Alle blogsLean

Hoe organiseer je oudejaarsavond met Lean?

By 16 december 2019 juli 30th, 2020 2 Reacties
Oudejaarsavond organiseren met Lean

Voelt de maand december voor jou ook zo chaotisch aan? Geen zorgen, dat is best logisch door alle drukte. Gedurende deze maand is het makkelijk om jezelf kwijt te raken in alle dingen die nog moeten gebeuren rondom de feestdagen.

Je kent het bekende riedeltje wellicht wel. Oudejaarsavond! Gezellig met een kamer vol visite allemaal thuis achter de televisie met een fles champagne, oliebollen en appelflappen. Lachend over alle goede voornemens praten die dit jaar ongetwijfeld allemaal behaald zijn en wat je het komende jaar vast en zeker nog meer zult behalen! Moeder is trots op haar zelfgebakken oliebollen en vader heeft het vuurwerk al klaargezet in de gang. De kinderen feesten gezellig mee met hun kinderchampagne en wachten ijverig tot ze met hun sterretjes mogen zwaaien. Het afwachten is op de klok die aftelt tot het nieuwe jaar van start gaat.

Zie je de casus een beetje voor je? Dit is als alles met een beetje mazzel organisatorisch goed is verlopen. In de praktijk zien we ondanks alle gezelligheid echter ook dat de feestdagen wat stress met zich mee kunnen nemen. Om dit proces wat soepeler te laten verlopen geef ik je wat tips over hoe je naar oudejaarsavond toe kunt werken met Lean:

Visueel Management op je koelkast

Lean kanban thuis op de koelkastHet kan zijn dat je door alles wat nog moet gebeuren het overzicht snel verliest. In dat geval raad ik aan om alle taken op te hangen. Dit kost je hooguit papier, een pen, wat magneetjes, eventueel één of meerdere stiften en een beetje van je tijd om alles op te schrijven en op te hangen.

We hebben tegenwoordig allemaal wel een koelkast in huis. Met een beetje mazzel kan je daar magneetjes aan hangen en heb je in wezen binnen een paar minuten een coole, low-budget Kanban voor jezelf gemaakt. Wat helpt is om je Kanban te verdelen onder de categorieën: To do, Doing en Done. Daar kom je al een eind mee vooruit. Met de magneetjes hang je de papiertjes met taken op en kan je ze eenvoudig verschuiven van To Do naar Doing en van Doing naar Done. Een magneetbord of dergelijke zijn uiteraard ook bruikbaar als Kanban. Niet genoeg magneetjes? Traditioneel post-its gebruiken is ook nog steeds leuk! Als het maar visueel en overzichtelijk is!

Zelf kanban maken op koelkast

TIM WOOD zoveel mogelijk weghouden bij het feest

Geen zorgen. Tim mag nog steeds op het feest komen. Ik heb het specifiek over TIM WOOD, wat staat voor de 7 verspillingen die wij in Lean verstaan onder pure waste. Probeer deze waste zoveel mogelijk buiten je proces te houden, aangezien jij en je klanten kuch. Ik bedoel: …visite niets hebben aan deze verspillingen. Laten we de 7 verspillingen even behandelen, met een aantal tips om ze aan te pakken of te voorkomen. 

Transport

Waarschijnlijk zal je met spullen heen en weer moeten slepen. Oliebollen, vuurwerk, champagne, glaswerk, versieringen, noem maar op. Geen van de partijen heeft baat bij overbodig heen en weer slepen. Als tijdsgebrek een dingetje is in je organisatie, denk dan van te voren goed na waar je alles wilt hebben, zodat je niet veel extra tijd bezig bent met spullen verplaatsen. Dit kan de nodige irritaties voorkomen.

Inventory

We zijn snel geneigd om meer in huis te halen dan wat er geconsumeerd wordt. Op zich is dit ook logisch. Je wilt namelijk niet dat alle aanwezigen zonder drankjes en versnaperingen komen te zitten. Het wordt alleen wel vervelend voor je portemonnee als je veel in huis haalt en achteraf ook een hoop kan weggooien. Dit zie ik verrassend veel gebeuren met oliebollen. Het kan handig zijn om van te voren te informeren hoeveel mensen gebruik zullen willen maken van oliebollen of andere bederfelijke producten. Indien je je gasten een beetje kent, zal je wellicht een inschatting kunnen maken hoeveel er per persoon geconsumeerd zal worden. Zo niet, dan is communicatie met je gasten de sleutel.

