Toepassing Lean Six Sigma bij een verzekeringsmaatschappij
Hoe pas je Lean Six Sigma toe in administratieve omgevingen zoals een verzekeringsmaatschappij? Bij 5ST3PS hebben we projecten gedaan en mogen begeleiden bij diverse grote en kleine verzekeraars. Alle projecten hadden complexiteit met elkaar gemeenschappelijk. In dit artikel lees je over een project welke een Lean Six Sigma Green Belt heeft gedaan met praktijkbegeleiding van 5ST3PS. Je leest over hoe de aanvraagprocedure voor een nieuwe verzekering in het klein zakelijk segment werd versimpeld. En de doorlooptijd gehalveerd. Voor het project werd de DMAIC gevolgd.
Meer lezen over Consultancies met voorbeelden kun je HIER
Wat is DMAIC?
DMAIC is een gestructureerde probleemoplossingsmethodologie die gebruikt wordt in Lean Six Sigma projecten. De afkorting staat voor Define, Measure, Analyze, Improve, en Control. Door deze stappen te volgen, kunnen teams systematisch problemen identificeren en oplossen, en duurzame verbeteringen realiseren. Met deze methode werk je gericht van probleem naar oplossing zonder in de valkuil te trappen dat je denkt aan het begin al de oplossing te hebben. Om te voorkomen dat je verkeerde conclusies trekt, werd hier nadrukkelijk gekozen voor de combinatie Lean Six Sigma bij deze verzekeringsmaatschappij.
Define (Definiëren)
De eerste stap in het DMAIC-proces is het definiëren van het probleem. Het team identificeerde dat de huidige aanvraagprocedure voor nieuwe verzekeringen in het klein zakelijk segment te complex was en te veel tijd in beslag nam. Dit leidde tot ontevreden klanten en inefficiënties in de bedrijfsvoering.
Doelstelling: Het vereenvoudigen van de aanvraagprocedure en het halveren van de doorlooptijd.
Measure (Meten)
In de meetfase verzamelde het team data om de huidige staat van het proces te begrijpen. Ze brachten de huidige doorlooptijd in kaart, evenals de verschillende stappen en eventuele knelpunten in het proces. Hiervoor werd onder andere Value Stream Mapping toegepast. Verder werden data verzameld op onder andere de doorlooptijd. Door zowel tools uit Lean als Six Sigma te gebruiken krijg je meer inzichten in het echte probleem voor deze verzekeringsmaatschappij en specifiek in dit aanvraag proces.
Meer lezen over Value Stream Mapping tools kun je HIER
Belangrijke bevindingen:
- De gemiddelde doorlooptijd was 10 dagen.
- Er waren meerdere goedkeuringsstappen die redundant leken.
- Klanten moesten veel informatie meerdere keren verstrekken.
Analyze (Analyseren)
Tijdens de analysefase werd de verzamelde data grondig geanalyseerd om de hoofdoorzaken van de lange doorlooptijd en de complexiteit te identificeren. Het team gebruikte tools zoals een oorzaak-gevolgdiagram (visgraatdiagram) en typische six sigma tools zoals hypothese testen.
Hoofdproblemen geïdentificeerd:
- Overbodige goedkeuringslagen.
- Inefficiënte communicatie tussen afdelingen.
- Onnodige duplicatie van klantinformatie.
Improve (Verbeteren)
Met de inzichten uit de analysefase ging het team aan de slag om verbeteringen door te voeren. Ze stroomlijnden het proces door:
- Overbodige goedkeuringsstappen te elimineren.
- Een digitaal platform te introduceren voor beter gegevensbeheer en communicatie.
- Formulieren te vereenvoudigen zodat klanten minder informatie meerdere keren hoefden in te vullen.
Resultaten:
- De doorlooptijd werd gehalveerd van 10 naar 5 dagen.
- De klanttevredenheid steeg aanzienlijk door het vereenvoudigde proces.
Control (Beheersen)
In de laatste fase werden controlesystemen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de Lean Six Sigma verbeteringen voor deze verzekeringsmaatschappij duurzaam waren. Het team stelde KPI’s (Key Performance Indicators) op om de prestaties van het nieuwe proces continu te monitoren en gebruikte regelmatige audits om afwijkingen vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.
De rol van coaching door 5ST3PS
De coach van 5ST3PS speelde een cruciale rol in het succes van dit Lean Six Sigma Green Belt project bij deze verzekeringsmaatschappij. Door regelmatige sessies bood de coach begeleiding en expertise op elk stadium van het DMAIC-proces. Omdat een externe coach geen bedrijfsbelang heeft, zorg je ervoor dat de coaching echt objectief is en gericht op het ontwikkelen van de competenties. Aan het begin van het project heerste bij betrokkenen het idee om het werk te verplaatsen. Alleen heb je dan nog steeds hetzelfde probleem, maar dan ergens anders. Door dit verbeterproject zagen betrokkenen in dat meer mogelijk is met wat je hebt. Alleen is het volgen van de methode cruciaal om te voorkomen dat je in jouw eigen valkuilen trapt. ondersteunden bij het oplossen van complexe problemen.
Voordelen van coaching:
- Verbeterde probleemoplossingsvaardigheden van het team.
- Verhoogde motivatie en betrokkenheid.
- Versneld leerproces door praktijkgerichte begeleiding.
Conclusie
Door het toepassen van de DMAIC-methodologie en de waardevolle coaching van 5ST3PS, slaagde het team erin om de aanvraagprocedure voor een nieuwe verzekering in het klein zakelijk segment te versimpelen en de doorlooptijd te halveren. Daardoor illustreert dit project de kracht van gestructureerde probleemoplossing en de impact van effectieve coaching op het realiseren van duurzame bedrijfsverbeteringen. Aanvullende coaching bij jouw opleiding voor Green Belt of Black Belt is dan ook een mooi product om jouw verbeterproject een extra boost te geven. Zowel voor onze klassikale opleidingen als elearnings kun je aanvullend een extra coachingspakket afnemen.
Meer lezen kun je op onze opleidingen pagina https://www.5st3ps.nl/opleidingen/
