeken naar informatie. Dit komt vaak voor in slecht georganiseerde gedeelde schijven of onoverzichtelijke mappenstructuren.
Een eenvoudige oplossing is het implementeren van de 5S-methode: sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en systematiseren. Door een duidelijke structuur aan te brengen, bespaar je tijd en verhoog je de efficiëntie.
Regelmatige audits van de mappenstructuur zorgen ervoor dat deze opgeruimd blijft. Bovendien voorkom je dubbele opslag van bestanden, wat niet alleen tijd maar ook opslagruimte bespaart.
Lees meer over de 5S-methode en hoe je efficiënter werkt.
-
Waiting: Wachttijd als Verspilling
Wachten op een collega die een taak moet afronden of op een andere afdeling die gegevens moet aanleveren, is verspilling. Deze wachttijd kan worden veroorzaakt door bottlenecks of inefficiënte communicatieprocessen.
Structurele wachttijden wijzen op een probleem dat aandacht vereist. Analyseer het proces en zoek naar manieren om de wachttijden te verkorten. Dit kan door processen beter op elkaar af te stemmen of door prioriteiten duidelijker te maken.
Door workflows te optimaliseren en bottlenecks te elimineren, kun je wachttijden minimaliseren en de productiviteit verhogen.
Meer weten? Lees onze artikelen over Lean en procesoptimalisatie.
-
Over-production: Overbodige Documenten
Overproductie in kantooromgevingen ontstaat vaak door het maken van rapporten of documenten die niemand gebruikt. Duidelijk voorbeeld van verspillingen niet productie. Dit leidt niet alleen tot tijdverspilling, maar kan ook verwarring veroorzaken.
Vraag je bij elke rapportage af: is dit echt nodig? Als de informatie niet essentieel is, kun je het rapport wellicht inkorten of zelfs helemaal weglaten. Gebruik een korte samenvatting in PowerPoint om de belangrijkste conclusies te delen.
Voor documenten die wettelijk verplicht zijn, zoals jaarverslagen, kun je standaard sjablonen gebruiken. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je voldoet aan wettelijke eisen zonder extra moeite.
-
Over-processing: Onnodige Handelingen
Overprocessing gebeurt wanneer je meer handelingen uitvoert dan strikt noodzakelijk is. Denk aan het handmatig invoeren van dezelfde gegevens in meerdere systemen.
Een oplossing hiervoor is het integreren van systemen, zodat gegevens maar één keer hoeven te worden ingevoerd. Bespreek met collega’s hoe processen efficiënter kunnen worden ingericht en elimineer overbodige stappen.
Door workflows te stroomlijnen, kun je tijd besparen en fouten verminderen. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit van het werk. In de opleidingen van 5ST3PS leer je alle tools hiervoor. Lezen over welke 6 tools je al vandaag kunt gebruiken, kun je HIER
-
Defects: Fouten Herstellen
Fouten leiden tot extra werk, wat een duidelijke vorm van verspilling is. Denk bijvoorbeeld aan een datalek door een verkeerd verzonden e-mail, wat tot tijdrovende herstelacties leidt.Duidelijke verspillingen niet productie.
Met een focus op kwaliteit kun je verspilling door fouten minimaliseren en de klanttevredenheid verhogen. Hierbij zorg je in een Lean systeem dat je de fout het liefst niet kunt maken. Extra controles moet je zoveel mogelijk proberen te voorkomen want extra werk en overprocessing.
Een uitgebreid artikel over controles lees je HIER
-
Skills: Gebrek aan Oefening
Een gebrek aan vaardigheden leidt tot inefficiëntie. Nieuwe medewerkers hebben vaak meer tijd nodig om taken uit te voeren, omdat ze nog niet volledig zijn ingewerkt.
Investeer in training en begeleiding om verspilling door onervarenheid te verminderen. Dit versnelt niet alleen het leerproces, maar verhoogt ook de productiviteit en het werkplezier.
Wil je jouw teamvaardigheden verbeteren? Bekijk wat het beste bij jouw organisatie past HIER
Conclusie verspillingen niet productie
Lean biedt een krachtig raamwerk om verspillingen niet productie te identificeren en te elimineren. Door de acht soorten verspilling te begrijpen en gericht aan te pakken, kun je je processen optimaliseren en de klantwaarde verhogen.In kantooromgevingen is Lean niet alleen effectief, maar ook noodzakelijk. Het helpt inefficiënties bloot te leggen en zorgt ervoor dat teams zich kunnen richten op wat echt belangrijk is.
Erover lezen is 1, zelf toepassen is 2. Neem contact op met info@5st3ps.nl hoe we je kunnen helpen.
We hebben nog meer interessante artikelen over verspillingen en kantoor-omgevingen. Via onderstaande links kan je je nog verder in de materie verdiepen.