Alle blogsLean

8D methode – Problemen oplossen in 8 stappen

By 8 januari 2021 Geen Reacties
8D methode

De 8D methode is een methode om problemen op te lossen. De methode is oorspronkelijk ontwikkeld door Ford en bestaat uit 8 disciplines. Het kan een handig hulpmiddel zijn om er voor te zorgen dat je niets vergeet bij het oplossen van problemen. Je loopt de volgende 8 stappen door:

  1. Teamcontact
  2. Beschrijf het probleem
  3. Grondoorzaakanaluse (Root Cause Analysis)
  4. Ondernomen actie (tijdelijk)
  5. Ondernomen actie (permanent)
  6. Verificatie van de ondernomen actie en het effect
  7. Preventie
  8. Vieren met het team

Teamcontact

In deze stap stellen we het team samen. Let er op dat de teamleden op de werkvloer werkzaam zijn en dus daadwerkelijk met het probleem te maken hebben. Je hebt deze mensen nodig om het probleem in kaart te brengen. Door hun kennis kan je beter begrijpen waarom het probleem zich voordoet, wat voor gevolgen het heeft en waarom het probleem nog niet verholpen is.

Vraag je ook af of je iemand van een andere afdeling nodig hebt. Heb je IT nodig om het probleem op te lossen? Of heeft het probleem ook gevolgen voor bijvoorbeeld de afdeling marketing? Betrek dan ook iemand van deze afdelingen bij het project. Zij kunnen helpen door extra kennis en inzicht te verschaffen. Als je een team hebt samengesteld, ga je door naar de volgende fase.

Beschrijf het probleem

In deze fase beschrijven we het probleem. Dat wil zeggen dat we met het team het probleem meetbaar maken: hoe vaak treedt het op? Wie heeft er last van? Hoe ernstig is het? Je brengt hier in kaart welke afdelingen last hebben van het probleem en op welke manier. Ook kijk je of de klant last heeft van het probleem. Als het probleem en de gevolgen helder zijn, ga je door naar de volgende stap.

Grondoorzaakanalyse

In deze stap beleggen we een brainstormsessie om mogelijke grondoorzaken boven tafel te krijgen. We raden aan om te brainstormen met hulp van een Ishikawa of de 5x waarom techniek. Deze methoden geven structuur aan de brainstorm sessie. Nadat je mogelijke grondoorzaken boven tafel hebt, zou je met hulp van statistiek de ware grondoorzaak boven water kunnen halen. Dit is een aanpak die we in Six Sigma hanteren. Bij de 8D methode kan je eventueel de stap van statistiek overslaan. Het belangrijkste is dat je in deze fase mogelijke grondoorzaken identificeert.

Lees meer over Root cause analysis

Ondernomen actie (tijdelijk)

In deze fase gaan we aan de slag om de grondoorzaken van het probleem op te lossen. Soms moet je eerst een workaround implementeren voordat het probleem permanent kan worden opgelost. Daar is deze fase voor. Als er een bovenleiding kapot is, kan de trein niet rijden. De tijdelijke oplossing is dan om een snelbus te laten rijden op het traject. De klanten kunnen dan toch op de bestemming aankomen.

Soms zal het voorkomen dat je direct het probleem permanent kan oplossen. Dan heb je dus geen workaround nodig en kan je deze stap overslaan.

Ondernomen actie (permanent)

Nu gaan we het probleem permanent oplossen. In het voorbeeld van de bovenleiding betekent dat dat de bovenleiding gerepareerd wordt. Het probleem is dan permanent opgelost en de trein kan weer rijden. De tijdelijke oplossing van de snelbus kan dan afgeschaft worden.

Verificatie van effect

Dit is een hele belangrijke stap. We hebben bij de brainstorm alleen mogelijke grondoorzaken geïdentificeerd. We weten dus niet of dit ook de daadwerkelijke oorzaken zijn. In deze fase kijken we of onze oplossing werkt en het probleem ook is verholpen. In stap 2 hebben we het probleem beschreven. Treedt het probleem nog steeds op of is het verholpen? We hebben het probleem meetbaar gemaakt dus je zou moeten kunnen meten of het probleem is opgelost.

Betrek in deze fase iedereen van jouw projectgroep, ook de leden van de andere afdelingen. Ervaren zij ook dat het probleem is opgelost? Door deze check te doen, controleer je of het probleem volledig is verholpen. Als je dit niet doet, riskeer je dat je alleen het probleem op jouw eigen afdeling hebt verholpen. Is het probleem volledig verholpen? Ga dan door naar de volgende stap.

Preventie

Nu gaan we er voor zorgen dat het probleem niet opnieuw voorkomt. Wat je hier moet doen, is volledig afhankelijk van het probleem dat je hebt opgelost. Een deel van een stadion dat instort, kan het gevolg zijn van achterstallig onderhoud. Door regelmatig onderhoud te verrichten, kan het probleem in de toekomst voorkomen worden. Het gaat er hier om dat je de geleerde lessen inzet en direct toepast. Als je dat niet doet, zal het probleem op termijn terugkeren.

Vieren met team

Ten slotte is het vieren van succes erg belangrijk. Als het probleem succesvol is opgelost, heeft het team wel een feestje verdiend. Het vieren van deze successen is belangrijk voor het teamgevoel en de motivatie. Het zorgt er voor dat medewerkers net zo enthousiast aan een volgend project gaan werken. Op deze manier motiveer je medewerkers om te denken hoe het werk beter kan. Dit is de basis van continu verbeteren.

Dit was de 8D methode in een notendop. Deze methode helpt je om geen stap in het proces te vergeten. Je zal wellicht elementen van DMAIC of Six Sigma herkennen. Het verschil is dat de 8D methode ook nog de stappen ‘teamcontact’, ‘tijdelijke oplossing’ en ‘vieren met team’ heeft.