Veel organisaties investeren in Robotic Process Automation (RPA) om processen sneller en efficiënter te maken. Een veelgestelde vraag die wij krijgen gaat juist over als je RPA en Lean combineert.
“Is procesverbetering nog wel nodig als je alles kunt automatiseren met RPA?”
Want zelfs als er verspilling in het proces zit, kun je het toch automatiseren? En als dat zo is, waarom zou je het proces dan nog verbeteren? Dat is voor je als Lean Green Belt, Lean Six Sigma Green Belt, Lean Black Belt en Lean Six Sigma Black Belt een hele essentiële vraag.
In dit artikel leggen we uit waarom dit een gevaarlijke valkuil is. En waarom je met Lean Management in combinatie met RPA juist veel méér bereikt.
Wat is Robotic Process Automation?
Laten we eerst helder krijgen wat RPA precies is. Zodat je beter begrijpt hoe je RPA en Lean combineert. RPA is geen robot in een fabriek. Het is een softwaretool die menselijke handelingen nabootst in digitale processen.
Je programmeert een robot die repeterende taken uitvoert via een gebruikersinterface. Denk aan klikken, kopiëren, plakken, controleren of data overtypen.
Het werkt met regels: als X gebeurt, voer dan Y uit. Simpel gezegd: een digitale assistent die volgens vaste instructies werkt.
Hoe werkt dat RPA en Lean?
Laten we eerst kijken naar een voorbeeld met alleen RPA. Een RPA-systeem werkt op basis van regels en volgordes.
Je vertelt het systeem: “Als dit gebeurt, voer dan die actie uit.”
Bijvoorbeeld:
-
Als er een nieuwe e-mail binnenkomt, open het bijlagebestand.
-
Kopieer de klantnaam uit de e-mail en plak die in het CRM-systeem.
-
Sla het document op in de juiste map op het netwerk.
-
Stuur een bevestiging naar de klant.
Elke stap is vooraf gedefinieerd. De software voert deze automatisch uit.
Voorbeeld: de digitale assistent
Stel je voor dat je dagelijks facturen binnenkrijgt met RPA via e-mail. Normaal moet iemand die handmatig openen, controleren, matchen met een order en dan verwerken. Met RPA kun je dit proces volledig automatiseren. Als je dan ook nog Lean toepast, heb je zowel versnelling als versimpeling.
De robot:
-
Leest de e-mail
-
Herkent het factuurnummer
-
Zoekt de bijbehorende order op
-
Vergelijk de bedragen
-
Zet de gegevens in het systeem
-
Stuurt een bevestiging
Alles gebeurt zonder menselijke tussenkomst, zolang de regels gevolgd kunnen worden.
Meer lezen over het toepassen van Lean Management kun je HIER
RPA is geen kunstmatige intelligentie
Belangrijk onderscheid: RPA werkt volgens vaste regels. Het denkt niet zelf na en leert niet van nieuwe situaties. Dat is een verschil met AI (kunstmatige intelligentie), die op basis van data patronen leert herkennen. RPA voert alleen uit wat je het hebt geleerd. Bij afwijkingen of onduidelijke situaties stopt het proces. Een mens moet dan ingrijpen.
Wanneer is RPA handig?
RPA is vooral geschikt voor processen die:
-
Veel herhaling bevatten
-
Regelgestuurd zijn
-
Gebaseerd zijn op digitale input
-
Geen complexe besluitvormingsvragen
Voorbeelden vind je vaak in:
-
Factuurverwerking
-
Aanvragen controleren
-
Klantdata overzetten
-
Rapportages genereren
-
Urenregistraties verwerken
Veel voorkomende toepassingen van RPA
De toepassingen van RPA zijn talrijk en vaak indrukwekkend:
-
Controleren of een factuur overeenkomt met een order
-
Gegevens uit e-mails overzetten naar systemen
-
Aanvragen controleren op volledigheid
-
Standaardrapportages genereren en verzenden
In veel organisaties gaat veel tijd verloren aan deze taken. Met RPA bespaar je tijd, verlaag je fouten en verhoog je de snelheid van verwerking. Alleen je verbetert het proces zelf niet. En dat is waar Lean om de hoek komt kijken. En de reden voor RPA en Lean. Toch kun je denken: als het zo snel gaat, waarom zou je dan nog verbeteren?
Waarom dan toch procesverbetering?
Maar hier komt de crux: als het proces zelf niet goed is, dan automatiseer je ook de fouten.
Vergelijk het met een snel lopende lopende band in een fabriek. Als je aan het begin iets verkeerd op de band legt, eindigt het aan het einde nog steeds verkeerd – alleen sneller.
RPA maakt fouten sneller. Niet minder.
Daarom zeggen wij bij 5ST3PS altijd: verbeter eerst je proces, dán pas automatiseren.
De parallel met outsourcing en RPA en Lean
Jaren geleden zagen we een vergelijkbare trend: het massaal outsourcen van processen. Werk dat duur was in Nederland, werd uitbesteed naar goedkopere landen. Eerst Oost-Europa, daarna Azië, en nu vaak nog verder. De businesscase leek simpel: goedkoper personeel = lagere kosten.