Motion

Motion gaat om onnodige bewegingen. In tegenstelling tot Transport, gaat het hier niet zozeer om het verplaatsen van objecten, maar kan je dit meer zien als ongecoördineerd je taken uitvoeren. Wanneer je eerst de kast opent om een schaal uit de kast te pakken, de kast weer dicht doet, vervolgens oliebollen in de schaal legt en tot de ontdekking komt dat één schaal niet voldoende is, dan moet je vervolgens weer de kast open doen, nog een schaal pakken en weer de kast dichtdoen om de rest van de oliebollen daarin te doen. Je hebt nu eigenlijk vrijwel het dubbele werk gedaan dan wat je had kunnen doen. Uiteraard gaat het hier maar om een korte handeling, maar wanneer je dit soort Motion vaker verdeeld over de dag hebt, dan scheelt het je wellicht kostbare minuten tot een uur, afhankelijk van de taak, die je anders over hebt voor iets anders. Wees je dus bewust van de handelingen die je doet.

Waiting

Wachten is ook zeker een verspilling. Vooral als je merkt dat je aan het wachten bent tot iemand anders aanlevert wat jij nodig hebt om jouw deel van de organisatie aan te pakken. Wachttijd is een vorm van waste waar niemand zin in heeft tijdens de feestdagen. Hoewel het wachten in de supermarkt bij de kassa helaas overmacht is, kunnen we de wachttijd thuis wellicht wel aanpakken. Dit kan je doen door de taken onderling af te stemmen op tijd. Als de ene persoon oliebollen wilt bakken en dus moet wachten tot de ander met de boodschappen thuis komt, dan is het verstandig om ondertussen andere werkzaamheden aan te pakken, die onafhankelijk zijn van of de ene persoon thuis is met de boodschappen. Indien deze taken op tijd zijn afgestemd met elkaar kan het algehele proces redelijk soepel verlopen, zonder teveel op elkaar te hoeven wachten.

Overproducing

In dit geval komt Overproducing aardig overeen met onze Inventory kwestie. Als je teveel voorraad hebt of te veel eten hebt voorbereid, betekent dat dat we verspilling hebben in de vorm van restjes. Probeer dus af te stemmen hoeveel een persoon ongeveer consumeert of gebruikt. In dit geval gaat het nogmaals voornamelijk om bederfelijke aankopen of creaties.

Overprocessing

Ken je dat gevoel dat je heel veel moeite in iets steekt, maar dat er vervolgens eigenlijk geen aandacht aan wordt besteed? In dat geval gaat het om overprocessing. Je steekt er meer werk in dan eigenlijk nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. De perfectionisten onder ons, waaronder ikzelf, zijn maar al te bekend met blijven hangen op de kleine details. Belangrijk is om je aan je doelstelling te houden. Wanneer is de avond geslaagd en wat heb je daarvoor nodig? Hou die vragen in je achterhoofd. Als je een bepaalde handeling of product niet nodig hebt om je doelstelling te behalen, zet die dan op een zijspoor en concentreer je op wat je wel nodig hebt. Indien je tijd over hebt kan je altijd nog extra toevoegingen maken.

Defects

Onder deze categorie verstaan we fouten die hersteld moeten worden. Iemand heeft bijvoorbeeld een verkeerde aankoop gedaan en moet nu terug naar de winkel met het bonnetje en alsnog het juiste product kopen. Misschien heeft iemand per ongeluk glutenvrije oliebollen gemaakt in plaats van koolhydraatarme oliebollen. Ik zeg maar wat. Het gaat erom, er is een fout gemaakt en het gaat tijd en moeite kosten om dit te herstellen. De beste manier om fouten op te lossen, is door de fouten om te beginnen niet te maken. Wanneer de fout van buitenaf komt, dan is het wederom overmacht, maar je kan in ieder geval interne fouten voorkomen door je visuele management op orde te hebben. Zorg dat alles wat er staat voor iedere stakeholder duidelijk is. Indien je een handeling, die nog moet gebeuren, bent vergeten op te hangen, doe dit dan alsnog. Voorkom misverstanden en daardoor ook onnodige fouten.

Meer info

Hopelijk heb je iets aan deze tips. Bij twijfel, gewoon proberen. Wat extra structuur kan voor een hoop rust zorgen in het hoofd en in het huis. Vergeet niet om te blijven verbeteren. Ook 5ST3PS is nog lang niet uitgegroeid en wij hopen dat jij in 2020 met ons mee zal groeien.

Ik wens je namens het team van 5ST3PS alvast een fijne jaarwisseling en een voorspoedig 2020. Hopelijk zien we je volgend jaar bij een van onze opleidingen!

2 Reacties

  • site schreef:

    Howdy just wanted to give you a quick heads up. The text
    in your content seem to be running off the screen in Chrome.

    I’m not sure if this is a format issue or something
    to do with browser compatibility but I figured I’d post to
    let you know. The style and design look great though! Hope you
    get the problem solved soon. Cheers

Laat een reactie achter

Meld je aan voor de nieuwsbrief

Wil jij de eerste 20 modellen van het boek Modellen voor Agile werken ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Subscribe

*

indicates required

 

Voornaam

*

 

Achternaam

*

 

E-mailadres

*

 

Telefoonnummer

*