Veel processen hebben te maken met verspillingen. Deze verspillingen kunnen gevolgen hebben voor je bedrijf zoals klantverlies of geldkwesties. Verspillingen zijn er in veel verschillende vormen. Met de Lean methode leer je hoe je de 7 verspillingen kan herkennen en tevens ook hoe je deze verspillingen wegneemt.
Muda, Mura en Muri: verspillingen herkennen en verminderen
Wie verspilling uit een proces wil halen, moet eerst begrijpen waar die verspilling ontstaat en welke vorm zij aanneemt. Een arts opereert immers ook niet voordat duidelijk is waar het probleem zit. Hetzelfde geldt voor procesverbetering: eerst observeren en analyseren, daarna ingrijpen.
Binnen Lean wordt onderscheid gemaakt tussen Muda, Mura en Muri:
-
Muda: activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant;
-
Mura: ongelijkheid of variatie in de werkstroom;
-
Muri: overbelasting van mensen, machines of systemen.
Deze begrippen hangen met elkaar samen. Ongelijkheid in het proces kan bijvoorbeeld leiden tot overbelasting, terwijl overbelasting weer fouten, wachttijden en andere vormen van verspilling kan veroorzaken.
Muda Type I: niet-waardetoevoegend, maar voorlopig noodzakelijk
Muda Type I bestaat uit activiteiten die geen directe waarde toevoegen voor de klant, maar die onder de huidige omstandigheden wel noodzakelijk zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
-
wettelijk verplichte registraties;
-
controles die vanwege regelgeving nodig zijn;
-
administratieve handelingen die nog niet kunnen worden vermeden;
-
noodzakelijke veiligheidsmaatregelen.
Het doel is niet om deze activiteiten zonder meer te verwijderen. Onderzoek eerst waarom ze nodig zijn en of ze eenvoudiger, sneller of slimmer kunnen worden uitgevoerd.
Een verplicht formulier kun je bijvoorbeeld niet altijd afschaffen, maar misschien wel vereenvoudigen, digitaliseren of automatisch laten vullen.
Muda Type II: verspilling die geen waarde toevoegt
Muda Type II bestaat uit activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant én niet noodzakelijk zijn voor het proces. Dit is de verspilling die je zoveel mogelijk wilt voorkomen of verwijderen.
Binnen Lean wordt traditioneel gesproken over zeven vormen van verspilling. Tegenwoordig wordt daar vaak een achtste vorm aan toegevoegd: het onvoldoende benutten van kennis en talent.
Een veelgebruikte geheugensteun is TIMWOOD(S).
1. Transport
Onnodige verplaatsing van producten, materialen, documenten of informatie.
Denk bijvoorbeeld aan een dossier dat meerdere keren tussen afdelingen wordt doorgestuurd of een product dat onnodig van de ene opslaglocatie naar de andere wordt vervoerd.
2. Inventory – voorraad
Meer voorraad aanhouden dan nodig is voor het actuele proces of de klantvraag.
Voorraad kost ruimte en geld en kan bovendien problemen verbergen. Een grote tussenvoorraad kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat lange wachttijden of een instabiel proces minder snel zichtbaar worden.
3. Motion – beweging
Onnodige beweging van mensen tijdens het uitvoeren van hun werk.
Denk aan veelvuldig lopen om gereedschap te halen, zoeken naar informatie of onnodige muisklikken in een softwaresysteem.
4. Waiting – wachten
Tijd waarin mensen, producten of informatie wachten voordat de volgende processtap kan beginnen.
Voorbeelden zijn wachten op een goedkeuring, een systeem, een collega, materiaal of informatie.
Juist wachttijd vormt in veel processen een groot deel van de totale doorlooptijd.
5. Overproduction – overproductie
Meer of eerder produceren dan de klant of volgende processtap nodig heeft.
Overproductie kan nieuwe verspillingen veroorzaken, bijvoorbeeld extra voorraad, opslag, transport en administratie.
6. Overprocessing – overbewerking
Meer werk uitvoeren dan noodzakelijk is om te voldoen aan de klantvraag.
Dat kan bijvoorbeeld ontstaan door dubbele controles, onnodige rapportages, gegevens meerdere keren invoeren of een proces onnodig ingewikkeld maken.
7. Defects – fouten en herstelwerk
Fouten leiden vaak tot correcties, herhaling van werkzaamheden, extra controles, vertraging of afkeur.
Dat geldt niet alleen voor productie. Ook een verkeerd ingevoerd klantadres, een foutieve factuur of ontbrekende informatie in een aanvraag veroorzaakt herstelwerk.
8. Skills – onbenut talent
De achtste verspilling gaat niet over medewerkers die onvoldoende vaardigheden hebben. Het gaat juist om kennis, ervaring, creativiteit en talent die binnen de organisatie onvoldoende worden benut.
Medewerkers die dagelijks met een proces werken, zien vaak problemen en verbetermogelijkheden die op managementniveau minder zichtbaar zijn. Wanneer hun kennis niet wordt gevraagd of benut, gaat verbeterpotentieel verloren.
Wat is Mura?
