Hoe kies je jouw verbeterproject? Veel Green Belt en Black Belts willen wat ze geleerd hebben in de Lean of Lean Six Sigma opleiding toepassen maar hoe begin je? Of je nu Lean Green Belt, Lean Black Belt, Lean Six Sigma Green Belt of Lean Six Sigma Black Belt bent. Hierbij zie je dat veel projecten halverwege stil vallen. Dat is dan zonde, want dan heb je veel werk in jouw project gestopt en dan stopt het. Dat is een verspilling namelijk overprocessing en overproducing. Meer lezen over de 7 verspillingen kun je HIER
Dat is zonde. In deze blog ontdek je hoe je voorkomt dat een project strandt. Je leert valkuilen herkennen én krijgt praktische tips om je project succesvol af te ronden. Hoe verder? Met de volgende 10 praktische handvatten verhoog je de kans dat je jouw project wel afmaakt. En aan het eind lees je tips hoe je rode vlaggen herkent voor Hoe kies je jouw verbeterproject?
Kies het juiste project, maar met realisme
Veel blogs benadrukken het belang van een goed gekozen project. Dat is terecht, want een verkeerde start bepaalt vaak het einde. Toch gaat het niet alleen om het kiezen van een onderwerp dat interessant klinkt. Of waar jij persoonlijk energie van krijgt. Het gaat er vooral om dat je project haalbaar is binnen jouw context en dat het aansluit bij wat de organisatie nodig heeft.
Stel jezelf daarom kritische vragen voordat je begint:
Past dit project bij de strategische doelen van je organisatie?
Levert het zichtbaar resultaat op voor klanten, collega’s of management?
Is het haalbaar om binnen drie tot zes maanden concreet resultaat te laten zien?
Zijn de benodigde data, middelen en mensen beschikbaar om het project uit te voeren?
Een project dat hierop positief scoort, heeft een veel grotere kans om succesvol afgerond te worden. Te ambitieuze projecten lopen vaak stuk op tijdsdruk, gebrek aan draagvlak of simpelweg te veel complexiteit. Dat leidt tot frustratie bij jou én teleurstelling bij stakeholders.
Begin liever met een kleiner, goed afgebakend project dat haalbaar en concreet resultaat oplevert. Zo bouw je vertrouwen op. Laat je zien dat verbeteringen werken. En creëer je de ruimte om later grotere en complexere projecten aan te pakken.
Focus op laaghangend fruit om momentum op te bouwen
Hoe kies je jouw verbeterproject? In ieder geval niet door te ambitieus te zijn. Je ziet dat projecten heel vaak eigenlijk niet realistisch zijn. Of ervan uitgaan dat iedereen met je meewerkt en beschikbaar is. Maar ook al ben je een beginnende professional, je weet dat de werkelijkheid anders werkt. Maar wat moet je dan doen? Focus je zeker als je start met verbeteren op haalbare verbeteringen. Hoe bepaal je of een verbetering haalbaar is?
Gebruik de appelboom-techniek: begin met kleine, haalbare verbeteringen. Het idee is eenvoudig maar krachtig: stel je een appelboom voor. De laaghangende appels pluk je als eerste, want die zijn het makkelijkst bereikbaar. Zo werkt het ook met verbeterprojecten.
Hoe bepaal je een goed project om mee te starten?
Kies in het begin niet meteen het meest complexe, tijdrovende of politiek gevoelige probleem. Richt je op een quick win: een verbetering die snel resultaat oplevert en weinig middelen vraagt. Denk aan het verkorten van een wachtrij, het vereenvoudigen van een formulier of het verwijderen van een onnodige processtap.
Een kleine quick win heeft drie voordelen. Je ervaart zelf succes en motivatie om door te gaan. Ten tweede laat je aan je collega’s en management zien dat Lean Six Sigma werkt. En je creëert vertrouwen en draagvlak om later grotere, complexere projecten te starten.
Voorbeeld: verbeter één stap in een administratief proces door een dubbel ingevoerde handeling te verwijderen. Het resultaat zie je vaak direct terug in minder fouten of kortere doorlooptijd. Zo’n zichtbaar succes werkt als opstap naar uitdagendere verbeteringen. Dan heb je een mooie oefening en als je een heel proces pakt, dan zie je dat je meerdere stappen kunt verbeteren. En telt dat met de juiste scope op tot een verbeterproject voor certificeren.
