Met cursisten van 5ST3PS hebben we deze week de Gemba walk gedaan. Dit is letterlijk vertaald een wandeling over de werkvloer. Het is goed om deze wandeling te doen voordat je gaat verbeteren. Je leert hoe het proces er uit ziet en krijgt in zekere zin een nulmeting. Nu de Gemba walk geen bezoek is aan de kinderboerderij, moet je wel een doel hebben anders dan kijken wat er te halen valt. Focus op het proces en niet de mensen en begrijpen waarom men doet wat men doet. Om te voorkomen dat een Gemba walk een veredelde excursie wordt, gebruik je de volgende 5 stappen bij de wandeling:

1. Bepaal jouw doel
2. Focus op het proces en niet op de mensen
3. Observeer het gehele proces
4. Kijk waar welke waarde wordt toegevoegd
5. Praat met de mensen, vraag ‘waarom?’ en toon respect

Bepaal jouw doel

Dit is een belangrijke stap en voorkomt dat je maar een beetje rondloopt en rondkijkt op de werkvloer. Ben je nieuw in de organisatie? Dan kan een doel zijn om inzicht te krijgen in het proces en de verschillende stappen die doorlopen worden. Kom je al regelmatig op de werkvloer? Dan wil je misschien wat gedetailleerder inzicht krijgen in de verschillende processtappen. Of misschien wil je weten tegen wat voor problemen medewerkers soms aan lopen. Dan kan je later aan de slag om deze problemen samen met de werknemers op te lossen.

Er zijn meerdere doelen denkbaar. Het belangrijkste van deze stap is dat je er over na hebt gedacht waarom je de Gemba walk doet. Anders wordt de wandeling gewoon een halfjaarlijks bezoekje van de manager.

Focus op het proces en niet op de mensen

Dat wil niet zeggen dat mensen niet belangrijk zijn. Vooral als je nieuw bent in de organisatie is het belangrijk om kennis te maken met iedereen. Maar dit is niet per se waar de Gemba walk voor bedoeld is. Je hebt de Gemba walk niet nodig om jezelf aan alle medewerkers voor te stellen en met iedereen een praatje te maken. Natuurlijk mag je tijdens de Gemba walk wel eens over koetjes en kalfjes praten, maar focus je wel op het proces.

De reden dat je op het proces moet focussen, is omdat je inzicht in het proces wilt krijgen. Dit helpt je om later het proces te verbeteren samen met de medewerkers. Een andere reden is dat je aan de medewerkers laat zien dat je betrokken bent bij het werk wat ze doen. Je toont interesse door medewerkers te vragen wat ze doen, waarom ze het doen en hoe ze het doen. Op deze manier laat je zien dat je als manager niet alleen bezig bent met cijfers en winst, maar ook met wat er op de werkvloer gebeurt.

Observeer het gehele proces

“Nee, daar hoeven we niet naar toe, die afdeling is niet zo interessant.” Als je tijdens de Gemba walk zoiets hoort, wil je er juist naartoe. Misschien kom je er wel achter dat die afdeling een rommel is of grote achterstanden heeft. Je wilt dit niet weten om de medewerkers uit te foeteren, maar je wilt het probleem dan samen met ze verhelpen. Het is een natuurlijke reflex van medewerkers om problemen weg te moffelen, maar we willen ze juist wel zien. Dan kunnen we samen de problemen wegnemen en het proces verbeteren.

De crux is hier dat je het gehele proces moet doorlopen. Sla geen stappen in het proces over. Als je later gaat verbeteren, moet je ook het gehele proces doorlopen. Je hebt er dus echt baat bij om elke processtap te doorlopen en aan de medewerkers te vragen wat ze doen. De enige uitzondering op deze regel kan veiligheid zijn. Als er bijvoorbeeld een ruimte is met veel straling, dan kan ik me voorstellen dat je niet zomaar deze ruimte kan betreden. Maar deze uitzondering bevestigt alleen maar de regel.

Kijk waar welke waarde wordt toegevoegd

Bij elke processtap die je doorloopt, moet je je afvragen wat de mensen doen. Met andere woorden: hoe voegen de medewerkers waarde toe voor de klant? Dit kan heel simpel zijn. In een autofabriek worden verschillende onderdelen in elkaar gezet. Je ziet dan relatief snel dat de ene medewerker een deur maakt en de andere het stuur, enzovoort. Maar bij sommige afdelingen is het iets ingewikkelder. Een afdeling die roosters maakt of facturen verstuurt, voegt ook waarde toe. Maar dit is vooral waarde voor de eigen organisatie.

Praat met de mensen, vraag ‘waarom?’ en toon respect

Praat met de medewerkers. Zo kom je er achter wat ze doen en welke stappen in het proces worden gezet. Als je ziet dat ze tegen problemen aanlopen, vraag dan ‘waarom?’. Hiermee bedoelen we dat je vraagt waarom het probleem optreedt. Maak hiervan een (mentale) notitie. Als je later aan de slag gaat om het proces te optimaliseren, willen we dit soort problemen oplossen.

Toon respect is hier aan gerelateerd. Als je ziet er problemen optreden, wordt dan niet boos op de medewerkers. De fout ligt namelijk niet bij de medewerker. Waarschijnlijk zit er een fout in het proces waardoor er een probleem optreedt. Als in een autofabriek alle medewerkers het gereedschap maar laten rondslingeren, dan moeten de medewerkers steeds weer zoeken naar het gereedschap dat ze nodig hebben. In dit geval worden we niet boos op de medewerkers, maar gaan we faciliteren dat elk gereedschap een logische plek krijgt. Dit doen we met hulp van de 5S methode en we gebruiken ook visueel management.

Onthoud dus dat de fout niet bij de medewerkers ligt, maar bij het proces. In bovenstaand voorbeeld van de rommelige autofabriek kan je nieuwe medewerkers aannemen, maar dat zal het probleem niet verhelpen. Als je daarentegen met visueel management en shadow boards gaat werken, dan zal je verbetering zien optreden.

Verder lezen

Als je dit artikel interessant vond, dan zijn onderstaande artikelen misschien ook interessant voor je:

• 5S methode
• Visueel management – hoe werkt het?
• Lean filosofie – stel de werkvloer en de klant centraal