Hoe maak je een goede Project Charter

Zoals je je misschien nog herinnert, zei Joseph Juran dat elke verbetering begint met een project. Maar Hoe maak je een goede Project Charter? Samen met Deming en Crosby behoorde hij tot de 3 grote kwaliteitsgoeroes. De Project Charter is de basis voor projectmatig verbeteren. Hierin leg je vast wat je doet, wie je daarbij nodig hebt, wat je verbetert. En nog andere praktische zaken. In deze longread lees je over wat er allemaal in deze basis moet staan. En hoe je kunt checken of je niets vergeten bent.

Wat is een Project Charter?

Een Project Charter is een officieel document dat een project initieert en autoriseert. Het wordt vaak opgesteld door een projectmanager en goedgekeurd door de opdrachtgever of een stuurgroep. Dit document geeft duidelijkheid over de projectdoelstellingen, de reikwijdte en de verantwoordelijkheden van het team.

Een goed geschreven Project Charter helpt bij het beheren van verwachtingen en voorkomt misverstanden over de projectomvang en verantwoordelijkheden. Dit document is ook belangrijk voor risicobeheer, omdat het helpt om mogelijke problemen vooraf te identificeren en strategieën te ontwikkelen om deze aan te pakken.

Waarom is een Project Charter belangrijk?

Een Project Charter biedt verschillende voordelen:

• Duidelijkheid: Het geeft richting en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden hetzelfde begrip hebben van het project.
• Betrokkenheid van stakeholders: Het zorgt voor draagvlak en een formele goedkeuring van het project.
• Voorkomt scope creep: Door duidelijke grenzen te stellen, voorkom je dat het project gaandeweg wordt uitgebreid zonder controle.
• Effectief risicobeheer: Mogelijke risico’s worden in een vroeg stadium geïdentificeerd, wat helpt bij het ontwikkelen van een risicobeheersplan.

Een project zonder duidelijke charter kan leiden tot verwarring, miscommunicatie en uiteindelijk falen van het project. Daarom is het essentieel om voldoende tijd te investeren in het opstellen van een grondige Project Charter.

Belangrijke elementen

Een effectieve Project Charter bestaat uit meerdere onderdelen die samen een volledig beeld van het project geven. Hieronder vind je de belangrijkste elementen die je moet opnemen:

1. Projectdoelstellingen
   • Wat wil het project bereiken?
   • Doelen moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn (SMART).
2. Projectscope
   • Wat valt binnen en buiten het bereik van het project?
   • Dit helpt om scope creep te voorkomen.
3. Belangrijke stakeholders
   • Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?
   • Identificeer hun rollen en verantwoordelijkheden.
4. Risico’s en beperkingen
   • Welke potentiële risico’s kunnen het project beïnvloeden?
   • Welke beperkingen zijn er en hoe kunnen deze worden aangepakt?
5. Projectteam en middelen
   • Wie maakt deel uit van het projectteam?
   • Welke middelen en tools zijn beschikbaar?
6. Goedkeuring en handtekeningen
   • Wie moet het project goedkeuren?
   • Verzamel de benodigde handtekeningen voor autorisatie.

Een goed uitgewerkte Project Charter helpt bij het effectief beheren van tijd, middelen en risico’s, waardoor de kans op een succesvol project toeneemt.

Define als onderdeel van Hoe maak je een goede Project Charter

Projectmatig verbeteren doe je in Lean Six Sigma met de DMAIC. De DMAIC is een procesmatige verbeter methode die je herkent als waterval methode voor projectmatig werken. Stap voor stap ga je van het praktische probleem naar de praktische oplossing. De stappen zijn Define, Measure, Analyze, Improve en Control.

In de eerste fase definieer je letterlijk het probleem wat je wilt oplossen. Je kunt deze fase en de charter beschouwen als de overeenkomst voor jouw project. Deze overeenkomst sluit je met jouw champion. We vermijden liever het woord opdrachtgever, nu we als Green Belt of Black Belt de specialisten in verbeteren zijn. De champion heeft een probleem en met onze kennis helpen we om de grondoorzaken van het probleem weg te nemen.

Of als er nog geen probleem is en we gaan iets nieuws doen, dan leggen we vast wat we gaan maken. Dan hebben we het over DMADV en Design for Six Sigma.

