Alle blogsLean

Lean planning – snel inspelen op veranderingen

By 10 november 2020 november 20th, 2020 Geen Reacties
Lean planning

Lean planning is een alternatief voor Traditioneel Plannen of waterval plannen. Veel mensen zweren erbij en anderen verfoeien het. In dit artikel lees je over wat Lean planning is en wat het je kan bieden. Om te begrijpen wat een Lean planning is, moeten we eerst begrijpen wat een traditionele planning is.

Traditionele planning

In een traditionele planning begint het met een idee. Vervolgens ga je dat idee uitwerken. Als de uitwerking concreet genoeg is, kun je bepalen welke middelen je nodig hebt en deze inplannen. Dan is het een kwestie van de planning in stukjes opdelen en het plan monitoren en volgen. Totdat je klaar bent, dan ga je testen, nog wat aanpassen en dan implementeer je en borg je de resultaten. Dat is heel simpel gezegd traditioneel plannen. Aangezien je pas een volgende stap kunt nemen als de vorige is afgerond, spreken we ook wel van Waterval planning of Waterval methode.

De realiteit is echter weerbarstiger, met name bij langlopende projecten. Het idee wat je aan het begin had, blijkt in de oorspronkelijke vorm achterhaald. Het idee wat er op papier goed uit zag, blijkt als je het gerealiseerd hebt toch niet zo te werken. Het is eerder regel dan uitzondering dat projecten die traditioneel zijn gepland de eindstreep of niet halen of met aanpassingen, extra tijd en extra geld.

Lean planning

In Lean planning ben je kort cyclisch bezig. Dat wil zeggen dat je elke keer plant voor de volgende stap. En als je die gezet hebt, plan je weer voor de volgende stap. Zo ga je itererend vanuit het startpunt naar het punt dat je de waarde hebt toegevoegd voor de klant of de interne afnemer. Het kan namelijk heel goed zijn dat wat je aan het begin hebt bedacht, onderwijl toch niet handig is.

Een bekend voorbeeld is de post-it. De post-it was het resultaat van een poging een lijm te ontwikkelen die niet loslaat. Als je zo bekijkt dan is dat project mislukt. Maar vanuit Lean Planning heb je juist door te doen kennis verworven van wat nu werkelijk waarde toevoegt voor de klant. Belangrijker is dan ook de vraag ‘wat is waarde?’. Deze vraag is belangrijker dan wat hebben we oorspronkelijk afgesproken.

De 5 stappen van Lean planning

In Lean planning neem je dan ook telkens een aantal stappen:

  1. Bepaal welke waarde je wilt gaan opleveren;
  2. Realiseer de waarde;
  3. Lever de resultaten op samen met stakeholders en de afnemer;
  4. Bepaal wat je geleerd hebt van de afgelopen stappen;
  5. En begin weer bij stap 1.

Als je een stap verder gaat en werkt met Timeboxes, dat wil zeggen dat je voor elk stap een vastgestelde tijd neemt, dan heb je het over Scrum Planning.

Voor- en nadelen van Lean planning

Voordelen van Lean planning zijn dat je: (1) kortcyclisch werkt, (2) in teamverband samen voor elke stap verantwoordelijk bent, en (3) alles ondergeschikt maakt aan de waarde die moet worden opgeleverd.

Als nadelen worden ervaren: (1) de kortcyclische aard wordt door sommigen als nadelig ervaren. Deze mensen willen liever weten wat ze de komende maanden moeten doen. (2) Het tweede nadeel dat je kan ervaren, is dat het eindresultaat anders kan zijn dan wat aan het begin is bedacht.

Conclusie

Met Lean planning zit je veel korter op de bal, maar dat vereist wel dat je wendbaar bent en snel kunt inspelen op veranderingen. Kun je dat niet, dan ontkom je er niet aan allerlei bestuurslagen door te lopen en met iedereen af te stemmen voordat je wat wijzigt. In Lean staat de klant en wat waarde is centraal. Dus medewerkers zijn erin opgeleid hoe ze waarde kunnen maximaliseren en verspillingen wegnemen. Met Lean hoef je dan niet allerlei onnodige bureaucratische stappen te nemen met als gevolg blije klanten, blije medewerker en meer winst!

Zelf werken met de Lean planning

Wil jij werken met de Lean planning? Volg dan een Lean Green Belt of een Lean Black Belt. Tijdens onze opleidingen maken we gebruik van echte casussen en is er voldoende ruimte om jouw situatie in te brengen. Bovendien krijg je een internationaal erkend certificaat als je slaagt voor het examen!

Lean Six Sigma Green Black Belt Certification