Just-in-Time kort je af als JIT en kom je tegen als één van de twee pijlers van het Toyota Productie Systeem TPS. Wat je nu kent als Lean of Lean Management kun je terugvoeren op dit productiesysteem. Toyota timmerde na de Tweede Wereldoorlog aan de weg door op een andere manier de eigen processen te organiseren. Eji Toyoda was voor hen wat Henry Ford in de Verenigde Staten was.
In dit artikel lees je meer over wat JIT nu is. En hoe je het toepast. Hoewel ontstaan in de auto-industrie, zijn de principes van het TPS universeel toepasbaar. Ondertussen zie je dat TPS en Lean of Lean Manufacturing wat daarvan is afgeleid, overal in elke sector en elke industrie wordt toegepast.
Wat is Just-in-Time?
Je kunt just in time misschien wel het beste vertalen met ‘net op tijd’. Of kantje boord. Je krijgt wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt. Dus als je iets in elkaar zet, is het niet handig als alles wat je nodig gaat hebben er al staat. En wat al helemaal niet handig is, is als je moet zoeken, omdat alles er al staat.
In productie zul je dit logisch vinden. Maar ook als je administratief werk doet, schiet het voor je niet op als je een stapel werk hebt liggen. Of dat je van alles moet zoeken. Daarom zie je dat als je ook niet-productiegerichte processen JIT op deze manier organiseert, je veel meer tijd overhoudt.
Lean kun je namelijk ook uitstekend in dienstomgeving en serviceprocessen toepassen. Meer kun je trouwens lezen daarover in deze post.
Just-in-Time en Lean Management
Just-in-Time (JIT) is een van de kernprincipes binnen Lean. Het betekent dat materialen, onderdelen of informatie pas geleverd worden wanneer ze echt nodig zijn in het proces. Het doel is om voorraden te minimaliseren, doorlooptijden te verkorten en flexibiliteit te verhogen. Dit vereist een betrouwbare planning, goede communicatie en nauwe samenwerking met leveranciers.
JIT dwingt organisaties om verspilling in elke vorm te herkennen en te elimineren. Denk aan overproductie, wachttijd, transport en voorraad. JIT is meer dan logistiek. Het is een cultuur van afstemming en discipline. In de praktijk betekent het dat werk pas start als er een vraag is. Zo voorkom je onnodig werk, overbodige voorraad en stress.
Bijvoorbeeld in de zorg: medicijnen worden pas aangevuld als de voorraad onder een grens zakt. In productie: onderdelen komen pas aan op de werkplek als ze direct nodig zijn. In dienstverlening: documenten worden pas verwerkt als de klant erom vraagt. Organisaties die JIT goed toepassen, profiteren van lagere kosten, snellere processen en hogere klanttevredenheid.
Maar er zijn ook risico’s. Als er een verstoring optreedt, bijvoorbeeld in de toeleveringsketen, kan het hele proces stilvallen. Daarom vraagt JIT om robuuste systemen en continue verbetering. JIT is niet los verkrijgbaar. Het werkt alleen als de hele organisatie meedoet. Medewerkers moeten begrijpen waarom timing en precisie belangrijk zijn. En processen moeten helder en gestandaardiseerd zijn.
In combinatie met andere Lean-elementen zoals visueel management, standaard werk, en 5S, vormt Just-in-Time een krachtig systeem. Het brengt rust, overzicht en flow in het werk.
Just-in-Time leert ons dat eenvoud en timing vaak krachtiger zijn dan snelheid en drukte. Wie Lean wil begrijpen, moet JIT zien als meer dan een techniek. Het is een mindset van bewust werken.
Hoe organiseer je dat?
Het eerste wat je moet doen voor Just-in-Time is dat je jouw proces leert kennen. Dan maakt het niet uit of je in de rol zit van Lean Green Belt of Lean Black Belt. En dan niet hoog-over, maar echt op de waarde toevoeging. Als je bijvoorbeeld een verfcabine hebt, dan is de waarde uiteraard verven. Maar als degene in die cabine spullen moet klaarzetten, goedzetten, spullen uit een stapel moet halen, dan is dat op die plek geen toegevoegde waarde. Dat kun je namelijk er ook voor organiseren.
Of als een zorgmedewerker schaars is, dan kan die ook voordat die aan het werk kan van alles klaarzetten. Of zie je zo iemand opruimen? Of dat kun je ook op een andere manier organiseren. Verplaats je dan niet het probleem? Ja en nee. De waarde van een zorgmedewerker zit nu eenmaal niet in opruimen. En als de zorgmedewerker kritisch is op de waardetoevoeging, dan is de waarde ZORG leveren. En niet opruimen.
Waardetoevoeging en Just-in-Time
In Lean praten we over waardetoevoeging. Naast Just-in-Time. En dat is wat anders dan functies en wie doet wat. Zo’n gesprek in de zorg zie je dat die al snel uitdraait in Wie doet dat dan? Of over de verhouding primaire en ondersteunende medewerkers. Alleen is een functie op zichzelf niet interessant. Het gaat erom wat je dan doet. Als een zorgmedewerker 2 tot 3 uur per dag administratieve handelingen doet, ben je dan een zorgmedewerker? Een parttime administratief medewerker? Of is het onderdeel van jouw werk?
Administratief werk hoort erbij, maar als schaarste het probleem is, is de vraag of je dan 25%-35% van jouw tijd daaraan moet besteden. En door Lean te organiseren verhoog je de efficiency van jouw capaciteit.
Hoe breng je de waarde toevoeging in kaart?
Als je aan de slag gaat met Just-in-Time dan moet je kijken naar de waardetoevoeging. Met een Value Stream Map afgekort VSM breng je in kaart wat er gebeurt in de procesmatige verwerking van inputs tot een output. Doordat je de output koppelt aan wat kritisch is voor de klant, kun je de customer value add of CVA in kaart brengen. Al het overige is verspilling of MUDA. Wat noodzakelijk is minimaliseer je. Als het overige is waste en dat is simpel. dat haal je weg.
Meer lezen over hoe je jouw waardestroom in kaart brengt, kun je HIER
Hoe implementeer je Just-in-Time?
Als je hebt bepaald wat nu waarde is in elke stap, is de volgende stap dat je kijkt wanneer iemand een signaal krijgt om aan de slag te gaan. Dat is de essentie van Just-in-Time. En op dat moment moeten of de materialen of de informatie of beide klaar staan zodat je aan de slag kunt. Dit wil je op zo’n manier doen dat je liefst zonder woorden gelijk ziet wat je moet doen. En hoe. Visueel management of visual management gaat erover dat je nadenkt hoe je zonder na te denken weet wat je moet doen. Het beste voorbeeld is misschien wel een stoplicht.
Dan moet je uiteraard geen grote voorraden hebben liggen en klaarzetten wat je nu nodig hebt en niet wat je straks nodig hebt. Kanban management gebruik je om precies die tussen voorraad te bepalen die je nodig hebt. En dat vereist dan weer dat je de discipline opbrengt om zo te werken. Maar als je zo werkt, houd je tijd over voor andere dingen, zoals continu verbeteren. Lean is namelijk slimmer werken en niet harder.
Wil je zelf ook aan de slag met Just-in-Time? In onze opleidingen zowel klassikaal, als virtueel als in de elearnings leren we je hoe je deze principes toepast om jouw proces sneller, makkelijker, beter en goedkoper te maken.
