RPA Processen – Is RPA een alternatief voor processen verbeteren met Lean?

By 11 mei 2019 juni 16th, 2019 Blog, Lean

Ik krijg de laatste tijd veel vragen of het verbeteren van processen nog wel nodig is als je de handelingen in processen kunt automatiseren met RPA (Robotic Process Automation). Want ook al zit er tijdsverspilling is processen, als je de verspilling automatiseert, welk voordeel heb je dan nog van het verbeteren van het proces?

Laten we eerst wat mythes over RPA de wereld uithelpen. RPA is niet meer dan een set van software tools die je kunt gebruiken om ‘menselijke’ handelingen die je in een bepaalde volgorde uitvoert te automatiseren met een gebruikersinterface en een set van vooraf gedefinieerde regels. In ons werk, zelfs als dat kenniswerk is, kun je via een aantal Ja/Nee/Mits regels komen tot een besluit hoe je in een specifieke situatie moet handelen. Deze kennis gebruiken we ook om taken te outsourcen zodat de ontvangende partij weet wanneer ze wat moeten doen.

De mogelijkheden zijn divers. In een financieel proces kun je de factuur vergelijken met de order. Voor een aanvraag kun je deze vergelijken met de onderliggende stukken die zijn aangeleverd. Of simpelweg informatie uit een email in een systeem zetten. Heel veel werk wat we nu doen, kun je dan ook automatiseren. In veel organisaties zijn we aan het papieren schuiven, kopiëren en plakken, gegevens goed zetten, dingen compleet maken enzovoorts. Als dat voor je gedaan wordt, dan kun je nagaan hoeveel tijd er wordt bespaard en zal de business case voor de implementatie vrij snel positief zijn.

Dezelfde argumenten gingen grotendeels jaren geleden op voor outsourcen. Als het werk wat door een duur iemand wordt gedaan, wordt gedaan door een goedkoper iemand, dan is de business case vrij snel positief. Veel werk is terecht gekomen in Oost-Europa of Azië en nu zie je zelfs dat er outsourcing in die landen plaatsvindt naar nog goedkopere landen.

Als we met 5ST3PS processen verbeteren in organisaties dan hebben we vaak te maken met een deels geoutsourcet proces wat niet goed loopt. De reden waarom het niet goed loopt is volgens de werkvloer duidelijk, de geoutsourcete partij snapt niet wat de bedoeling is en hebben niet de vereiste competenties. Veel mensen gaan heen en weer om het nog beter uit te leggen, nog beter te finetunen, nog beter te beschrijven en de video calls zijn talrijk.

Waarom dit hele verhaal over outsourcing terwijl we beginnen met RPA? Om dezelfde denkfout duidelijk te maken. Als je namelijk een proces as-is hetzij outsourcet hetzij automatiseert, dan neem je ook de huidige verspillingen mee uit het huidige proces. Als die verspillingen vervolgens zorgen voor uitval, dan moeten die door iemand worden opgepakt. Omdat het uitval betreft, zal bij een geoutsourcet proces snel de reactie zijn dat de ander het niet snapt en bij een geautomatiseerd proces dat het systeem niet goed is.

Dan kun je vervolgens heel veel moeite erin stoppen de ander het nog beter uit te leggen of het systeem nog beter aan te passen op alle uitzonderingen, maar basis blijft dat je een proces hebt overgezet zonder de vraag te stellen of alles wat gedaan wordt wel echt nodig is.

Goede nieuws is dat het grootste deel van de procesgang wel goed wordt afgehandeld, maar ook hier komt het principe om de hoek dat het meeste werk niet zit in wat goed gaat, maar juist in wat er verkeerd gaat. Dan zijn afhankelijk van de context 80/20 of 95/5 of misschien wel 99/1 principes van toepassing. Het meeste werk gaat nu eenmaal zitten in de ‘uitzonderingen’. Uiteraard kun je zelf lerende algoritmes in het systeem bouwen die ook hiermee leren om te gaan en dan ben je echt het overzicht kwijt.

RPA is een middel en geen wondermiddel. Als je inherente verspillingen hebt in het proces, moeten deze voor een efficiënte en effectieve verwerking worden weggenomen. Als je dat niet doet, ga je de problemen over je afroepen. Daarom adviseren we bij 5ST3PS voor zowel RPA als outsourcing altijd eerst de processen met Lean te verbeteren, de vraag te stellen wat nu echt kritisch is en hierop de statistische proces controle te zetten.

Zelf leren dit toe te passen? Voor de toepassing in jouw organisatie neem contact op met één van onze adviseurs op 010 8468990.

#RPA #Lean #5ST3PS #Continu Verbeteren #Continu Verbeteren

Laat een reactie achter

Meld je aan voor de nieuwsbrief

Wil jij de eerste 20 modellen van het boek Modellen voor Agile werken ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

* Is verplicht