Lean introduceren lijkt eenvoudig, maar roept vaak weerstand op. Zeker bij het management. Waarom? Omdat Lean verandering betekent. En verandering schuurt.
Toch kun je Lean succesvol introduceren. Daarvoor zijn drie duidelijke stappen. Die stappen werken alleen als je twee voorwaarden serieus neemt. In dit artikel ontdek je hoe Lean wél werkt.
Waarom wil je Lean introduceren?
De eerste voorwaarde voor succesvolle Lean implementatie is simpel: weet waarom je het doet. Vraag je management waarom het Lean wil. Je hoort vaak indrukwekkende taal. Bijvoorbeeld: “We willen een wendbare organisatie die duurzaam waarde levert in de keten.” Iedereen knikt dan instemmend, maar niemand weet echt wat het betekent. En vooral: niemand weet dan waarom Lean het antwoord zou zijn.
Doe het om de goede redenen
Lean is geen speeltje. Het is geen modewoord. Het is een denkwijze en werkmethode. De juiste reden is vaak: je bent klaar met fouten, frustraties en inefficiënties. Je wilt rust. Betere samenwerking. Minder brandjes. Of je ziet dat andere organisaties soepeler werken, en vraagt je af: waarom wij niet? Dat zijn goede redenen. Lean is dan niet iets wat ‘moet’, maar wat logisch voelt.
Kosten verlagen? Dat kan. Maar pas op.
Sommige organisaties starten Lean omdat ze kosten willen verlagen. Dat kan. Maar er zit een addertje onder het gras. Overal waar mensen werken, ontstaat verspilling (waste). Met Lean kun je deze waste identificeren en elimineren. Je rekent dan opnieuw je benodigde capaciteit uit. Op papier dalen de kosten. De winst stijgt.
Maar let op: stuur je puur op kosten, dan daalt vaak de kwaliteit.
De verborgen fabriek draait dan overuren om fouten op te lossen.
Meer lezen over de verborgen fabriek kun je HIER
Lean introduceren in 3 stappen
Stap 1: wat is waarde?
We gaan ervan uit dat je beu bent van alle waste en fouten en dat is een goede reden. Want Lean introduceren is kiezen voor kwaliteit. Stap 1 is antwoord op de vraag: “Wat is Waarde?” Deze vraag moet niet worden beantwoord in een vergaderzaal. Of door uitgebreide data-analyses. Simpelweg vragen en echt begrijpen wat onze klanten nodig hebben. Ook voor organisaties die zeggen dat ze geen klanten hebben of dat de klant een abstract begrip is. Begrijpen wat nu eigenlijk waarde oplevert. Deze eerste vraag is essentieel, omdat het antwoord op deze vraag de basis is.
Meer lezen over waarde voor de klant kun je HIER
Stap 2: elimineren
Stap 2 in Lean introduceren is om alles te elimineren wat geen waarde toevoegt. Soms is er sprake van noodzakelijk kwaad; dit proberen we tot een minimum te beperken. Dus als een goedkeuring nodig is, dan volstaat 1 goedkeuring en niet 10 personen die er ook wat van moeten vinden. Dit is elimineren van wat geen waarde toevoegt. En het minimaliseren van noodzakelijk kwaad of Business Value Add
Wees erop voorbereid dat je capaciteit vrijmaakt, omdat je de waste uit jouw organisatie haalt. Moet je die dan incasseren door mensen overcompleet te verklaren? Tuurlijk niet, want nu heb je de tijd om het werk af te maken. En jouw doel is dat de omzet gaat groeien. Zodat je de vrijgemaakte capaciteit daarop kunt inzetten.
Meer lezen over de 7 verspillingen kun je HIER
Stap 3: continu verbeteren
Stap 3 voor Lean introduceren is Continu Verbeteren. Lean is het spreekwoordelijke bedrijfskundige dieet en net als met een dieet is de kunst vaak niet om af te vallen, maar op gewicht te blijven. Stap 3 gaat er dan ook over hoe je als organisatie op gewicht blijft nadat je de waste uit jouw organisatie hebt weggehaald. Op gewicht blijven is hard werken en dat geldt ook voor Lean blijven. Dus elke dag weer even samen op de Gemba (werkvloer) antwoord op de basisvragen “Wat is het doel?”, “Waar staan we nu?”, “Waar lopen we tegenaan?”, “Wat is de volgende stap?” en “Wanneer zien we resultaat?”.
Hoe zorg je voor een cultuur van continu verbeteren?
De 3 stappen naar Lean introduceren zijn niet moeilijk, maar vereisen discipline. Net zoals met een dieet. Naast de eerste randvoorwaarde, namelijk dat duidelijk is waarom je Lean wilt, is de tweede randvoorwaarde of je echt bereid bent de Gemba te faciliteren. Ben jij als manager iemand die vindt dat mensen iets moeten doen, omdat jij het zegt? Of ben je als manager iemand die de vraag stelt wat mensen nodig hebben om prestaties te leveren?
Tussen deze twee benaderingen zit een wereld van verschil. Een begrip dat we hier gebruiken is empowerment. Uit diverse onderzoeken weten we dat empowerment in directe relatie staat tot de prestaties van medewerkers en de organisatie. Net zoals de mensen uiteindelijk de prestatie van de organisatie bepalen, bepaalt de manier van faciliteren hoe goed of slecht de mensen uiteindelijk presteren. Geldt trouwens niet alleen voor Lean.
Meer lezen over Continu Verbeteren doe je HIER
Lean Introduceren Samengevat
Lean introduceren Samengevat. De 3 stappen naar Lean zijn: Waarde bepalen (stap 1). Waste weghalen en vervolgens alles optimaliseren (stap 2). Continu verbeteren op dagbasis (stap 3). Randvoorwaarden zijn dat je om de juiste redenen kiest voor Lean (voorwaarde 1). En dat je echt bereid bent mensen te faciliteren (voorwaarde 2). Maar is dit artikel voldoende? Leren is meer dan lezen en begrijpen. Het is toepassen en de tools en methodieken die erbij horen kennen, kunnen en toepassen. Als Lean Green Belt of Lean Black Belt leer je hoe je dit doet. Of met de data erbij als Lean Six Sigma Green Belt of Lean Six Sigma Black Belt.
Zelf leren?
Wil je leren hoe je Lean in de praktijk toepast? Volg dan een van onze opleidingen. Tijdens onze opleidingen maken we gebruik van echte casussen en is er voldoende ruimte om jouw situatie in te brengen. Bovendien krijg je een internationaal erkend certificaat als je slaagt voor het examen! De Black Belt is bij uitstek geschikt als je een cultuur van continu verbeteren wilt neerzetten.
Naast opleidingen doen we ook aan advisering. Neem vrijblijvend contact op met info@5st3ps.nl of bekijk via deze link welke resultaten we in het verleden hebben geboekt.
