Alle blogsLean

Lean bord – Wat is het en hoe gebruik je het?

By 10 november 2020 november 17th, 2020 Geen Reacties
Lean bord

Een Lean bord biedt een eenvoudig overzicht van de werkzaamheden die nog gedaan moeten worden en afgeronde werkzaamheden. Tijdens dagelijkse stand-ups wordt de voortgang besproken aan de hand van het Lean bord. Dit heeft twee grote voordelen: transparantie en kortlopende opdrachten.

Hoe maak ik een Lean bord?

Je kan een Lean bord maken met hulp van een white board en post-its. Verdeel het white board in kolommen zoals op bovenstaande afbeelding. In de kolom ‘To do’ staan werkzaamheden die nog opgepakt moeten worden. ‘In progress’ wil zeggen dat je er mee bezig bent. Als je een taak hebt afgerond, lever je deze in bij een collega. De taak komt dan in de fase ‘Testing’. Een voorbeeld is een artikel dat ingeleverd wordt bij de eindredacteur. Een ander voorbeeld is een motor van een auto die getest wordt.

Bij een succesvolle test gaat de taak naar ‘Done’. Alle taken in deze kolom zijn succesvol getest en worden beschouwd als afgerond. Het kan ook zo zijn dat er uit de test nog wat verbeterpunten komen. Dat is niet erg; het is juist fijn dat je mogelijke kinderziektes direct er uit haalt. De betreffende taak gaat dan terug naar ‘In progress’ voordat het opnieuw getest kan worden.

Een online Lean bord

Het is ook mogelijk om een online Lean bord te maken. Je hebt dan geen white board of post-its nodig. Een online bord maken doe je eenvoudig met Trello. In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een Trello-bord.

Online Lean bord

Hoe gebruik ik het Lean bord?

Nu hebben we de post-its nodig om de werkzaamheden op het bord te zetten. Bepaal eerst wat je aan het einde van de maand af wil hebben, bijvoorbeeld een nieuw prototype van een auto. Vervolgens ga je deze taak opknippen in kleinere taken: een deur, een motor, stoelen, een stuur, enzovoort. Deze kleinere taken schrijf je op een post-it, één taak per post-it. Alle post-its gaan op het bord.

Dan is het tijd om het bord te bespreken met het team. Leg uit dat het doel is om over een maand een nieuw prototype auto klaar te hebben. Daarvoor zijn de taken op het bord nodig. Vraag aan het team hoe lang ze nodig hebben voor elke taak, bijvoorbeeld: één dag voor een deur, een week voor een motor, enzovoort. Vraag ook wie welke taak gaat oppakken. Noteer deze zaken op de desbetreffende post-its.

Dagelijkse stand-ups

Tijdens dagelijkse stand-ups wordt de voortgang van het Lean bord besproken. Voor teamleden is de stand-up het moment om aan te geven waar ze tegen aan lopen en wat ze nodig hebben om werkzaamheden af te ronden.

De voordelen van het Lean bord

Een Lean bord heeft twee grote voordelen: transparantie en kortlopende taken. Een bijkomend voordeel kan een versterkt teamgevoel zijn.

Transparantie

Een groot voordeel is transparantie: in één oogopslag is de voortgang zichtbaar. Je kan dus eenvoudig zien welke taken nog niet afgerond zijn. De stand-up is dan voor teamleden de gelegenheid om de voortgang te bespreken: loop je ergens tegen aan? Heb je hulp nodig? De stand-up en het Lean bord zijn hulpmiddelen om deze zaken bespreekbaar te maken.

Een versterkt teamgevoel

Het is de bedoeling dat alle werkzaamheden op het Lean bord afgerond zijn aan het einde van een gestelde termijn (één week, twee weken, een maand). Hiervoor zijn alle teamleden gezamenlijk verantwoordelijk. Als je een positieve sfeer hebt binnen het team, dan zal je zien dat teamleden elkaar willen helpen om alle taken af te ronden binnen de gestelde termijn. Het Lean bord is dan een handig hulpmiddel: als je ziet dat een collega nog niet alles af heeft, dan kan je jouw hulp aanbieden. Het geeft ook voldoening als je jouw eigen taak hebt afgerond en als de rest van het team dat ook heeft gedaan.

Kortlopende taken

Een ander groot voordeel is dat je een grote taak (het maken van een nieuw prototype auto) opknipt in kleinere taken. Dit zorgt voor kortere deadlines en voorkomt uitstelgedrag. Daarnaast zorgen kortlopende deadlines meer voldoening, omdat je meer taken afrondt. Lees meer over het belang van korte deadlines in dit artikel.

Daarnaast wordt elk onderdeel getest voor de deadline. Zo kunnen kleine verbeteringen aan een deur of motor direct verbeterd worden. Als je de auto alleen aan het eind van de maand test en hij werkt niet, waar ligt het dan aan? Werkt de motor niet? Werkt de uitlaat niet? Of is er een ander probleem? Als de onderdelen afzonderlijk getest zijn, zijn de kinderziektes er direct uit gehaald.

Mogelijke valkuilen

Als er geen positieve sfeer binnen het team heerst, dan is het zaak om de teamleden goed te coachen. Maak duidelijk dat het niet erg is als je ergens tegenaan loopt. Als je aangeeft waar je tegenaan loopt, dan kan je samen met het team deze belemmering wegnemen. Het ombuigen van de sfeer en het creëren van een teamgevoel is makkelijker gezegd dan gedaan. Dit is een proces wat tijd en geduld kost.

Let er ook op dat de taken niet te groot zijn. Het voordeel van een Lean bord is juist dat je regelmatig een taak afrondt. Als taken te groot zijn, dan blijven taken lang ‘in progress’ hangen. Vlak voor de deadline zal je dan zien dat de werkzaamheden afgeraffeld worden en opeens in ‘testing’ terecht komen. Dit is een bekend probleem en staat bekend als de Wet van Parkinson.

Lean opleiding

Wil je leren hoe je Lean succesvol invoert bij jouw organisatie? Volg dan een van onze Lean opleidingen. Tijdens onze opleidingen maken we gebruik van echte casussen en is er voldoende ruimte om jouw situatie in te brengen. Bovendien krijg je een internationaal erkend certificaat als je slaagt voor het examen!

Lean Green Belt

Lean Black Belt