Lean planning: kortcyclisch plannen met focus op klantwaarde

Lean planning is een alternatief voor traditioneel plannen. Traditioneel plannen ken je misschien ook wel als watervalplanning. Bij deze aanpak werk je stap voor stap naar een eindresultaat. Veel organisaties gebruiken deze manier van plannen nog steeds.

Toch past traditioneel plannen niet altijd bij verbeterprojecten. Vooral bij langere projecten verandert er onderweg vaak veel. De klantvraag verandert. De omgeving verandert. Ook zie je nieuwe inzichten ontstaan tijdens het werk.

Lean planning helpt je om daarmee om te gaan. Je plant kortcyclisch. Je levert sneller waarde. Daarna leer je van het resultaat. Vervolgens bepaal je de beste volgende stap.

In deze blog lees je wat Lean planning is. 

Je leest ook hoe het verschilt van traditioneel plannen. Daarna kijken we naar voordelen, nadelen en toepassingen. Lean planning is relevant voor je als Lean Green Belt, Lean Black Belt, Lean Six Sigma Green Belt en Lean Six Sigma Black Belt.

Wat is traditionele planning?

Bij traditionele planning begin je meestal met een idee. Dat idee werk je uit tot een concreet plan. Daarna bepaal je welke mensen en middelen nodig zijn. Ook bepaal je hoeveel tijd het project waarschijnlijk kost. Vervolgens deel je het werk op in fasen. Iedere fase heeft eigen activiteiten, mijlpalen en deadlines. Daarna bewaak je de planning. Je controleert of het project nog op schema ligt.

Simpel gezegd ziet traditioneel plannen er vaak zo uit.

Idee – Ontwerp – Planning – Uitvoering – Testen – Aanpassen – Implementeren – Borgen

Deze volgorde lijkt logisch. Je gaat pas verder als de vorige stap klaar is. Daarom noemen we dit ook wel de watervalmethode. Het werk stroomt als het ware van boven naar beneden. Op papier geeft deze aanpak veel overzicht. Dat kan prettig zijn voor managers en opdrachtgevers. Iedereen weet vooraf wat de bedoeling is. Ook lijkt het budget vooraf beter voorspelbaar. De praktijk is vaak weerbarstiger. Zeker bij complexe projecten weet je vooraf niet alles. Een idee kan onderweg achterhaald raken. Een oplossing kan in de praktijk tegenvallen. Ook kan de klant iets anders nodig blijken te hebben.

Dan zie je spanningen ontstaan waar je als verbeteraar mee te maken krijgt. Het oorspronkelijke plan zegt één ding. De werkelijkheid vraagt iets anders. Toch blijven teams soms vasthouden aan het plan. Daarmee groeit het risico op verspilling of waste. Projecten lopen dan uit. Kosten worden hoger. Het draagvlak neemt af. Soms wordt iets opgeleverd dat weinig waarde toevoegt.

Wat is Lean planning?

Lean planning werkt anders. Je probeert niet alles vooraf dicht te timmeren. Je plant steeds de eerstvolgende waardevolle stap. Daarna kijk je wat die stap heeft opgeleverd. Lean planning is dus niet zomaar beginnen. Het is ook geen chaotische manier van werken. Je werkt juist gestructureerd. Alleen plan je in kleinere stappen. De centrale vraag is steeds dezelfde.

Wat voegt nu de meeste waarde toe voor de klant?

Die vraag verandert de manier van sturen. Je stuurt niet alleen op planning en budget. Maar je stuurt vooral op waarde, flow en leren. Ook kijk je continu naar verspilling. Dat past goed bij Lean denken. Lean draait om waarde leveren aan de klant. Alles wat geen waarde toevoegt, onderzoek je kritisch en waar mogelijk verminder je verspilling.

Meer lezen over verspillingen kun je trouwens in dit artikel met uitgelegd wat verspillingen zijn en hoe je ze herkent. 

