Mijn artikel over EHBL – Eerste Hulp bij Lean had een lichte ironische ondertoon. Doel van het artikel was het herkennen van weerstand bij management tegen de introductie van Lean. Vraag is dan wat je moet doen om wel succesvol Lean te introduceren. Het antwoord is niet moeilijk. Je kunt een organisatie in 3 stappen Lean maken mits er aan belangrijke randvoorwaarden is voldaan.

Waarom wil je Lean introduceren?

De eerste randvoorwaarde is antwoord op de vraag: “Waarom?” Waarom wil je als organisatie Lean? Meestal krijg je dan een antwoord in de trant van: ‘wij willen graag die responsieve organisatie zijn die op veranderende marktomstandigheden kan inspelen en zich focust op waarde creatie voor ons en onze klanten in duurzame relaties met onze partners om daarmee een onderscheidend voordeel te bereiken’ . Het probleem met dit soort antwoorden is dat de meeste mensen dan instemmend Ja knikken en ondertussen nog steeds geen antwoord hebben op de vraag “Waarom Lean?“.

Doe het om de goede redenen

Het is heel simpel: wil je Lean introduceren, omdat je de kosten omlaag moet brengen en daar een target op hebt? Of wil je Lean gebruiken omdat je beu bent van alles wat er mis gaat door fouten en waste in de organisatie? In het laatste geval kijk je waarschijnlijk stiekem jaloers naar organisaties waar wel die rust heerst. Lean kan die rust ook bij jouw organisatie brengen.

Als jouw doel is kosten snijden, dan is het simpel: Zoek en Gij zult vinden. Overal waar mensen werken, ontstaat waste. Identificeer de Waste en snijd deze weg. Vervolgens kun je een nieuwe berekening maken voor de vereiste capaciteit. Je zult zien dat het bijbehorende kostenplaatje dan een stuk lager uitvalt. Deze methode heeft een hoog Van Dikke Planken zaagt men Hout gehalte. Op papier klopt het allemaal. Men lijkt meer te produceren maar in werkelijkheid draait de verborgen fabriek overuren om wat misgaat op te lossen. En dan komen we bij de welbekende tegeltjes wijsheid: als je stuurt op kosten, gaat de kwaliteit omlaag. Als je stuurt op kwaliteit, gaan de kosten omlaag.

Lean introduceren in 3 stappen

Stap 1: wat is waarde?

We gaan ervan uit dat je beu bent van alle waste en fouten en dat is een goede reden, want uiteindelijk gaat Lean over Kwaliteit. Nu kunnen we Lean introduceren en stap 1 is antwoord op de vraag “Wat is Waarde?” Deze vraag moet niet worden beantwoord door mannen op middelbare leeftijd in een vergaderzaal of door uitgebreide data-analyses, maar simpelweg vragen en echt begrijpen wat onze klanten nodig hebben. Ook voor organisaties die zeggen dat ze geen klanten hebben of dat de klant een abstract begrip is, begrijpen wat nu eigenlijk waarde oplevert. Deze eerste vraag is essentieel omdat het antwoord op deze vraag de basis is voor het organiseren met Lean. Ik zal een voorbeeld geven.

Ik vroeg aan een afdeling Wat is voor jullie waarde? Het antwoord was bijna letterlijk: wij zijn de intermediair tussen de demand en supply kant van onze organisatie. Wat doen jullie dan? Wij verbinden vraag en aanbod. Wat doen jullie dan? Als Demand een Vraag heeft, dan verbinden wij die met de juiste persoon bij Supply. Wat doen jullie dan? Wij brengen de mensen met elkaar in contact. En als ze al met elkaar in contact staan, wat is jullie rol dan? En toen werd het stil. Samengevat als je met Lean aan de slag gaat, is de eerste stap te bepalen wat Waarde is voor jouw organisatie omdat Waarde de basis is van alles wat je doet of gaat doen.

Stap 2: elimineren

Stap 2 is om alles te elimineren wat geen waarde toevoegt. Soms is er sprake van noodzakelijk kwaad; dit proberen we tot een minimum te beperken. Dus als een goedkeuring nodig is, dan volstaat 1 goedkeuring en niet 10 personen die er ook wat van moeten vinden. Dit elimineren van wat geen waarde toevoegt, het minimaliseren van noodzakelijk kwaad (sommigen hebben het over Business Value Add) doe je zowel op afdelingsniveau als op ketenniveau. Sommigen hebben het dan over verticaal en horizontaal. Wees erop voorbereid dat je nu capaciteit gaat vrijmaken, omdat je de waste uit jouw organisatie haalt. Moet je die dan incasseren door mensen overcompleet te verklaren? Tuurlijk niet, want nu heb je de tijd over om het werk af te maken en jouw doel is dat de omzet gaat groeien zodat je de vrijgemaakte capaciteit daarop kunt inzetten.

Stap 3: continu verbeteren

Stap 3 is Continu Verbeteren. Lean is het spreekwoordelijke bedrijfskundige dieet en net als met een dieet is de kunst vaak niet om af te vallen, maar op gewicht te blijven. Stap 3 gaat er dan ook over hoe je als organisatie op gewicht blijft nadat je de waste uit jouw organisatie hebt weggehaald. Op gewicht blijven is hard werken en dat geldt ook voor Lean blijven. Dus elke dag weer even samen op de Gemba (werkvloer) antwoord op de basisvragen “Wat is het doel?”, “Waar staan we nu?”, “Waar lopen we tegenaan?”, “Wat is de volgende stap?” en “Wanneer zien we resultaat?”.

Hoe zorg je voor een cultuur van continu verbeteren?

De 3 stappen naar Lean zijn niet moeilijk, maar vereisen discipline. Net zoals met een dieet. Naast de eerste randvoorwaarde namelijk dat duidelijk is Waarom je Lean wilt, is de tweede randvoorwaarde of je echt bereid bent de Gemba te faciliteren. Ben jij als manager iemand die vindt dat mensen iets moeten doen, omdat jij het zegt? Of ben je als manager iemand die de vraag stelt wat mensen nodig hebben om prestaties te leveren? Tussen deze twee benaderingen zit een wereld van verschil. Een begrip wat we hier ook gebruiken is empowerment. Uit diverse onderzoeken weten we dat empowerment in directe relatie staat tot de prestaties van medewerkers en de organisatie. Net zoals de mensen uiteindelijk de prestatie van de organisatie bepalen, bepaalt de manier van faciliteren hoe goed of slecht de mensen uiteindelijk presteren. Geldt trouwens niet alleen voor Lean.

Samengevat

Samengevat: de 3 stappen naar Lean zijn: Waarde bepalen (stap 1); Waste weghalen en vervolgens alles optimaliseren (stap 2); continu verbeteren op dagbasis (stap 3). Randvoorwaarden zijn dat je om de juiste redenen kiest voor Lean (voorwaarde 1) en dat je echt bereid bent mensen te faciliteren (voorwaarde 2).

Zelf leren?

Wil je leren hoe je Lean in de praktijk toepast? Volg dan een van onze opleidingen. Tijdens onze opleidingen maken we gebruik van echte casussen en is er voldoende ruimte om jouw situatie in te brengen. Bovendien krijg je een internationaal erkend certificaat als je slaagt voor het examen! De Black Belt is bij uitstek geschikt als je een cultuur van continu verbeteren wilt neerzetten.

Naast opleidingen, doen we ook aan advisering. Neem vrijblijvend contact op met info@5st3ps.nl of bekijk via deze link welke resultaten we in het verleden hebben geboekt.