Meer lezen over een hulpmiddel om de scope voor jouw proces te bepalen doe je HIER
Je hebt nu gelezen hoe je voor Hoe kies je jouw verbeterproject? Je je niet moet vertillen, maar ook niet iets kleins moet pakken. Een goed project is ambitieus, haalbaar, meetbaar en in drie tot zes maanden te doen. Verder moet de oplossing niet vantevoren vaststaan. En moet je echt wat verbeterd hebben. Als je een proces alleen versnelt, maar de kwaliteit blijft ondermaats, dan heb je niets verbeterd. Daarom is de business case van belang. Want de tijd die je besteedt aan het verbeterproject moet je wel terugverdienen. En verbeteren houdt in dat de kwaliteit verbetert. Wat betekent dit dan voor je?
Stel een duidelijke business case op
Een verbeterproject zonder heldere business case loopt vaak vast. Het gevaar is dat je enthousiast begint, maar onderweg draagvlak en richting verliest. Daarom is het cruciaal om vooraf duidelijke doelen en voordelen te formuleren.
Vraag jezelf af: wat willen we met dit project bereiken en hoe meten we dat? Zijn de baten te vertalen in tijdwinst, lagere kosten, minder fouten of een hogere klanttevredenheid? Hoe concreter de baten, hoe makkelijker je het project kunt verantwoorden. Een sterke business case gaat verder dan alleen een doelstelling op papier. Het laat zien waarom dit project belangrijk is voor de organisatie. Wat is de impact als het lukt? En wat gebeurt er als we niets doen? Dat contrast maakt urgentie zichtbaar.
Daarnaast helpt een business case om stakeholder buy-in te krijgen. Wanneer je managers en collega’s vanaf het begin meeneemt in de verwachte opbrengsten, vergroot je hun betrokkenheid. Zij zien dan niet alleen inspanning, maar vooral resultaat.
Voorbeeld: stel dat een proces per maand 200 fouten oplevert. Elke fout kost gemiddeld een uur herstelwerk. De business case kan zijn: “Met dit project willen we het aantal fouten halveren, wat 100 uur per maand bespaart.” Duidelijk, concreet en direct voelbaar in de praktijk.
Hoe kies je jouw verbeterproject: Betrek stakeholders vanaf de start
Een verbeterproject dat alleen door jou belangrijk wordt gevonden, heeft weinig kans van slagen. Zonder draagvlak blijft het vaak jouw persoonlijke missie, en dat maakt afronden lastig. Daarom is het essentieel om vanaf het begin stakeholders actief te betrekken. Stakeholders zijn niet alleen managers, maar ook de collega’s die dagelijks met het proces werken én de klanten die de uitkomst ervaren.
Als je hun perspectief meeneemt, herken je sneller de echte knelpunten. Dat maakt je project relevanter en overtuigender. Begin met het stellen van vragen:
Welke problemen ervaren collega’s in dit proces?
Wat kost het hen tijd, energie of frustratie?
Welke klachten of signalen hoor je van klanten?
Door die input serieus te nemen, laat je zien dat je project niet alleen jouw idee is. Maar een gezamenlijk gedragen initiatief. Dat vergroot de bereidheid om tijd te investeren, data te delen en mee te werken aan oplossingen.
Voorbeeld: stel dat jij een project start om wachttijden te verkorten. Als collega’s herkennen dat dit probleem ook hun werkdruk verlaagt, krijg je sneller steun. Klanten die sneller geholpen worden, versterken bovendien het draagvlak bij management.
Stakeholders vanaf de start meenemen levert dus meer dan alleen betrokkenheid. Het zorgt ervoor dat je project niet strandt, maar écht gedragen en afgerond wordt.
Meer lezen over hoe je de stakeholders in kaart brengt doe je HIER
Maak je proces zichtbaar – werk visueel
Een veelgemaakte fout bij verbeterprojecten is dat de voortgang onzichtbaar blijft. Je werkt hard, maar collega’s en management zien niet wat er gebeurt. Het gevolg: je verliest steun en urgentie. Door je proces visueel te maken, voorkom je dat. Dus focus je niet alleen op Hoe kies je jouw verbeterproject. Maar denk ook na Hoe verkoop je jouw verbeterproject. Hoe doe je dit zonder dat je dit teveel moeite kost? Korte antwoord Visualisatie. Naast jouw stakeholders betrekken en communiceren, communiceren en communiceren.
Visualisatie maakt je project concreet en tastbaar. Denk aan een verbeterbord, een digitaal dashboard of een eenvoudige One-Pager op de muur.
Lean six sigma voor het hoger onderwijs, noordhoff
Hierop laat je zien wat het probleem was, welke stappen je hebt genomen en welke resultaten je bereikt.
Het voordeel van visueel werken is dat iedereen in één oogopslag begrijpt waar je staat. Je hoeft geen dikke rapporten te schrijven of lange vergaderingen te plannen. Een goed ingericht bord vertelt het verhaal in vijf seconden.