Een bekend voorbeeld: de post-it

Een bekend voorbeeld is de post-it. De lijm ontstond tijdens een ander ontwikkelproject. Het oorspronkelijke doel was een sterke lijm. Die lijm moest juist goed blijven plakken. Maar, dat lukte niet. De lijm liet namelijk makkelijk los. Vanuit het oorspronkelijke plan leek dat een mislukking. Toch bleek het resultaat later heel waardevol. De zwakke lijm kreeg een nieuwe toepassing.
Zo ontstond de bekende post-it. Gebruikers konden korte notities makkelijk verplaatsen. En dat bleek een groot voordeel.

Dit voorbeeld laat iets belangrijks zien. Waarde ontstaat niet altijd volgens het oorspronkelijke plan. Soms ontdek je waarde juist door te leren. Daarvoor moet je goed naar gebruikers kijken.

Meer lezen over de lean filosofie en waarde toevoegen en wat dat betekent kun je in dit artikel. 

Lean planning ondersteunt dat. Je blijft niet blind het eerste plan volgen en je kijkt steeds opnieuw naar waarde. Daarna bepaal je de volgende stap.

De 5 stappen van Lean planning

Lean planning bestaat uit een terugkerende cyclus. Die cyclus helpt teams om gericht te blijven leren.

1. Bepaal welke waarde je wilt opleveren.
2. Realiseer die waarde in een kleine stap.
3. Lever het resultaat op met stakeholders.
4. Bespreek wat je hebt geleerd.
5. Gebruik die inzichten voor de volgende stap.

Daarna begint de cyclus opnieuw. Zo ontstaat een iteratieve manier van werken, waarin je blijft bewegen en blijft verbeteren. Continu leren en aanpassen is dan ook belangrijker dan vasthouden aan een rigide plan. Deze aanpak is praktisch, want je hoeft niet lang te wachten op feedback. Je ziet sneller wat wel en niet werkt. Zo kun je sneller verspilling voorkomen.

Over de rol van continu leren en verbeteren lees je meer in dit artikel.

Lean planning en Scrum

Lean planning lijkt op Scrum. Maar ze zijn niet hetzelfde. Scrum is een concreet raamwerk voor teamwerk. Daarin werk je vaak met sprints. Een sprint is een vast tijdsblok. Zo’n tijdsblok noemen we ook een timebox. Binnen die periode levert het team iets op. Daarna volgt feedback en een nieuwe planning.

Lean planning is breder. Het gaat vooral om waarde, flow en verspilling. Scrum biedt duidelijke rollen, events en afspraken. Lean planning kan dus ook zonder Scrum bestaan. Wel passen beide benaderingen goed bij elkaar. Beide werken kortcyclisch en gebruiken feedback. En helpen om sneller waarde te leveren. Daarmee zie je veel overeenkomsten tussen beiden alleen ook zijn er belangrijke verschillen.

Meer over Scrum, het framework en Agile werken lees je in dit artikel. 

Verschil tussen Lean planning en traditioneel plannen

Het grootste verschil zit in onzekerheid. Traditioneel plannen probeert onzekerheid vooraf te beperken. Lean planning accepteert dat je onderweg leert. Daarom bouw je bewust leermomenten in. Bij traditioneel plannen is de hoofdvraag vaak of we het plan volgen. En in Lean planning vooral of je je ontwikkelt en een stap dichter bij het einddoel bent. Dat verschil lijkt klein. In de praktijk is het heel belangrijk. Het bepaalt hoe je besluit, hoe je stuurt en hoe je omgaat met verandering.

Traditionele planning past bij voorspelbaar werk. Lean planning past bij verbeterwerk en verandering.

Vooral wanneer de oplossing nog niet volledig duidelijk is en je onzekerheid hebt.

Meer lezen over onzekerheid en faalfactoren kun je in deze longread naar aanleiding van een uitgebreid onderzoek. 

Wanneer gebruik je Lean planning?

Lean planning is geschikt voor verbeterprojecten. Denk aan kortere doorlooptijden, betere kwaliteit, minder fouten of minder verspilling. Ook bij klantgerichter werken helpt Lean planning.
Je toetst sneller of de oplossing waarde heeft. Daarmee voorkom je lange discussies zonder resultaat. En je leert direct van klanten en gebruikers.

Lean planning werkt ook goed bij interne processen. Bijvoorbeeld in administratie, zorg, productie of dienstverlening. Overal waar processen beter kunnen, helpt deze aanpak. Voorwaarde is wel dat teams mogen leren. Ook moeten zij ruimte krijgen om bij te sturen. Zonder die ruimte wordt Lean planning lastig.

