Lean – FTE Reductie Hoeveel FTE Kunnen We Besparen

Lean FTE reductie. Vaak wordt gevraagd: ‘En hoeveel FTE kunnen we besparen?’ Ja, je kunt met Lean snel kosten besparen door waste te elimineren, maar zonder structurele veranderingen komt de waste gewoon terug. Wanneer dat gebeurt, zeggen mensen vaak: ‘Lean werkt misschien wel voor auto’s, maar niet voor ons.’ Objectief gesproken is Lean superieur aan traditionele methoden, maar alleen als het volledig en correct wordt toegepast. In onze opleidingen besteden we daarom ruim aandacht aan de onderscheidende kenmerken die op de lange termijn het verschil maken. Dat geldt niet alleen voor de Lean Green Belt en de Lean Black Belt, maar ook voor de Lean Six Sigma Green Belt en de Lean Six Sigma Black Belt. Is dan alleen de vraag Lean FTE reductie, hoeveel mensen kunnen we uitsparen. Om goed antwoord op deze vraag te geven moeten we wat dieper ingaan de materie.

Continu verbeteren of Lean FTE reductie?

Lean FTE reductie begint eerst met de vraag wat Lean is en hoe je Lean goed toepast. Voor een longread over wat Lean Management is kun je verder lezen HIER. Hoe pas je Lean goed toe? Het begint bij bepalen wat waarde toevoegt voor de klant. Vervolgens richt je de organisatie zo in dat de klant optimaal wordt bediend. Alles wat geen waarde voor de klant toevoegt, kan worden weggehaald. Zo verhoog je de klanttevredenheid tegen lagere kosten. Het doel is niet om mensen naar huis te sturen, maar om een cultuur van continu verbeteren te creëren. Deze cultuur zorgt voor meer kwaliteit voor de klant en helpt verspillingen in processen te elimineren. Niet overtuigd? Vraag jezelf af hoe vaak medewerkers in jouw organisatie wachten tot ze verder kunnen. Stel je voor dat je die wachttijd weghaalt en benut voor productverbetering. Dat is toch de moeite waard?

Green Belt of Black Belt?

Een veelgestelde vraag: is een Green Belt voldoende, of heb ik een Black Belt nodig? Een Green Belt leert enkelvoudige problemen op te lossen. Dit betekent dat een Green Belt processen afzonderlijk kan optimaliseren. Een Black Belt daarentegen pakt complexe, meervoudige problemen aan. En begrijpt hoe verschillende processen elkaar beïnvloeden. Daarnaast leert een Black Belt een cultuur van continu verbeteren te bevorderen, waarbij medewerkers actief meedenken. Een Black Belt kan bovendien Green Belts begeleiden. Is de vraag of het doel is voor een Green Belt of een Black Belt om mensen te reduceren in het kader van Lean FTE reductie. Hierop gaan we in een breder kader in, in de veelvoorkomende misverstanden. Meer lezen of de Green Belt of Black Belt beter bij je past kun je HIER. 

Veelvoorkomende misverstanden over Lean

Er zijn veel misverstanden over wat Lean wel en niet is. Hier zijn enkele veelvoorkomende misvattingen:

1. Lean gaat alleen over kostenbesparing

   Veel mensen denken dat Lean alleen bedoeld is om kosten te besparen door mensen te ontslaan. Dit is niet waar. Lean richt zich op het creëren van waarde voor de klant en het elimineren van verspilling, waarbij het verbeteren van de werkomstandigheden van medewerkers juist centraal staat.

2. Lean is alleen geschikt voor productiebedrijven

   Een ander misverstand is dat Lean alleen werkt in de auto-industrie of productieomgevingen. In werkelijkheid kan Lean in elke sector worden toegepast, van gezondheidszorg tot financiële dienstverlening. Het draait om het verbeteren van processen en het verhogen van klantwaarde, ongeacht de industrie.

3. Lean betekent sneller werken

   Lean gaat niet simpelweg over het versnellen van werkzaamheden. Het doel is om verspilling te verminderen en ervoor te zorgen dat medewerkers effectief en zonder onderbrekingen kunnen werken. Dit leidt tot een soepeler proces, maar het betekent niet dat medewerkers harder moeten werken.

4. Lean is een eenmalig project

   Lean is geen quick fix of een eenmalig project. Het is een voortdurende inspanning om processen te verbeteren en waarde toe te voegen voor de klant. Een succesvolle Lean-implementatie betekent dat continu verbeteren onderdeel wordt van de bedrijfscultuur.