Voorbeeld: een team werkte aan het terugbrengen van fouten in facturatie. Door elke week het aantal fouten zichtbaar op een grafiek te tonen, zag iedereen direct verbetering. Het gaf motivatie én druk om door te gaan.
Ook kun je visueel werken om collega’s actief te betrekken. Laat mensen zelf verbeterideeën op kaartjes schrijven en op het bord plakken. Zo maak je het proces niet alleen zichtbaar, maar ook interactief. Door je project zichtbaar te maken, bouw je vertrouwen en houd je energie vast. Het vergroot de kans dat je project niet halverwege stilvalt, maar echt tot een afgerond resultaat leidt.
Gebruik een bewezen methodiek (zoals DMAIC of A3)
Hoe kies je jouw verbeterproject is de start. Maar veel verbeterprojecten stranden omdat er geen duidelijke structuur is. Je begint enthousiast, maar gaandeweg raak je verstrikt in details of spring je te snel naar oplossingen. Een gestructureerde aanpak voorkomt dat en helpt je om gefocust te blijven.
Methodieken zoals DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) of het A3-model bieden precies dat houvast. Ze dwingen je om stap voor stap te werken en geen cruciale onderdelen over te slaan.
Bij DMAIC start je met een scherpe probleemdefinitie. Je meet vervolgens de huidige situatie, analyseert de oorzaken, verbetert met gerichte maatregelen en borgt tenslotte de resultaten. Het geeft je een helder pad van begin tot eind.
Het A3-model doet in feite hetzelfde, maar in compacte vorm. Op één A3-blad beschrijf je probleem, analyse, oplossingen en resultaten. Dat houdt het overzichtelijk en maakt het makkelijk om met collega’s te delen.
De kracht van deze methodieken zit in de discipline die ze brengen. Je voorkomt dat je project blijft hangen in de analysefase of verzandt in losse acties zonder samenhang. Bovendien maak je je voortgang aantoonbaar voor stakeholders.
Voorbeeld: een team wilde doorlooptijden verkorten. Met DMAIC ontdekten ze dat 40% van de vertraging veroorzaakt werd door dubbele controles. Door die te schrappen, realiseerden ze in korte tijd een flinke versnelling.
Een bewezen methodiek biedt dus niet alleen structuur, maar ook geloofwaardigheid. Het vergroot de kans dat je project niet alleen goed begint, maar ook succesvol eindigt. Hierbij moet je erop letten dat je geen stappen overslaat. Een bekende valkuil is om gelijk in oplossingen te denken. Als je het probleem niet helder hebt, loop je het risico dat je eigenlijk niets oplost.
Meer lezen over de DMAIC doe je HIER
Meer lezen over de A3 doe je HIER
Plan vaste momenten en bewaak je voortgang
Een verbeterproject vraagt niet alleen om een goede start, maar vooral om continuïteit. Veel projecten stranden omdat er geen regelmaat is ingebouwd. Men begint enthousiast, maar zonder vaste afspraken verdwijnt het project al snel naar de achtergrond. Daarom is het belangrijk om vanaf de start vaste momenten in te plannen. Zet bijvoorbeeld wekelijks een half uur in je agenda om de voortgang te bespreken of resultaten bij te werken. Dit kan in een teamoverleg, maar ook in een kort dag- of weekstartmoment. Het gaat erom dat je ritme creëert.
Discipline in de planning voorkomt dat je verbeterproject verdrinkt in de waan van de dag. Juist kleine, herhaalde stappen zorgen ervoor dat je gestaag vooruitgaat. Bovendien kun je zo sneller bijsturen als iets niet werkt. Het helpt ook om duidelijke mijlpalen te definiëren: wat moet er na één maand af zijn, wat na drie maanden? Dat maakt het eenvoudiger om successen te vieren en jezelf of het team gemotiveerd te houden.
Voorbeeld: een Green Belt-team plande elke twee weken een korte review met hun sponsor. Dat zorgde voor commitment van het management én maakte duidelijk welke obstakels direct opgelost moesten worden. Dankzij die regelmaat bleef het project op koers en werd het daadwerkelijk afgerond.
Door vaste momenten in te bouwen, maak je van verbeteren een gewoonte in plaats van een losse actie. Zo vergroot je de kans dat je project niet alleen doorgaat, maar ook succesvol eindigt. Je hebt nu flink wat handvatten gekregen voor Hoe kies je jouw verbeterproject. En vooral hoe zorg je ervoor dat je jouw verbeterproject afmaakt. Maar we zijn er nog niet. Wat komt er nog meer bij kijken? Dat lees je zometeen.
