Standard operating procedure template

Hoe maak je met een standard operating procedure template een goede instructie voor de werkvloer? Op de Gemba wat Japans is voor de plaats waar de waarde wordt toegevoegd, wacht je niet op lange verhalen. Met een Standard Operating Procedure afgekort SOP breng je de belangrijkste aandachtspunten in kaart. Maar waarop moet je letten?

Zorg ervoor dat je concreet bent met wat je wilt. Met een SOP wil je wat vertellen aan degene die iets doet. Op welke manier moet je iets doen? Waarop moet je letten? Daarbij pas je jouw taal aan op de ontvanger. Verder probeer je alles zoveel mogelijk visueel te maken. En hoe minder woorden je nodig hebt voor jouw boodschap, hoe beter.

Hoe weet je dat jouw SOP goed goed is?

Een goede toets is om de SOP aan de meest onervaren medewerker te geven. Als je dan ziet dat die dan zonder verdere uitleg doet wat de bedoeling is, dan heb je een goede SOP geschreven. Als degene veel vragen heeft of erger alles verkeerd doet, dan moet je nog eens naar de tekentafel.

Hoe documenteer je een Standard Operating Procedure?

In Lean geldt dat je alles zoveel mogelijk visueel wilt hebben. Hoe minder woorden hoe beter. Visueel management is de kunst van het weglaten. Het implementeren van wat vanzelfsprekend is gaat meestal niet vanzelf. Een long read hierover vind je hier.

Wat zijn vaste onderdelen in het template?

Een Standard Operating Procedure (SOP) bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen:

1. Titel en identificatie: Naam van de procedure, versienummer, datum.
2. Doel: Wat de procedure beoogt te bereiken.
3. Reikwijdte: Waar en op wie de procedure van toepassing is.
4. Verantwoordelijkheden: Wie betrokken is en verantwoordelijkheden.
5. Materialen en benodigdheden: Wat nodig is om de procedure uit te voeren.
6. Stappenplan: Gedetailleerde beschrijving van de acties.
7. Veiligheidsmaatregelen: Eventuele risico’s en voorzorgsmaatregelen.
8. Documentatie: Hoe resultaten worden vastgelegd.

Om een eigen template te maken:

1. Definieer de vaste structuur (zoals de bovenstaande onderdelen).
2. Voeg secties toe voor aanpassingen en relevante details.
3. Zorg voor consistentie en duidelijkheid in taal en opmaak

Meer leren?

In de opleidingen van 5ST3PS zitten templates om zelf te gebruiken. Met de bovenstaande tips kun je jouw eigen template maken en gebruiken. Wil je een opleiding volgen als Lean Green Belt of Lean Six Sigma Green Belt of Lean Black Belt of Lean Six Sigma Black Belt?

Onze opleidingen kun je zowel klassikaal als in de voordelige elearning volgen. Meer lezen over de mogelijkheden doe je HIER.