Stappen voor het maken

Om een goede Project Charter op te stellen, volg je deze vijf stappen:

1. Definieer het project
   • Beschrijf het project, inclusief doelstellingen, scope en belanghebbenden.
2. Identificeer het projectteam
   • Bepaal de teamleden en hun verantwoordelijkheden.
3. Maak een implementatieplan
   • Stel een plan op met belangrijke mijlpalen en afhankelijkheden.
4. Identificeer potentiële problemen
   • Voorzie mogelijke obstakels en ontwikkel strategieën om deze aan te pakken.
5. Autoriseer het project
   • Zorg voor goedkeuring van stakeholders om het project te starten.

Waar moet je aan denken bij Hoe maak je een goede Project Charter?

Het begint met de vraag wie zijn jouw klanten? Wie zijn de klanten of afnemers van het proces en project resultaat? Heb je aan iedereen gedacht?

Als je hebt beantwoord wie jouw klanten zijn, is de volgende vraag wat je gaat verbeteren. Dit maken we concreet door een CTQ of Critical-to-Quality. Voor een goed voorbeeld van een CTQ en een template om die zelf te maken kun je verder lezen in onze longread.

Naast de klanten en de CTQ moet duidelijk worden wat het probleem is, of eigenlijk het symptoom van het probleem. Wist je het probleem, dan had je het al opgelost. Met 5 keer Waarom kun je vaak al beter het echte probleem onderscheiden van het symptoom.

Als je het probleem en de CTQ helder hebt en wie de afnemer van het resultaat is, kun je jouw project doel vaststellen. Tip is om concreet te zijn in wat succes is. Als je het hebt, over beter, sneller, goedkoper dan is dat niet heel erg concreet. Als iets 2 euro kost, dan is 1,99 goedkoper.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen

Hoewel een Project Charter een krachtig hulpmiddel is, worden er vaak fouten gemaakt bij het opstellen ervan. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze kunt vermijden:

1. Onduidelijke doelstellingen: Zorg ervoor dat de doelen SMART zijn en goed gecommuniceerd worden.
2. Te brede of te beperkte scope: Definieer duidelijk wat binnen en buiten het project valt.
3. Onvoldoende betrokkenheid van stakeholders: Betrek alle belanghebbenden vroeg in het proces om draagvlak te creëren.
4. Geen risicobeoordeling: Maak een overzicht van mogelijke risico’s en stel een beheersplan op.
5. Gebrek aan formele goedkeuring: Zorg ervoor dat alle belanghebbenden het document ondertekenen voordat het project start.

Hoe verbeter je de Project Charter?

Hoe maak je een goede Project Charter? En wil je je Project Charter naar een hoger niveau tillen? Hier zijn enkele tips:

• Gebruik visuele hulpmiddelen: Diagrammen en tabellen maken informatie overzichtelijker.
• Houd het bondig maar volledig: Vermijd onnodige details, maar zorg ervoor dat alle essentiële informatie aanwezig is.
• Update het document indien nodig: Pas het document aan wanneer de projectomstandigheden veranderen.
• Gebruik een sjabloon: Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.

Praktische zaken

Een Project Charter is het contract voor jouw project. Dus moet je duidelijk opschrijven wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie je allemaal betrekt en nodig hebt. Hoeveel tijd en geld je verwacht uit te geven. En wat je verwacht dat het project oplevert. Of je nog raakvlakken ziet met andere projecten. En de formele Go op jouw project.

Wat doe je als je de Go hebt?

Dan ga je zo snel mogelijk aan de slag door bijvoorbeeld de Value Stream Map te organiseren. Met de VSM krijg je een beeld van wat er werkelijk gebeurt in jouw proces en waar de verspillingen zitten. De VSM is één van de krachtigste tools in Lean. In elke opleiding van 5ST3PS leer je hoe je het maximale resultaat haalt uit de VSM. Een voorbeeld vind je hier.

Conclusie Hoe maak je een goede Project Charter

Een Project Charter is een onmisbaar document dat helpt bij het succesvol opstarten en uitvoeren van projecten. Door de belangrijkste elementen op te nemen en de juiste stappen te volgen, verhoog je de kans op een goed georganiseerd en succesvol project. Neem de tijd om een sterke Project Charter op te stellen en zorg ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten.

Wil je meer leren over projectmatig verbeteren? Bekijk dan onze Lean en Lean Six Sigma trainingen bij 5ST3PS, waar we je helpen met praktijkgerichte methodes voor succesvol projectbeheer.

Vooral aan de slag gaan en als je laagdrempelig wilt beginnen, raden we de elearning Lean Green Belt aan. En als je liever in de klas zit, de Lean Green Belt.