Lean in de ICT: wat was het probleem?

Voor Lean in de ICT hebben we een mooi project gedaan voor een IT-dienst binnen het publieke domein. Meerdere systemen waren verouderd en zouden binnen korte tijd niet langer worden ondersteund. Eerdere migratiepogingen waren mislukt. Hierdoor zag je vertragingen, verhoogde kosten en risico’s voor de continuïteit van de dienstverlening. De druk was hoog, want zonder een succesvolle migratie zou de dienstverlening ernstig worden verstoord.

Een bijkomend probleem was dat medewerkers en stakeholders sceptisch waren. Door eerdere mislukte projecten was er weinig vertrouwen in een nieuwe aanpak. Daarnaast zag je technische uitdagingen, zoals de complexiteit van de systemen en afhankelijkheden tussen verschillende applicaties.

Meer lezen over weerstand tegen Lean lees je HIER

Welke technieken kun je toepassen voor Lean in de ICT?

Om de migratie binnen zes weken succesvol uit te voeren, hebben we Lean in de ICT-methodieken ingezet. De volgende technieken waren cruciaal:

1. Value Stream Mapping (VSM) – We brachten het volledige migratieproces in kaart. Dit hielp bij het identificeren van verspilling en knelpunten.
2. Daily Stand-ups – Dagelijkse korte overlegmomenten zorgden voor snelle besluitvorming en probleemoplossing.
3. PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) – Door continu te leren en bij te sturen, verbeterden we de aanpak tijdens de migratie.
4. Root Cause Analysis – We onderzochten eerdere mislukkingen en pakten de kernproblemen direct aan.
5. Visual Management – Transparantie in voortgang en obstakels zorgde voor duidelijke communicatie tussen alle betrokkenen.
6. Stakeholder Management – We betrekken medewerkers actief bij de migratie om weerstand te verminderen en draagvlak te vergroten.

Meer lezen over Stakeholder analyse en hoe je dat aanpakt kun je HIER

Hoe hebben we het probleem opgelost?

Met een team van interne specialisten en Lean-experts van 5ST3PS zijn we gestart met een grondige analyse. Door middel van een Kaizen-event bepaalden we de meest efficiënte migratiestrategie. Hierbij keken we naar best practices uit eerdere succesvolle Lean in de ICT-projecten.

Het project werd opgedeeld in kleine, beheersbare sprints met heldere doelen. Door de Scrum-methodiek te combineren met Lean, ontstond een flexibele werkwijze die snelle aanpassingen mogelijk maakte. Met poka-yoke-technieken (foutpreventie) kun je het risico op fouten tijdens de migratie minimaliseren.

We implementeerden ook processtandaardisatie, zodat medewerkers een duidelijke richtlijn hadden om de nieuwe systemen correct te gebruiken. Dit hielp bij een soepele overgang zonder verstoring van de dienstverlening.

Meer lezen over Standaardiseren en 5S kun je in DIT ARTIKEL

Verdere interventies

Naast standaardiseren en 5S hadden we nog andere interventies voor deze toepassing Lean in de ICT. Zo zorgden we voor een fail-safe aanpak waarbij kritieke processen werden gesimuleerd voordat de daadwerkelijke migratie plaatsvond. Dit deden we door experimenten op te zetten. Dit stelde het team in staat om potentiële risico’s vooraf te identificeren en te elimineren. Met cross-functionele teams kun je expertise uit verschillende disciplines combineren zodat je problemen sneller oplost.

Meer lezen over risico’s en hoe je dit met Lean Six Sigma inschat kun je HIER

Een belangrijke succesfactor was het creëren van een continu verbeteren mindset binnen de organisatie. Als je medewerkers actief betrekt en hun feedback serieus neemt, krijg je een cultuur waarin verandering werd omarmd in plaats van gevreesd. Dit droeg bij aan een soepele migratie en legde de basis voor toekomstige optimalisaties.

Welk resultaat hebben we bereikt met Lean in de ICT?

Dankzij de gestructureerde Lean-aanpak werd de migratie binnen zes weken succesvol afgerond. De systemen functioneerden zonder verstoringen en voldeden aan alle eisen. Belangrijke resultaten waren:

• Geen onderbreking van de dienstverlening – De migratie gebeurde zonder impact op eindgebruikers.
• 50% minder herstelwerkzaamheden – Door foutpreventie en standaardisatie waren correcties na de migratie minimaal.
• Verhoogd vertrouwen van medewerkers – Betrokkenen zagen direct de voordelen van de Lean-aanpak.
• Leren voor de toekomst – De organisatie past nu continu verbetertechnieken toe in nieuwe projecten.

Wat kun je leren?

Veel organisaties in de publieke sector kampen met soortgelijke IT-uitdagingen. De aanpak van 5ST3PS laat zien dat Lean in de ICT-methodieken niet alleen voor productieprocessen werken, maar ook voor IT-transformaties. Onze opleidingen, zoals de Lean Green Belt en Lean Black Belt trainingen, helpen organisaties om zelf procesverbeteringen door te voeren.

Wil je weten hoe jouw organisatie Lean kan toepassen? Neem contact op met 5ST3PS en ontdek hoe wij jouw team kunnen helpen met succesvolle IT-projecten. Of leer zelf de handvatten in de opleidingen om processen te verbeteren of in te richten.

Benieuwd welke opleiding het beste bij jouw organisatie past kun je HIER