Maar ook hier werd één cruciale stap overgeslagen: het verbeteren van het proces vóór het uitbesteden.
Wat ging er mis bij outsourcing?
We kwamen vaak bij organisaties die klaagden over de externe partij. “Ze snappen het niet”, of: “ze maken veel fouten.”
De reactie? Meer uitleggen. Nog meer documenten. Meer videocalls. Nog meer controle.
Maar zelden werd de vraag gesteld: Is dit proces zelf wel duidelijk en logisch ingericht?
Het antwoord was vaak nee. De geoutsourcete partij kreeg een slecht ontworpen proces in handen. Met als gevolg: meer fouten, meer herstelwerk, meer frustratie.
RPA maakt dezelfde fout als slechte outsourcing
Automatiseren zonder procesverbetering is precies dezelfde denkfout. Je neemt het proces zoals het is en stopt het in een robot. Je bespaart misschien tijd, maar je kopieert ook de verspilling.
Dat betekent:
-
Onnodige controles worden sneller gedaan
-
Overbodige goedkeuringen blijven bestaan
-
Incomplete input wordt alsnog verwerkt
En als er iets misgaat? Dan zeg je: “Het systeem werkt niet goed.” Terwijl het echte probleem zit in de basis: het proces is nooit verbeterd.
De uitzonderingen kosten het meeste werk
Het meeste werk zit niet in de standaard. Het zit in de uitzonderingen.
Een RPA-bot kan prima standaardprocessen afhandelen. Maar zodra er iets afwijkends gebeurt – en dat gebeurt altijd – komt het terug op het bord van een mens.
Dan moet er toch worden gecontroleerd, hersteld of overlegd. En dat kost tijd.
Afhankelijk van je proces, kun je denken aan de 80/20-regel. Of zelfs 95/5 of 99/1.
Automatisering pakt de 80% goed op. Maar die 20% uitzonderingen slokken 80% van je tijd op.
Wat gebeurt er als je niet eerst verbetert?
Zonder procesverbetering loop je tegen deze problemen aan:
-
Je automatiseert verspillingen zoals wachten, overbewerking of dubbele handelingen
-
Je krijgt meer herstelacties bij fouten
-
Je hebt minder grip op uitzonderingen
-
De businesscase wordt alsnog negatief
Of erger nog: het vertrouwen in automatisering daalt. Terwijl het probleem niet bij de technologie ligt, maar bij het proces.
Lean vóór RPA: de logische volgorde
Bij 5ST3PS adviseren we organisaties altijd om eerst met Lean te werken. Waarom? Omdat Lean helpt om verspillingen zichtbaar te maken. Je leert kijken naar de klantwaarde en stelt kritische vragen:
-
Is deze stap echt nodig?
-
Levert het waarde op voor de klant?
-
Kunnen we het simpeler maken?
Pas als het proces is gestroomlijnd, weet je wat je wél moet automatiseren.
Het belang van statistische procesbeheersing
Naast Lean gebruiken we ook Statistical Process Control (SPC). Hiermee monitor je de stabiliteit van je proces en de niet-natuurlijke variantie. Want ook geautomatiseerde processen hebben variatie. En waar variatie is, ontstaan fouten.
SPC helpt om te zien waar die fouten vandaan komen. Je kunt dan structureel verbeteren, in plaats van reactief bijsturen.
Meer lezen over Procescontrole Lean Six Sigma kun je HIER
Slim combineren: RPA + Lean = maximaal resultaat
De kracht zit niet in RPA óf Lean. De kracht zit in de combinatie.
Eerst verspillingen elimineren met Lean. Dan automatiseren met RPA. En vervolgens monitoren met SPC.
Zo krijg je:
-
Snellere doorlooptijden
-
Minder fouten
-
Minder herstelwerk
-
Betere klanttevredenheid
-
Meer grip op je proces
En bovenal: een duurzame verbetering waar je écht iets aan hebt.
Hoe start je?
Wil je RPA inzetten in jouw organisatie? Start dan met deze drie vragen:
-
Wat zijn de belangrijkste knelpunten in het huidige proces?
-
Welke stappen voegen écht waarde toe voor de klant?
-
Waar zitten de uitzonderingen die nu voor problemen zorgen?
Als je dat weet, kun je gericht verbeteren. En daarna slim automatiseren.
Conclusie RPA en Lean
RPA is geen wondermiddel. Het is een krachtig hulpmiddel – mits goed toegepast. Maar als je slechte processen automatiseert, krijg je sneller slechte resultaten. Daarom hebben we in de opleidingen van 5ST3PS veel aandacht voor de combinatie van RPA en Lean.
Ons advies: verbeter eerst je processen met Lean. Automatiseer daarna pas met RPA.
Zo voorkom je verspilling, verhoog je kwaliteit en bouw je een duurzaam proces.
Zelf leren dit toe te passen? Voor de toepassing in jouw organisatie, neem vrijblijvend contact op met één van onze adviseurs op 010-8468990 of stuur een mail naar info@5st3ps.nl. Neem ook eens een kijkje bij onze Lean-opleidingen.