Begin klein, leer snel, bouw verder
Veel verbeterprojecten mislukken omdat men in één keer te groot wil starten. Het klinkt aantrekkelijk om direct een omvangrijk proces volledig te herontwerpen, maar in de praktijk levert dat vaak vertraging, weerstand en teleurstelling op. De kracht zit juist in klein beginnen. Start met een beperkt project of zelfs een deelproces. Door klein te beginnen, maak je het overzichtelijk en houd je de kans op succes groot. Bovendien verklein je het risico dat je vastloopt in complexe afhankelijkheden.
Wanneer je klein begint, kun je ook sneller leren. Je ziet vrijwel direct welk effect een verandering heeft, wat goed werkt en wat niet. Dat maakt het eenvoudiger om bij te sturen en vergroot je leerervaring. Gebruik die eerste ervaringen om verder te bouwen. Een quick win kan dienen als bewijs dat verbeteren werkt. Dat creëert vertrouwen bij collega’s en management. Het wordt dan eenvoudiger om meer middelen en steun te krijgen voor grotere verbeterprojecten.
Voorbeeld: een team begon niet met de volledige orderflow, maar met één stap: het verkorten van de interne goedkeuringsprocedure. Binnen enkele weken zagen ze dat de doorlooptijd merkbaar daalde. Met dat succes op zak kregen ze groen licht om de rest van het proces aan te pakken.
Door klein te beginnen, snel te leren en vervolgens verder te bouwen, maak je verbeteren duurzaam en haalbaar. Het zorgt ervoor dat je project niet alleen van de grond komt, maar ook de basis legt voor grotere successen.
Voorbeelden lezen van projecten die we zelf hebben uitgevoerd? Lees de voorbeelden HIER
Borg je resultaten goed
Hoe kies je jouw verbeterproject is dat je nadenkt over de start en hoe je eindigt. Borg je resultaten goed en daarover denk je aan de start na. Waarmee moet je dan rekening houden? En wat betekent dit voor je? Dat lees je hier maar eerst nog wat context.
Een van de grootste valkuilen bij verbeterprojecten is dat behaalde resultaten na verloop van tijd verdwijnen. Het team rondt het project af, viert succes, maar maanden later sluipen oude gewoontes terug. Daarmee verdwijnt de winst die je hebt opgebouwd. Om dit te voorkomen is borgen essentieel. Borging betekent dat je de verbetering vastlegt in processen, werkinstructies of systemen, zodat terugval onmogelijk of in ieder geval lastig wordt. Denk aan het aanpassen van standaard werkinstructies, het automatiseren van controles of het opnemen van nieuwe stappen in software.
Daarnaast helpt het om resultaten zichtbaar te houden. Gebruik bijvoorbeeld dashboards of KPI-rapportages waarin de verbeterde prestaties wekelijks worden gemonitord. Als de prestaties weer terugvallen, zie je dit direct en kun je bijsturen. Een andere manier om borging te versterken is door eigenaarschap toe te wijzen. Maak één persoon of team verantwoordelijk voor het bewaken van de verbeteringen. Zo blijft het niet iets van ‘het projectteam’, maar wordt het onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Voorbeeld: een organisatie verminderde fouten in facturatie met 50%. Om dit blijvend te maken, paste men de facturatie-instructies aan, trainde alle medewerkers én werd maandelijks een foutenanalyse besproken in het teamoverleg. Zo bleef de verbetering verankerd in de organisatie.
Door je resultaten goed te borgen, zorg je ervoor dat het werk van vandaag ook morgen effect heeft. Het maakt je verbeterproject duurzaam en voorkomt dat waardevolle inspanningen verloren gaan.
Conclusie hoe kies je jouw verbeterproject
Verbeterprojecten beginnen vaak vol energie, maar eindigen helaas te vaak halverwege. Door realistisch te kiezen, klein te starten, structuur te gebruiken en stakeholders actief te betrekken, vergroot je de kans dat jouw project ook echt wordt afgerond. Succes zit niet alleen in het starten, maar vooral in het vasthouden van ritme, zichtbaarheid en borging.
Wil je zeker weten dat jouw verbeterproject tot een tastbaar resultaat leidt? Bij 5ST3PS begeleiden we je stap voor stap met onze praktijkcertificering. Daarmee leer je niet alleen de theorie, maar pas je die direct toe in jouw eigen werkomgeving. Onder begeleiding van ervaren Master Black Belts krijg je feedback, structuur en ondersteuning om je project succesvol af te ronden én blijvend resultaat te boeken.
