Het studentensyndroom en de Wet van Parkinson verklaren waarom buffers inbouwen in projecten geen zin hebben. Buffers creëren schijnzekerheid. De werkelijkheid is dat de buffers al bij voorbaat verbruikt worden. Daarom is werken in korte tijdsintervallen veel en veel effectiever en efficiënter. In dit artikel lees je ook hoe je het studentensyndroom kunt voorkomen in jouw organisatie.

Het studentensyndroom

Het studentensyndroom houdt in dat je pas aan een taak begint als de deadline in zicht komt. Waarschijnlijk heb je zelf ook wel eens iets uitgesteld, omdat je er geen zin in had en de deadline pas over een maand was. Als de deadline uiteindelijk in zicht komt, werk je er de laatste paar dagen hard aan en raffel je het af. Je krijgt dan feedback en je verbetert de eerste versie.

Hoe voorkom je uitstelgedrag?

Hoe zorg je er nou voor dat jouw medewerkers zaken niet gaan afraffelen? De truc is om geen deadlines van langer dan een maand te stellen. Een dergelijke deadline is dusdanig ver weg dat de deadline geen prioriteit krijgt. Ander werk krijgt dus voorrang en zo krijg je uitstelgedrag. Maar hoe kan je een kortere deadline stellen als er meer dan een maand nodig is om het werk af te krijgen?

Dit zal ik illustreren aan de hand van een voorbeeld. Stel dat je drie maanden de tijd nodig hebt om een nieuwe auto te maken. Ik zou tegen het team kunnen zeggen dat de auto over drie maanden af moet zijn. Je zult dan echter zien dat er in de laatste week allerlei zaken worden afgeraffeld die niet volledig zijn getest.

Een betere aanpak zou zijn om te zeggen dat het frame na drie weken af moet zijn. En de deuren twee weken later, en de wielen weer twee weken later, enzovoort. Op deze manier werkt het team met korte deadlines terwijl wel duidelijk is waar ze de komende drie maanden aan werken. Ook kan je elke twee/drie weken een onderdeel van de auto testen. Zo weet je zeker dat je na drie maanden een werkende auto hebt.

De wet van Parkinson

De wet van Parkinson is gerelateerd aan het studentensyndroom. De wet van Parkinson gaat over het inbouwen van buffers. Als jouw manager aan jou vraagt hoe lang je nodig hebt om een product te maken, dan bouw je een buffer in. De buffer dient om in te kunnen spelen op onvoorziene zaken en om jezelf wat lucht te geven. Dit is heel logisch gedrag. Maar als de directeur aan jouw manager vraagt wanneer het product klaar zal zijn, zal ook de manager weer buffers inbouwen.

Nu denk je: waarom is dit erg? Als ik het product af heb voor de deadline, is iedereen blij. De wet van Parkinson stelt echter dat je de tijd die je hebt ook gebruikt, ook al heb je niet alle tijd nodig. Met andere woorden: stel jij hebt 8 dagen nodig om een product te maken. Je bouwt een buffer in van één dag richting jouw manager dus de deadline is over 9 werkdagen. Hoewel je de extra dag niet nodig hebt, zal je deze toch gebruiken om aan het project te werken. Ga maar eens bij jezelf na: hoe vaak heb jij een project één dag voor de deadline opgeleverd?

Reële inschattingen maken

Een manier om deze onnodige buffers te voorkomen, is het werken met Scrum poker. Bij Scrum maken de ontwikkelteams zelf een inschatting van hoe veel werk iets gaat kosten. Scrum poker kan daarbij helpen om een reële inschatting van de hoeveelheid werk te maken. Er zijn verschillende varianten van Scrum poker te vinden. Ik zal er een kort uitleggen.

Bij het maken van een nieuw product wordt het ontwikkelteam gevraagd hoe lang het gaat duren om het product te maken. Het maken van het product wordt uitgesplitst in taken of actiepunten. Vervolgens krijgt elk lid van het team de kaarten 1, 2, 3, 4 en 5 (of XS t/m XL of een andere variant). Bij elk actiepunt moeten alle tegelijkertijd medewerkers een kaart in de lucht steken als inschatting van hoeveel werk het is. Een 1 betekent dat het een peuleschil is en binnen 2 minuten af is. Een 5 betekent dat je het nog nooit hebt gedaan en dat je er waarschijnlijk een dag aan kwijt bent.

Door middel van Scrum poker kan je betere inschattingen van het werk maken, omdat meerdere mensen de inschatting maken. Iets dat jij nog nooit gedaan hebt, heeft een collega misschien al 100 keer gedaan. Die kan jou daar dus bij helpen. Bovendien hoef je geen buffers meer in te bouwen als je op deze manier werkt. Je kunt Scrum poker zelf gemakkelijk en gratis online proberen op deze website.

Iteratief werken met Scrum

Scrum is een methode waar met korte deadlines gewerkt wordt. Het voorbeeld van de auto en Scrum poker illustreren de werking van Scrum. Ontwikkelteams krijgen zelf verantwoordelijkheid en leveren elke paar weken (een deel van) een product op. Deze manier van werken is bewezen effectief. Bovendien maakt dit het leuker voor zowel het ontwikkelteam als voor de managers. Wil jij ook met Scrum werken? Kijk dan eens naar onze Agile en Scrum opleidingen.