Het zal je al duidelijk zijn dat het primaire doel van Lean niet is om mensen te besparen. Je wilt dat je de tijd creëert om de zaken op te pakken die nu blijven liggen. Of dat je tijd creëert om nieuwe dingen te doen. Kun je in plaats van 4 orders per dag afhandelen er 6 of 8 afhandelen. Dan is de vraag niet dat je de helft van de mensen op functie elders zet. Maar dat je meer klanten en orders binnenhaalt. Lean FTE reductie is dus geen doel op zich en wil zeggen dat je ergens iets hebt gemist.

Praktijkvoorbeelden van Lean

Om een beter beeld te geven van hoe Lean werkt, volgen hier enkele praktijkvoorbeelden van de toepassing van Lean bij klanten van 5ST3PS.

Voorbeeld 1: Lean in de gezondheidszorg

Een ziekenhuis besloot Lean toe te passen om de doorlooptijd van patiënten op de spoedeisende hulp te verkorten. Door processen te analyseren en verspillingen, zoals overbodige administratie en wachttijden, te elimineren, wisten ze de doorlooptijd met 30% te verminderen. Dit leidde tot hogere patiënttevredenheid en een efficiëntere inzet van personeel.

Voorbeeld 2: Lean in de financiële sector

Een bank paste Lean toe om de tijd die nodig was om een hypotheekaanvraag te verwerken te verkorten. Door processen te stroomlijnen en dubbel werk te elimineren, werd de doorlooptijd gehalveerd. Klanten ontvingen sneller duidelijkheid en de medewerkers ervoeren minder werkdruk.

Voorbeeld 3: Lean in de productie

Een fabrikant van elektronica ontdekte dat veel tijd verloren ging aan het zoeken naar gereedschap en materialen. Door Lean toe te passen en werkplekken beter te organiseren (5S-methode), wisten ze deze verspilling te elimineren. Dit zorgde voor een hogere productiviteit en minder frustratie bij medewerkers.

Bij 5ST3PS krijgen we soms ook de vraag of we door Lean kunnen bijdragen aan FTE reductie. We draaien dan de vraag om en gaan in op wat het echte probleem nu is. Het probleem is namelijk niet dat er teveel mensen rondlopen, het probleem is dat je niet genoeg werk voor ze hebt. Meer lezen over andere cases van 5ST3PS kun je HIER. 

Tips voor succesvolle Lean-implementatie

Als het doel is mensen te reduceren, moet je niet verbaasd zijn dat je daar niet de handen voor op elkaar krijgt. Wat zijn dan tips voor een succesvolle Lean implementatie?

1. Betrek medewerkers vanaf het begin: Medewerkers zijn degenen die het werk doen en het beste weten waar de verspillingen zitten. Door hen vanaf het begin te betrekken, zorg je voor draagvlak en waardevolle inzichten.
2. Begin klein: Probeer Lean eerst toe te passen op een klein, overzichtelijk proces. Dit maakt het makkelijker om succes te boeken en daarvan te leren voordat je het breder inzet.
3. Focus op klantwaarde: Bepaal duidelijk wat waardevol is voor de klant en richt je daarop. Verspillingen kunnen alleen effectief worden geëlimineerd als je weet wat wel en geen waarde toevoegt.
4. Creëer een cultuur van continu verbeteren: Lean is geen eenmalige verandering. Het is belangrijk om een cultuur te creëren waarin continu verbeteren de norm is en medewerkers worden gestimuleerd om actief verbeteringen aan te dragen.
5. Zorg voor leiderschap en ondersteuning: Voor een succesvolle Lean-implementatie is het cruciaal dat leiderschap betrokken is en ondersteuning biedt. Leiders moeten het goede voorbeeld geven en zorgen dat er middelen beschikbaar zijn voor verbeterinitiatieven.

Meer lezen over de faalfactoren voor het implementeren van Lean kun je HIER

Conclusie: Lean FTE reductie

Lean draait niet puur om kostenbesparing of FTE-reductie, maar om het creëren van meer waarde voor de klant door verspilling te elimineren. Hoewel het reduceren van kosten vaak een positief gevolg is van Lean, ligt de ware kracht in het opbouwen van een cultuur van continu verbeteren. Deze cultuur zorgt voor meer klanttevredenheid, betrokken medewerkers en efficiëntere processen. Door te focussen op klantwaarde en procesoptimalisatie, levert Lean voordelen op die verder gaan dan alleen financiële besparingen. Het vraagt om inzet, leiderschap en een lange termijn visie, maar de resultaten zijn de moeite waard: een soepel lopende organisatie waar iedereen bijdraagt aan blijvende verbetering.

Meer informatie

Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact op via info@5st3ps.nl of ons contactformulier.

Interesse om zelf te leren? We bieden opleidingen om zelf processen te verbeteren aan in zowel de klassikale variant als de voordelige elearning. Altijd met een voucher voor het erkende examen. Meer lezen over de mogelijkheden doe je HIER.