Mura betekent ongelijkheid of onregelmatigheid in het proces.
Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin de ene medewerker voortdurend een grote werkvoorraad heeft, terwijl een collega regelmatig moet wachten op nieuw werk.
Ook sterk wisselende klantvraag, grote pieken in de planning of een ongelijke verdeling van werkzaamheden kunnen Mura veroorzaken.
Mura kan vervolgens weer andere problemen veroorzaken, zoals wachttijden, voorraden en overbelasting.
Wat is Muri?
Muri betekent overbelasting.
Wanneer mensen, machines of systemen structureel meer moeten verwerken dan waarvoor zij zijn ingericht, neemt de kans op fouten, storingen, vertraging en uitval toe.
Een machine die voortdurend boven zijn normale capaciteit draait kan eerder defect raken. Een medewerker die structureel een onrealistische hoeveelheid werk moet verwerken kan fouten gaan maken of uitvallen.
Muri ontstaat vaak door een combinatie van een hoge belasting en onvoldoende balans in het proces.
Hoe herken je verspilling in het totale proces?
Het herkennen van afzonderlijke verspillingen is nuttig, maar geeft nog niet altijd inzicht in waarom ze ontstaan.
Daarom is het belangrijk om naar de volledige processtroom te kijken.
Wil je zien waar wachttijden, voorraden, overdrachten en andere vormen van verspilling in samenhang ontstaan? Gebruik dan Value Stream Mapping (VSM).
Met een VSM breng je niet alleen de afzonderlijke processtappen in kaart, maar ook onder andere:
-
bewerkingstijden;
-
wachttijden;
-
tussenvoorraden;
-
overdrachtsmomenten;
-
informatiestromen;
-
klantvraag.
Daardoor kun je beter beoordelen of een probleem lokaal ontstaat of het gevolg is van de inrichting van de gehele waardestroom.
Hoe verminder je Muda Type I?
Muda Type I kun je niet altijd volledig verwijderen. Onderzoek daarom eerst waarom de activiteit noodzakelijk is.
Stel vervolgens bijvoorbeeld deze vragen:
-
Is deze activiteit werkelijk verplicht of doen we dit vooral omdat we het altijd zo hebben gedaan?
-
Kan de activiteit eenvoudiger worden uitgevoerd?
-
Kan informatie automatisch worden overgenomen?
-
Kunnen controles of registraties worden gecombineerd?
-
Kunnen we de benodigde tijd of inspanning verminderen?
Het doel is om noodzakelijke niet-waardetoevoegende activiteiten zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
Hoe verminder je Muda Type II?
Muda Type II wil je in principe zoveel mogelijk voorkomen of verwijderen. Maar ook hier geldt: schrap niet zomaar een processtap omdat deze op het eerste gezicht geen waarde lijkt toe te voegen.
Onderzoek eerst:
-
waarom de stap bestaat;
-
welk probleem ermee wordt voorkomen;
-
wat er gebeurt wanneer je de stap verwijdert;
-
of de verspilling misschien door een eerdere processtap wordt veroorzaakt.
Een Value Stream Map helpt om die relaties zichtbaar te maken.
Daarna kun je verbetermaatregelen ontwerpen, testen en pas na verificatie definitief invoeren.
Hoe pak je Mura en Muri aan?
Bij Mura en Muri ligt de oplossing vaak niet in het simpelweg verwijderen van een activiteit. Het gaat vooral om het beter balanceren en organiseren van de werkstroom.
Onderzoek bijvoorbeeld:
-
waar structurele pieken ontstaan;
-
hoe werk over medewerkers of machines wordt verdeeld;
-
waar buffers of wachtrijen ontstaan;
-
of planning aansluit op de werkelijke capaciteit;
-
welke processtap het tempo van de totale waardestroom bepaalt.
Door de werkbelasting beter in balans te brengen, kun je zowel ongelijkheid als overbelasting verminderen.
Van verspilling herkennen naar procesverbetering
Het herkennen van Muda, Mura en Muri is geen doel op zichzelf. De werkelijke vraag is:
waardoor ontstaat deze verspilling en welke verandering verbetert de totale waardestroom?
Daarom kijkt Lean niet alleen naar afzonderlijke werkzaamheden, maar naar het complete proces van klantvraag tot levering.
Een lokale verbetering is namelijk niet automatisch een verbetering van het geheel. Een afdeling kan bijvoorbeeld sneller gaan werken en daardoor juist een grotere voorraad of wachtrij veroorzaken bij de volgende processtap.
Begin daarom met het zichtbaar maken van de gehele waardestroom, bepaal waar de belangrijkste belemmeringen zitten en verbeter vervolgens gericht.
Verder lezen
Wil je verder verdiepen in Lean en het verminderen van verspilling? Lees dan ook:
Wil je leren hoe je processen systematisch analyseert en verbetert? Binnen de opleidingen van 5ST3PS worden Lean-methoden zoals Value Stream Mapping, waste analysis, flow en procesverbetering praktisch toegepast binnen onder andere de Lean Green Belt, Lean Black Belt, Lean Six Sigma Green Belt en Lean Six Sigma Black Belt.