Voordelen van Lean planning

Lean planning heeft duidelijke voordelen. Je werkt in kleine stappen. (1) Daardoor krijg je sneller feedback.(2) Ook kun je sneller inspelen op veranderingen. (3) Daarnaast voorkom je verspilling. (4) Je investeert niet maanden in verkeerde oplossingen. (5) Je ontdekt sneller wat werkelijk nodig is. (6) Dat bespaart tijd, geld en energie. (7) Een ander voordeel is eigenaarschap. Teams kijken niet alleen naar taken. Ze kijken ook naar waarde en dat maakt het werk betekenisvoller. Stakeholders worden eerder betrokken. Daardoor ontstaat sneller draagvlak. Ook worden misverstanden eerder zichtbaar. Dat helpt om betere besluiten te nemen.

Meer over stakeholders en hoe je dat in kaart brengt lees je in dit atikel 

Nadelen van Lean planning

Lean planning heeft ook aandachtspunten. Niet iedereen vindt kortcyclisch werken prettig. (1) Sommige mensen willen maanden vooruit duidelijkheid. (2) Zij ervaren met deze manier onzekerheid. (3) Ook kan het eindresultaat veranderen. (4) Dat voelt soms ongemakkelijk voor opdrachtgevers en heb je te maken met extra aandacht voor communicatie en afstemming.
Lean planning vraagt ook discipline. Korte cycli zijn geen excuus voor willekeur. Je moet blijven meten, leren en verbeteren en ook moet het team duidelijk prioriteiten stellen. Zonder focus wordt Lean planning rommelig. Dan ontstaan losse acties zonder samenhang en vereist lean planning duidelijke richting.

Veelgestelde vragen over Lean planning

Wat betekent Lean planning?

Lean planning betekent kortcyclisch plannen met focus op klantwaarde. Je plant steeds de volgende waardevolle stap. Daarna leer je van het resultaat.

Is Lean planning hetzelfde als Scrum?

Nee, Lean planning is niet hetzelfde als Scrum. Scrum is een specifiek raamwerk voor teams. Lean planning is breder en komt uit Lean denken.

Is traditioneel plannen verkeerd?

Nee, traditioneel plannen is niet verkeerd. Het werkt goed bij voorspelbaar werk. Voor onzeker verbeterwerk past Lean planning vaak beter.

Waarom past Lean planning bij Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma draait om verbeteren. Daarbij staan klantwaarde, data en verspilling centraal. Lean planning helpt om die verbeteringen stapsgewijs te realiseren.

Conclusie

Met Lean planning zit je korter op de bal. Je werkt in kleine stappen en leert sneller. En je stuurt bij op basis van waarde. Dat maakt Lean planning sterk bij verbeterprojecten. Vooral wanneer de oplossing vooraf nog niet vaststaat. Teams kunnen sneller reageren op nieuwe inzichten. Ook kunnen zij verspilling eerder herkennen.

Lean planning vraagt wel om wendbaarheid. Ook vraagt het vertrouwen in het team. Zonder vertrouwen ontstaat alsnog bureaucratie. Dan verdwijnt de kracht van kortcyclisch werken. In Lean staat de klant centraal. Medewerkers leren hoe zij waarde kunnen maximaliseren. Ook leren zij hoe zij verspilling kunnen verminderen. Dat leidt tot betere processen. En tevreden klanten en medewerkers.

Zelf werken met Lean planning?

Wil jij leren werken met Lean planning? Volg dan een Lean Green Belt of Lean Black Belt. Bij 5ST3PS werk je met praktijkgerichte casussen. Ook is er ruimte voor jouw eigen situatie.

Je leert hoe je processen verbetert.
Je leert ook hoe je verspilling vermindert.
Daarmee voeg je meer waarde toe voor de klant.

Na afloop kun je examen doen. Bij een voldoende resultaat ontvang je een erkend certificaat. Zo combineer je praktische vaardigheden met aantoonbare kennis. Benieuwd welke opleiding bij jou past? Kijk naar onze keuzewijzer.